Pareto-Prinzip im Zeitmanagement.

Das Pareto-Prinzip geht auf seinen Erfinder Vilfredo Pareto zurück. Dieser untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und machte die Entdeckung, dass 20 Prozent der italienischen Staatsbürger:innen* 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen. Daraufhin folgerte er, dass die italienischen Banken zum Beispiel mit einem Fünftel ihrer aufgewendeten Zeit 80 Prozent ihrer Kunden betreuen.

Das Pareto-Prinzip, auch Pareto-Effekt oder 80/20-Regel genannt, besagt demzufolge:

80 % der Ergebnisse können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen mit 80 % die meiste Arbeit.

Die Verteilung nach dem Pareto-Prinzip wird auch in anderen Bereichen deutlich. Ein paar Beispiele:

• Bei vielen Unternehmen werden 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Produkte oder Kunden gemacht.
• In Lagerhäusern beanspruchen meist 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Platzes.
• 20 Prozent der Websites im Internet machen 80 Prozent des Datenvolumens aus.
• 80 Prozent der Stadtbewohner eines Landes leben in 20 Prozent der Städte.
• 80 Prozent des Verkehrs spielen sich auf 20 Prozent der Straßen ab.
• Kinder spielen 80 Prozent der Zeit nur mit 20 Prozent ihres Spielzeugs.
• 80 Prozent deiner Anrufe führst du mit 20 Prozent deiner gespeicherten Kontakte.
• 80 Prozent der Zeit trägst du nur 20 Prozent aller deiner Kleider im Kleiderschrank.
• Bei richtiger Verteilung der Prioritäten lassen sich mit 20 Prozent des Aufwands häufig 80 Prozent der gesamten Arbeit erledigen.

Das letzte Beispiel ist das entscheidende, wenn es um die Verbindung zwischen dem Pareto-Prinzip und Zeitmanagement geht.

Die 80/20 Regel lässt sich nämlich auch im Privatleben, im Studium oder im Beruf zum Zeitmanagement anwenden. Entsprechend ist das Pareto-Prinzip eine Zeitmanagement-Methode, mit der man die Priorität auf die wichtigen Teile eines Projektes legt. Gemäß der Pareto-Regel erzielt man durch 20 Prozent der Aufgaben (bzw. 20 Prozent der Zeit) 80 Prozent der Ergebnisse. Bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen. 

Gerade für Absolventen und Berufseinsteiger ist das Zeitmanagement eine entscheidende Eigenschaft. So wird von knapp der Hälfte der Personalverantwortlichen erwartet, dass Bachelorabsolventen neben einer selbstständigen Arbeitsweise auch über ein gutes Zeitmanagement verfügen, wie die nachfolgende Grafik zeigt.

Quelle: statista.de (2018): http://de.statista.com/statistik/daten/studie/203190/umfrage/meinung-zu-den-wichtigsten-sozialkompetenzen-von-bachelorabsolventen/

Zum Zeitmanagement im Studium oder im Berufsleben gehört durch Projektarbeit immer mehr, dass du Deadlines einhalten kannst. Gerade bei parallel laufenden Aufgaben ist es aber entscheidend, dass du weißt, welche Aufgaben die wichtigsten sind und als erstes erledigt gehören. Und da greift das Pareto-Prinzip: Indem du herausfindest, was tatsächlich erledigt werden muss und was im wahrsten Sinne des Wortes eher „Zeitverschwendung“ ist, kannst du deine Arbeit strukturieren. Das heißt, du versuchst 80 Prozent der anfallenden Arbeit in 20 Prozent der Zeit zu erledigen, da diese die entscheidenden Aufgaben sind.

Konkretes Beispiel für den Alltag

Deine Eltern rufen dich Sonntagmorgen an und überraschen dich damit, dass sie mittags mal vorbeischauen. Um die Wohnung auf Vordermann zu bringen, bräuchtest du für aufräumen, sauber machen, Geschirr spülen, Bad putzen etc. eigentlich etwa vier Stunden. Doch bis Mittag hast du gerade noch eine Stunde Zeit. In dieser Stunde erledigst du nach dem Pareto-Prinzip also gerade mal das wichtigste. Zum Beispiel machst du das Bett, stopfst herumliegende Kleidungsstücke und Dinge in den Wäschekorb oder unters Bett und packst dreckiges Geschirr in die Spülmaschine. Das Gröbste ist damit in kurzer Zeit geschafft und die Wohnung sieht auf den ersten Blick ordentlich aus.

Konkretes Beispiel fürs Studium

Du hast ein Projekt und triffst dich in drei Tagen mit deiner Projektgruppe wieder. In dieser Zeit sollst du zu einem bestimmten Thema recherchieren und diese Recherche aufbereiten. Bevor du jetzt stundenlang recherchierst, überlegst du dir, mit welchen Informationen dein Team beim nächsten Treffen weiterarbeiten muss. Nun recherchierst du nur nach diesen wesentlichen Informationen und packst deine Ergebnisse gleich in eine Präsentation. Bei der Präsentation gilt anschließend: Die Inhalte und die grobe Form sind besonders wichtig. Diese lassen sich in 20 Prozent der gesamten Zeit fertigstellen. Formatierung, optische Kleinigkeiten oder eine Hintergrundmusik sind für eine Präsentation zwar schön, aber bei wenig Zeit nicht so wichtig.

Konkretes Beispiel für den Beruf

Du sollst am Vormittag einen neuen Angestellten einlernen und gleichzeitig bis Mittag eine Stapel Rechnungen fertig stellen.

Bei der Einarbeitung des Mitarbeiters gilt nun: Du musst nicht jede kleine Ecke des Büros zeigen, sondern ihm zunächst lediglich die wichtigsten Zusammenhänge erklären, damit er mit seiner Arbeit anfangen kann. Auch hier liegt wieder eine Priorität auf den grundsätzlichen Tätigkeiten. Danach setzt du dich an die Rechnungen und priorisierst vorher, welche entscheidend sind, weil andere Abteilungen damit vielleicht weiterarbeiten müssen.

Das Pareto-Prinzip hilft dir also dabei, deine Zeit so einzuteilen, dass du alles wichtige erledigt hast, aber die restliche Zeit entweder auf Details verwendest oder auch etwas anderes machen kannst.

Häufig werden drei wesentliche Fehler im Pareto-Prinzip eingebaut:

• Die beiden Zahlen addieren. Das ist jedoch falsch, denn das Pareto-Prinzip sagt lediglich, dass man mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent erreichen kann. Will man 100 Prozent erreichen, muss man auch 100 Prozent Einsatz aufwenden.
• Alle Aufgaben auf 20 Prozent runter zu brechen: Bei der 80/20-Regel geht es darum, die 20 effizientesten Prozente zu nutzen. Dennoch gibt es auch Aufgaben, die erledigt werden müssen, jedoch nicht zu den effektivsten Einsätzen gehören, wie zum Beispiel E-Mails schreiben und beantworten.
• Außerdem sollte das Pareto-Prinzip keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit sein. Damit aus 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent Leistung werden, muss man in dieser Zeit konzentriert und planvoll an die Sache rangehen.

Durch das Pareto-Prinzip lernt man also, kein absoluter Perfektionist zu sein und einige minderwichtige Aufgaben zu delegieren oder nach hinten zu verschieben. Zudem muss man nicht in Panik verfallen, wenn es zeitlich mal eng wird.

Außerdem geht es auch darum, für sich selbst zu strukturieren, welche Dinge Priorität haben und welche auch einfach mal nicht so viel Aufmerksamkeit bedürfen.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Methoden, seine Zeit im Griff zu haben, wie beispielsweise die ALPEN-Methode oder das Eisenhower-Prinzip – und jeder muss für sich selbst entscheiden, was für ihn funktioniert und ob vielleicht auch eine Kombi möglich ist.