Office Manager: Infos zum Beruf

Unter den Begriff „Office Management“ fällt die Organisation und Koordination von alltäglichen Büroangelegenheiten. Office Manager übernehmen also zum Beispiel die Planung von Events, die Vorbereitung von Meetings, das Assistieren der Geschäftsführung oder klassische Sekretariatsaufgaben.

Dabei lassen sich grundsätzlich Front- und Back-Office voneinander unterscheiden. Ersteres ist der Bereich, der für Kunden und Besucher zugänglich und sichtbar ist. Letzteres umfasst dagegen interne Managementprozesse – zum Beispiel die Buchhaltung.

Office Manager werden in allen Branchen der Wirtschaft gebraucht. Und als Office Managerin sind deine Tätigkeiten keinesfalls einheitlich. So kannst du unter anderem in den folgenden Bereichen zum Einsatz kommen:

• Assistenz der Geschäftsführung
• Standortbetreuung
• Eventmanagement
• Buchhaltung
• Informationsmanagement

Einen klassischen Weg in den Job als Office Manager gibt es nicht. Weder eine Ausbildung noch ein Studium bereiten explizit auf den Beruf vor. Am nächsten kommt dem Ganzen eine Ausbildung zum Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement – oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Beides stellt dich inhaltlich breit auf. So lernst du verschiedene Geschäftsprozesse kennen, verinnerlichst Methoden des Zeitmanagements und päppelst dein Wissen im Bereich Finanzen auf. Im Anschluss kannst du dich mit einer Weiterbildung zum Office Manager bei privaten Bildungsanbietern spezialisieren. Dabei variieren die Inhalte je nach Anbieter.

Was muss man studieren, um Office Manager zu werden?

Entscheidest du dich für den akademischen Weg, lohnt sich ein klassisches BWL-Studium. Unter Umständen und abhängig vom Jobangebot kann ein Finanz- oder Personalschwerpunkt im Studium sinnvoll sein. Auch Studiengänge im Bereich des Hotelmanagements kommen infrage, um Office Manager zu werden. Ein abgeschlossenes Masterstudium ist in der Regel keine Pflichtvoraussetzung. Es kann dir jedoch dabei helfen, ein höheres Einstiegsgehalt auszuhandeln.

Was muss ich als Office Manager können?

Office Manager sind wahre Organisationstalente. Dem wiederum geht eine strukturierte Arbeitsweise voraus. Außerdem solltest du belastbar ein. Es kann vorkommen, dass du mehrere Aufgaben gleichzeitig auf dem Tisch und mit Deadlines zu kämpfen hast. Beherrschst du Methoden des Projektmanagements und kennst dich mit buchhalterischen Standards aus, bringst du aus fachlicher Sicht gute Voraussetzungen für den Job als Office Manager mit. Dabei sollte dein gesamtes Handeln im Beruf serviceorientiert sein, sei es der Umgang mit Kunden, der Belegschaft oder der Geschäftsführung.

Was macht ein Office Manager?

Als Office Manager übernimmst du vor allem administrative und organisatorische Aufgaben. Dazu zählt die Organisation von Teamevents gleichermaßen wie die interne Prozessoptimierung.

Im Rahmen der Warenwirtschaft kümmerst du dich als Office Managerin um Bestellungen, die für den Büroalltag wichtig sind – vom Druckerpapier über das Montagsfrühstück bis hin zur Einrichtung des Office. Auf der anderen Seite unterstützt du die Geschäftsführung bei der Berichterstellung, hast Fristen im Blick und terminierst Aufträge und Anfragen. In Zeiten der Digitalisierung kann es auch vorkommen, dass ein Office Manager in die Einführung neuer Soft- und Hardware im Büro involviert ist.

Zusammengefasst gehört es als echter Allrounder zu deinen Aufgaben, das Büro technisch, strukturell und auf Prozessebene am Laufen zu halten.

Da du als Office Manager in aller Regel Generalist und nicht auf ein Nischenthema spezialisiert bist, kommen zahlreiche Arbeitgeber und Branchen für dich infrage. Zudem zählt eine funktionierende und effiziente Büroorganisation zu den Stützpfeilern erfolgreicher Unternehmen. Mehr denn je bemühen sich Arbeitgeber um eine kooperative und inspirierende Arbeitskultur. Dazu gehört nicht nur ein einladendes Office, sondern auch Mitarbeiterevents oder Weiterbildungsmöglichkeiten. Alles Dinge, die du als Office Manager mitverantwortest.

Mit zunehmenden Jahren im Beruf stehen die Chancen dann gut, dass zusätzlich zum Jahresbudget auch Mitarbeiter in deinen Verantwortungsbereich fallen.