Rechnungsprüfung: Infos zum Beruf

Die Rechnungsprüfung ist ein Prozess innerhalb des Finanzmanagements von Unternehmen, der sicherstellt, dass alle eingehenden Rechnungen korrekt und vollständig sind. Rechnungsprüfer analysieren und überprüfen Rechnungen auf ihre Richtigkeit, Übereinstimmung mit Verträgen sowie auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Das Ziel ist es dabei stets, finanzielle Fehler zu vermeiden. Zudem spielt die Rechnungsprüfung auch hinsichtlich des Vorsteuerabzugs eine entscheidende Rolle – bei Fehlern in Eingangsrechnungen können Unternehmen mitunter dieses Recht verlieren.

Grundsätzlich lassen sich folgende Arten der Rechnungsprüfung unterscheiden:

• Inhaltliche bzw. sachliche Rechnungsprüfung: Überprüfung einzelner Produkte oder Dienstleistungen, z. B. Prüfung, ob die richtige Menge verrechnet wurde
• Formelle Rechnungsprüfung: Überprüfung der notwendigen Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG
• Digitale Rechnungsprüfung: Spezialisierung auf mögliche Technologie und Automatisierung im Bereich Rechnungsprüfung, z. B. Verwendung von KI zur Optimierung von Prozessen

In der inhaltlichen oder auch sachlichen Prüfung geht es vorwiegend darum, Inhaltsfehler aufzudecken. Hier wird zum Beispiel mithilfe des dazugehörigen Lieferscheins kontrolliert, ob die richtige Menge oder der richtige Umfang eines Produkts bzw. einer Dienstleistung geliefert wurde. Im Rahmen der formellen Prüfung dagegen wird auf formaler Ebene geprüft, ob alle Pflichtangaben auf der Rechnung vorliegen. Zu den Pflichtangaben gehören hier unter anderem Name und Anschrift des Empfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer sowie die Beschreibung der Lieferung bzw. Leistung. Unter dem Begriff digitale Prüfung dagegen werden alle Maßnahmen gefasst, die es Rechnungsprüfer ermöglichen, Rechnungsprüfungsprozesse dank Technologien zu vereinfachen.

Welche Voraussetzungen braucht man in der Rechnungsprüfung?

Um Fuß in der Rechnungsprüfung zu fassen, solltest du die passenden schulischen und persönlichen Voraussetzungen mitbringen. Auf formaler Ebene brauchst du als Rechnungsprüferin in der Regel einen Hochschulabschluss im Steuerwesen, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling oder einem verwandten Feld. Um wiederum zum Studium zugelassen werden, ist in der Regel Abitur oder Fachabitur erforderlich.

Alternativ eignet sich aber auch der Weg über eine Ausbildung und eine anschließende kaufmännische Weiterbildung in passenden Feldern. Infrage kommen hier unter anderem die Weiterbildungen zum Buchhalter, zum Fachassistenten Rechnungswesen und Controlling oder zum Finanzbuchhalter.

Zu den persönlichen Voraussetzungen, die du brauchst, gehören analytische Fähigkeiten, Beobachtungsgabe und Blick fürs Detail sowie Integrität. Darüber hinaus solltest du aber auch in der Lage dazu sein, Inhalte klar und verständlich kommunizieren zu können.

Was muss ich studieren, um in der Rechnungsprüfung zu arbeiten?

Möchtest du in der Rechnungsprüfung arbeiten, öffnet dir meist ein Studium in folgenden Richtungen die Türen:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Controlling
• Steuern
• Steuerberatung
• Prüfungswesen
• BWL mit Fokus auf Wirtschaftsprüfung
• Vermögensmanagement mit Fokus auf Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Die Studiengänge dauern im Bachelor zwischen 6 und 8 Semestern, für den Master kommen noch 2 bis 4 Semester hinzu. Im Rahmen des Studiums werden zum Beispiel Inhalte aus Modulen wie Rechnungswesen, Unternehmensrechnung, Prüfungswesen, Grundlagen der Betriebswirtschaftslehre sowie Steuern abgehandelt.

Abseits davon können aber auch Weiterbildungen, zum Beispiel zum Finanzbuchhalter oder zum Steuerfachwirt, den Weg in die Rechnungsprüfung ebnen.

Was muss ich als Rechnungsprüfungsberater können?

Rechnungsprüfer benötigen fundierte Kenntnisse in Rechnungswesen, Prüfungswesen und Controlling. Sie sollten darüber hinaus auch stets mit relevanten sowie aktuellen Gesetzen und Vorschriften vertraut sein.

Zu den persönlichen Stärken gehören vor allem ausgeprägte analytische Fähigkeiten sowie Aufmerksamkeit für Details. Schließlich sollte es Rechnungsprüfern nicht schwerfallen, Unterlagen auf Fehler und Unstimmigkeiten hin zu prüfen. Hierbei ist auch eine selbstständige sowie sorgfältige Arbeitsweise das A und O.

Ebenfalls wichtig sind Kommunikationsstärke und ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen. Rechnungsprüferinnen sollten nicht nur dazu in der Lage sein, sich klar und deutlich ausdrücken. Auch das Verfassen von Berichten muss ihnen liegen.

Was macht ein Rechnungsprüfer?

Die zentrale Aufgabe von Rechnungsprüfern ist es, Zahlungsvorgänge und Rechnungen von Unternehmen, Gemeinden, Städten oder Vereinen zu erstellen und zu kontrollieren. Dabei stellen sie sicher, dass Rechnungen korrekt sind und den vertraglichen Vereinbarungen sowie gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Die Prüfung von Jahresabschlüssen und Vermögenswerten sowie die Erstellung von Berichten gehört ebenso zum Job dazu. Auch die Identifikation von Unstimmigkeiten fällt in den Tätigkeitsbereich als Rechnungsprüferin, um Fehler sowie Betrugsfälle zu vermeiden.

Rechnungsprüfer übernehmen oftmals auch die Durchführung von Finanztransaktionen sowie die Vorbereitung von Bankeinzahlungen. Mitunter kann außerdem auch die Kontrolle von laufenden Kosten Teil des Jobs sein.

Wo arbeitet eine Rechnungsprüferin?

Rechnungsprüfer können in verschiedenen Branchen tätig werden. Meist arbeiten sie in der öffentlichen Verwaltung, im Finanzdienstleistungssektor oder bei Wirtschafts- und Berufsverbänden sowie Gewerkschaften. Jobs warten beispielsweise in Rechnungsprüfungsämtern, bei Verbänden und Organisationen.

Ihren Arbeitstag verbringen Rechnungsprüfer vorwiegend in Büros. Teilweise ist aber auch die Arbeit im Homeoffice möglich.

Die Nachfrage nach qualifizierten Fachkräften im Rechnungswesen steigt stetig, da Unternehmen zunehmend Wert auf Transparenz und Compliance legen. Die Digitalisierung und Automatisierung von Finanzprozessen eröffnen neue Perspektiven und Herausforderungen in diesem Berufsfeld, wodurch die Rolle des Rechnungsprüfers an Bedeutung und Komplexität gewinnt. Weiterbildungen sind vor allem durch weiterführende Studiengänge in Feldern wie BWL, Business Administration, Rechnungswesen, Verwaltungsmanagement oder Finanz- und Rechnungswesen möglich.