Zeitmanagement: im Job Stress abbauen.

Längst ist Stress im Job nicht mehr ausschließlich ein Problem der Führungsetagen. Wer viel und in verantwortungsvollen Positionen arbeitet, ist häufig einer Dauerbelastung ausgesetzt, die deutliche Spuren hinterlassen kann. Auch Jobs für Berufseinsteiger und Absolvent:innen* gehen oft mit hohen Erwartungen an die Neulinge einher – die Anforderungen steigen. Das beweist auch die zunehmende Zahl an stressbedingten Krankheiten wie Bluthochdruck, Schlafstörungen oder auch Burnout. Dauerhafter Stress führt zu Ausfallzeiten bei den Mitarbeitern und kann schwerwiegende gesundheitliche Schäden nach sich ziehen. Stressbewältigung ist für viele Unternehmen daher ein zentrales Thema. Immer mehr Arbeitgeber fördern Programme, in denen Mitarbeiter Strategien zur Stressbewältigung bei der Arbeit erlernen. Dazu gehört vor allem ein gezieltes Zeitmanagement. Aber auch bei der Besetzung von neuen Stellen wird vermehrt die Fähigkeit des Zeitmanagements verlangt. Welche Fertigkeiten du noch mitbringen solltest, erfährst du in unseren Infos zum Berufsfeld.

Private Mails oder Chats, Social Media, die Kollegen oder das Freizeitangebot im Büro: Ablenkung am Arbeitsplatz kann viele Gesichter haben, besonders in einem Zeitalter, in dem Privatleben und Beruf immer mehr verschmelzen und die Effizienz und Qualität deiner Arbeit maßgeblich behindern. Ohne strukturierte Tages-, Wochen- oder auch Monatsplanungen scheint es oft schwer, Zeiten einzuhalten, pünktlich Feierabend zu machen und dadurch stressfrei ins Privatleben überzugehen. Zeitmanagement ist hier das Zauberwort. Soll heißen: Du lässt dich durch Zeitmanagement Methoden nicht nur weniger ablenken, sondern setzt auch die richtigen Prioritäten in deinem Job. Es geht hier also vor allem um Stressbewältigung bzw. Stressprävention. Mit den folgenden Methoden zum Zeitmanagement kannst du Stress abbauen und effizient arbeiten.

ABC-Analyse Zeitmanagement.

Bei der ABC-Analyse priorisierst du die anfallenden Aufgaben und Probleme, um die richtige Entscheidung zu treffen, was zuerst erledigt werden sollte. Dabei unterteilst du deine To-dos in drei Kategorien. Das Prinzip ist simpel:

• A: Sehr wichtige Aufgaben, die oberste Priorität besitzen und als erstes erledigt werden sollten.
• B: Wichtige Projekte, die danach folgen.
• C: Irrelevantere Aufgaben, die du als letztes bearbeiten solltest.

Mit dieser Zeitmanagement Methode kannst du sowohl einzelne Tage strukturieren als auch längerfristiger planen und deine wöchentliche oder monatliche To-do-Liste angehen. Ein wichtiger Faktor bei der Aufgabenplanung mittels der ABC-Analyse bleibt das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt. Meint: 20 Prozent deiner Aufgaben dienen zu 80 Prozent deinem Ziel. Diese Aufgaben gilt es zu priorisieren und voranzustellen, um ein gutes Zeitmanagement zu betreiben und unnötigen Stress am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Zeitmanagement Methoden: Kanban.

Eine bewährte Methode im agilen Projektmanagement: die Kanban-Methode. Hier unterteilst du deine Aufgaben in die drei Bereiche:

• Zu erledigen
• In Arbeit
• Erledigt

Dies funktioniert entweder analog mittels Post-it-Zettel oder über ein digitales Board, in dem du die Aufgaben verschieben kannst. Dadurch werden Prozesse übersichtlich gestaltet und du hast stets den Überblick darüber, was es noch zu erledigen gilt.

Zeitmanagement Methoden: Eisenhower-Prinzip.

Das Eisenhower-Prinzip basiert auf einer Vierfelder-Matrix – bestehend aus den Achsen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Hier ordnest du deine Aufgaben also danach, welche schnell erledigt werden müssen und einen hohen Nutzwert besitzen. Grundsätzlich bleibt es deine individuelle Entscheidung, welche Aufgaben du priorisierst.

ALPEN-Methode.

Die ALPEN-Methode basiert auf dem Akronym A.L.P.E.N. und meint:

• Aufgaben
• Länge
• Pufferzeiten
• Entscheidungen
• Nachkontrolle

Soll heißen: Du sammelst alle anfallenden Aufgaben eines Tages, ordnest diesen einen Zeitaufwand zu, planst einen Zeitpuffer ein, entscheidest dann nach Wichtigkeit und kontrollierst am Ende des Tages deine Erledigungen. Diese Methode verschafft dir ein gutes Zeitmanagement und erspart dir Stress im Beruf.

Neben der sinnvollen Aufgabenpriorisierung ist es auch wichtig, dich nicht ablenken zu lassen und konzentriert deinem Job nachzugehen, um späteren Stress im Berufsalltag zu vermeiden. Wir geben dir sieben weitere Zeitmanagement Tipps zur Stressbewältigung:

1. Tipp: Erkenne und fange deine Zeitdiebe – ob der Zeitvertreib auf Facebook, die ausgedehnte Mittagspause oder das lange Meeting.

2. Tipp: Bilde Blöcke. Welche Sachen kann man gut zusammen bearbeiten? Wie kann man Wege und Schleifen sparen? Heißt: Synergien nutzen und Stress bewältigen.

3. Tipp: Delegiere. Hab Mut, Dinge abzugeben! Du musst auch mal zugeben können, dass du alle Aufgabe alleine nicht schaffst. 

4. Tipp: Entwickle Routinen. Dadurch bekommt der normale Arbeitsalltag Struktur und du sparst Zeit. 

5. Tipp: Erlaube dir Fehler. Sie werden dir in jedem Fall passieren, niemand macht alles perfekt. Nimmst du dir diesen Druck, nimmst du dir auch viel Stress.

6. Tipp: Halte die 30-Sekunden-Regel ein. Erledigst du alles, was unter 30 Sekunden dauert, direkt, hast du es raus aus dem Kopf und kannst dich der Umsetzung von größeren Paketen widmen.

7. Tipp: Setze Grenzen. Also fixe Punkte, an denen du die Arbeit sein lässt und ins Privatleben startest.

Oft ist statt von Zeitmanagement die Rede von Selbstmanagement. Kritiker des Begriffs Zeitmanagement führen dafür folgenden Grund an: Die Zeit, die man zur Verfügung hat, bleibt für alle gleich. Und daran kann man nichts ändern – egal, ob du etwas managst oder nicht. Im Gegensatz dazu beschreibt Selbstmanagement, dass du nicht die Zeit an sich änderst, sondern deine Arbeitsweise, und damit deinen Alltag durch mehr Organisation optimierst. Das hat zahlreiche Vorteile.

Vorteile: Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement.

• Du hast weniger Druck und kannst deine zusätzliche Energie in kreative Flows stecken
• Du hast früher Feierabend, ohne Stress zu empfinden
• Du kannst konzentrierter an Aufgaben arbeiten und Themen schneller abhaken
• Kollegen arbeiten gerne mit dir zusammen, wenn du entspannt und verlässlich bist
• Du verpasst keine Deadlines, strahlst Ruhe aus und bist dadurch ein optimaler Kandidat für Führungspositionen

Um sich jedoch erfolgreich selbst zu managen und Stress abzubauen, braucht es in jedem Fall eine gewisse Eigenmotivation am Arbeitsplatz.

Faulheit und mangelnde Motivation sind maßgeblich dafür verantwortlich, dass das eigene Zeit- und Selbstmanagement nicht funktioniert. Du brauchst also Selbstdisziplin und Eigenmotivation. Zu dieser Eigenmotivation gehört zum Beispiel eine einhaltbare Zielsetzung und gegebenenfalls eine kleine Belohnung oder zumindest ein Ausgleich, wenn du einen bestimmten Arbeitsabschnitt fertiggestellt hast. Eigenmotivation lernen bedeutet also, dich für getane Arbeit zu belohnen.
Außerdem steigert eine gute Arbeitsatmosphäre am Arbeitsplatz die Motivation.

Auch wenn das Erstellen eines Tagesplans zunächst etwas Überwindung kostet, kann es ein fester Bestandteil des Tagesablaufs werden, dir letztendlich den Arbeitsalltag erleichtern und dabei helfen, deine Aufgaben fristgerecht zu erledigen. Das wiederum steigert deine Eigenmotivation und hilft bei der Stressbewältigung.