Abwesenheitsnotiz: Vorlagen zum Kopieren und typische Fehler.

Ab in den Urlaub! Die Koffer sind gepackt, Pass und Tickets liegen parat und es kann losgehen. Doch sicher, dass da nicht doch noch etwas war? Eine Abwesenheitsnotiz ist schnell vergessen, aber unentbehrlich, damit deine Kolleg:innen* und Kunden wissen, dass du gerade nicht erreichbar bist. Keine Sorge: Eine Abwesenheitsnotiz ist schnell einzurichten und klaut dir keine kostbare Zeit vom Urlaub.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Abwesenheitsnotiz schreibst und einstellst, welche Fehler du vermeiden solltest und geben dir Tipps und Vorlagen an die Hand.

Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatische E-Mail-Antwort, die du einstellst, wenn du über längere Zeit nicht zur Arbeit kommen wirst und demnach auch deine E-Mails nicht lesen wirst. Ob es sich bei dieser Auszeit um

• einen Urlaub,
• ein Sabbatical,
• Mutterschutz oder
• Elternzeit

handelt, das ist egal – eine Abwesenheitsnotiz ist Pflicht. Denn sie gibt Bescheid, dass du gerade abwesend bist und sagt, wann du wieder erreichbar bist. Vor allem, wenn du über einen längeren Zeitraum weg bist, ist es also extrem wichtig, dass deine Abwesenheitsnotiz alle wichtigen Informationen enthält und im richtigen Ton formuliert wurden. Denn egal wer dich anschreibt – ob neuer Kunde oder alter Kollege – die Abwesenheitsnotiz sollte so formuliert sein, dass sich alle angemessen angesprochen fühlen und es nicht zu Missverständnissen kommt.

Auf den Inhalt deiner Abwesenheitsnotiz gehen wir später noch ein. Zuerst zeigen wir dir, wie du die automatische Antwort in deinem E-Mail-Programm einstellst.

Oft ist der Inhalt der Abwesenheitsnotiz gleich, aber je nach Software musst du sie unterschiedlich einstellen. Wir zeigen dir jetzt, wie du eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook und Google Mail (Gmail) einstellen kannst.

Microsoft Outlook

Wie man eine Abwesenheitsnotiz in Microsoft Outlook für Windows oder Mac einrichtet, hängt von der Art des E-Mail-Kontos ab und welche Version von Outlook du hast. Die folgenden Schritte sind für Nutzer, die Microsoft Office 365 nutzen. Hier kannst du die automatische Antwort in drei einfachen Schritten einrichten:

1. Im Reiter „Extras“ auf die Schaltfläche „Automatische Antworten“ klicken. Es sollte sich ein Pop-up öffnen.
2. In diesem Pop-up kannst du den Text für die Abwesenheitsnotiz eingeben sowie den Zeitraum, für den sie aktiv sein soll. („innerhalb meiner Organisation“ und „außerhalb meiner Organisation“).
3. Auf „Ok“ klicken – und schon ist die Abwesenheitsnotiz aktiviert.

Gmail

Wenn du die E-Mail-Software Gmail benutzt, kannst du die Abwesenheitsnotiz ebenfalls in drei einfachen Schritten einstellen, und zwar so:

1. Gehe auf „Schnelleinstellungen” und klicke dann auf „alle Einstellung aufrufen”.
2. Scrolle bis zum Ende der Einstellungen und drücke auf „Abwesenheitsnotiz aktivieren”.
3. Jetzt musst du nur noch den Zeitraum sowie den Inhalt deiner automatischen Antwort festlegen und abschließend auf „Änderungen speichern” klicken – Et voilà, die Abwesenheitsnotiz ist eingestellt.

Glückwunsch, du hast deine Abwesenheitsnotiz erfolgreich eingestellt! Jetzt musst du natürlich noch die Notiz dazu schreiben. Auch dies ist gar nicht so schwer, solange du darauf achtest, dass du inhaltlich nichts vergessen hast. Deine Abwesenheitsnotiz sollte:

• sachlich formuliert sein,
• so kurz wie möglich sein und
• die nötigsten Informationen enthalten.

In jedem Fall sollte deine Abwesenheitsnotiz folgende Informationen erhalten:

• in welchem Zeitraum du nicht erreichbar bist
• wann mit einer Antwort von dir zu rechnen ist
• ob die E-Mail weitergeleitet wird oder nicht und an wen
• ggf. die Kontaktdaten deiner Vertretung

Ob du einen Abwesenheitsgrund oder eine persönliche Note hinzufügst, das ist dir überlassen. Im Folgenden gehen wir den Aufbau einer Abwesenheitsnotiz nochmal genauer durch und geben dir Beispielformulierungen.

1. Betreff

Als allererstes musst du den Betreff deiner automatischen Antwort verfassen. Hier reicht oftmals ganz einfach das Wort „Abwesenheitsnotiz”, doch E-Mails mit diesem Betreff landen gerne im Spam-Postfach. Deshalb kannst du auch alternativ einen etwas längeren Betreff formulieren. Dies könnte dann so aussehen:

Ist deine Abwesenheitsnotiz auf Englisch verfasst, so solltest du „Out of Office” in den Betreff schreiben.

2. Anrede und Dank

Als Nächstes kommen wir zum eigentlichen Inhalt deiner Abwesenheitsnotiz. Beginnen solltest du mit der Anrede und einem kurzen Dank, um Wertschätzung zu zeigen. Hier musst du abwägen, wer deine Notiz lesen wird und deine Nachricht dementsprechend formell oder etwas persönlicher formulieren. Deine Anrede und deinen Dank könntest du so formulieren:

3. Abwesenheitszeitraum

Nach der Begrüßung kommst du direkt zum Kern der Sache. Du schreibst, dass du abwesend bist und was dein Abwesenheitszeitraum sein wird. Hier solltest du konkret bleiben und einfache Sätze benutzen:

• „Leider bin ich in dem Zeitraum TT/MM/JJ bis TT/MM/JJ nicht im Hause.”
• „Vom TT/MM/JJ bis zum TT/MM/JJ bin ich im Urlaub.”
• „Bis voraussichtlich TT/MM/JJ werde ich nicht erreichbar sein.”
• „Über die Feiertage wird unsere Redaktion geschlossen bleiben. Sie können uns ab dem TT/MM/JJ um hh:mm wieder erreichen.”
• „Aktuell bin ich in Elternzeit und werde bis voraussichtlich MM/JJ meine E-Mails nicht lesen.”

Wie du sehen kannst, ist es dir überlassen, ob du den Grund für deine Abwesenheit nennen willst oder nicht. Ob du deine Rückkehr auf die Stunde genau verkünden willst oder nicht, ist dir ebenso überlassen.

4. Nachricht

Der Empfänger deiner Abwesenheitsnotiz weiß nun also Bescheid, dass du abwesend bist und in welchem Zeitraum du nicht erreichbar sein wirst. Er wird sich nun wahrscheinlich fragen, was genau mit seiner E-Mail während deiner Abwesenheit passieren wird. Deshalb solltest du in der nächsten Zeile deiner Abwesenheitsnotiz angeben, ob die E-Mail weitergeleitet wird oder nicht. Beispielformulierungen hierfür sind:

5. Vertretung

Werden die E-Mails nicht automatisch weitergeleitet, so solltest du in deiner Abwesenheitsnotiz auch sagen, wen der Empfänger in dringenden Fällen erreichen kann, bzw. ob du eine Vertretung hast. Wenn du eine Vertretung hast, so solltest du in jedem Fall deren Name und Kontaktdaten nennen. Mögliche Formulierungen könnten sein:

• „Während meiner Abwesenheit werde ich von meinem Kollegen Max Mustermann vertreten, den Sie per Mail an max.mustermann@mail.com oder telefonisch unter 0123/456/789 erreichen können.”
• „Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Sabine Schmidt. Diese erreichen sie werktags zwischen 09:00 und 17:00 unter der Telefonnummer 0123/456/789 oder per E-Mail an sabine.schmidt@mail.com.”

Damit du keine wichtigen Informationen zu deiner Vertretung vergessen hast, haben wir hier nochmal eine kleine Checkliste für dich, in der alles Wichtige aufgelistet ist.

6. Rückkehr

Im letzten Abschnitt deiner Abwesenheitsnotiz kannst du Informationen dazu geben, wie du vorgehen wirst, wenn du wieder an deinem Arbeitsplatz zurückkehrst. Dies ist optional, aber äußerst nützlich, denn es gibt dem Leser Auskunft darüber, wann er mit einer Antwort von dir rechnen kann. Folgende Formulierungen sind dafür geeignet:

• „Nach meiner Rückkehr am TT/MM/JJ werde ich meine eingegangenen E-Mails lesen und beantworten.”
• „Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle E-Mails bearbeiten und komme dabei schnellstmöglich auf Sie zurück.”
• „Sofern Sie keinen Kontakt mit meiner Vertretung aufgenommen haben, werde ich Sie nach meiner Rückkehr kontaktieren."

Auch bei einem Jobwechsel solltest du eine Abwesenheitsnotiz einstellen. Hierbei entfallen natürlich Angaben zum Abwesenheitszeitraum und deiner Rückkehr. Konkrete Formulierungen für eine Abwesenheitsnotiz findest du weiter unten. Du bist noch auf der Suche nach einem Job? Passende Stellen findest du hier:

7. Abschluss und Gruß

Zuletzt solltest du deine Abwesenheitsnotiz mit einer Grußformel beenden. Diese sollte möglichst neutral formuliert werden, da du den Gruß ja nicht individuell an den Empfänger anpassen kannst. Auch hier solltest du dich an den allgemeinen Ton und Stil deiner Nachricht halten. Hier findest du Beispiele für Grußformeln je nach Stil der E-Mail.

Nun musst du nur noch deinen Namen und deine Signatur hinzufügen und fertig ist die Abwesenheitsnotiz.

Hinter der Grußformel vor deinem Namen gehört kein Komma. „Liebe Grüße,” ist ein No-Go!

Arbeitest du mit internationalen Kunden zusammen oder in einer internationalen Firma, so ist es sicher sinnvoll, die Abwesenheitsnotiz auf Englisch oder einer anderen Sprache zu schreiben. Verfasst du deine Abwesenheitsnotiz in einer anderen Sprache, ist der Aufbau gleich zur deutschen Abwesenheitsnotiz. Dennoch gibt es ein paar Feinheiten zu beachten, beispielsweise:

• Wenn du in britischem Englisch schreibst, so wird Mr oder Mrs ohne Punkt geschrieben.
• Auch auf Französisch oder Spanisch wird gesiezt, im Englischen allerdings nicht.
• In den Vereinigten Staaten wird das Datum im Format MM/TT/JJ geschrieben.

Eine Vorlage für eine englische Abwesenheitsnotiz findest du hier:

Betreff: Out of Office

Dear Sir or Madam,
Thank you for your message. I am currently out of office and am not able to access my e-mails. I will return on the TT.MM.JJ and will answer your e-mail as quickly as possible. Your message will not be forwarded automatically.
In urgent cases or should you need immediate assistance, please contact my colleague Max Mustermann via phone: +49123/456/789 or e-mail: max.mustermann@mail.de).

Kind regards,

Name

Signatur

Du sprichst kein Wort Englisch, deine Firma ist aber international? Viele Unternehmen bieten den Benefit Weiterbildung an, durch den du u. a. Sprachkurse belegen kannst und so deine Fremdsprachenkenntnisse verbessern kannst.

Wie du sehen kannst, ist eine Abwesenheitsnotiz zwar nicht sehr lang, doch es gibt einige wichtigen Informationen, die in einer automatischen Antwort nicht zu missen sind. Damit du dir auch sicher sein kannst, dass alle wichtigen Informationen in deiner E-Mail enthalten sind, haben wir hier für dich Vorlagen für verschiedene Zwecke erstellt, die du ganz einfach kopieren kannst.

Allgemeine höfliche Abwesenheitsnotiz

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich zwischen dem TT/MM/JJ und dem TT/MM/JJ nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Sollte Ihr Anliegen dringend sein, so wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Susi Müller, Sie erreichen sie per E-Mail unter s.mueller@gmail.de oder telefonisch unter 0123/456/789.
Andernfalls werde ich Ihre E-Mail frühestens ab dem TT/MM/JJ beantworten können.
Ich danke für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Name

Signatur

Allgemeine persönliche Abwesenheitsnotiz

Betreff: Im Urlaub!

Hallo,

vielen Dank für deine Mail. Gerade bin ich im Urlaub und deshalb vom TT/MM bis zum TT/MM nicht erreichbar. Deine Mail wird nicht weitergeleitet. Sollte es dringend sein, kannst du dich an meine Kollegin Mia Müller wenden. Sie kannst du telefonisch unter 0123/456/789 oder per Mail unter m.müller@gmail.de erreichen. Ab dem TT/MM werde ich dann erholt zurück im Büro sein und meine E-Mails beantworten.

Danke und liebe Grüße

Name

Signatur

Abwesenheit bei Feiertagen

Betreff: Betriebsferien

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Büro ist wegen der Feiertage zurzeit nicht besetzt. Ab dem TT/MM/JJ werde ich wieder für Sie erreichbar sein. In der Zwischenzeit werden Ihre E-Mails nicht gelesen und auch nicht weitergeleitet. Hierfür bitte ich um Verständnis.

Wir wünschen frohe Feiertage!

Name

Signatur

Abwesenheit wegen Krankheit

Betreff: Längere Abwesenheit

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich aus persönlichen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar. Meine E-Mails werden in dieser Zeit auch nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an meine Vertretung Max Mustermann. Sie können ihn per E-Mail unter m.mustermann@gmail.com oder telefonisch unter 0123/456/789 erreichen. Ich danke für Ihr Verständnis.

Viele Grüße

Name

Signatur

Abwesenheitsnotiz bei Jobwechsel

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre E-Mail. Ich habe das Unternehmen am TT/MM/JJ verlassen und kann Ihre Nachricht deshalb nicht mehr beantworten. Bitte wenden Sie sich an meine Nachfolgerin Sabine Schmidt (sabine.schmidt@mail.de, Tel. 123/456/789) oder senden Sie Ihre E-Mail an redaktion@unternehmen.de. Diese Mail wird nicht weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen

Name

Signatur

Solltest du öfter sehr wichtige E-Mails erhalten, so kannst du während deiner Abwesenheit einem Kollegen Zugriff auf dein Postfach geben, damit er regelmäßig schauen kann, ob was Wichtiges dabei ist.

Wenn du dich an unsere Tipps und Vorlagen hältst, vermiedest du schon die meisten Fehler in deiner Abwesenheitsnotiz. Dennoch gibt es ein paar weitere Fehler und Fettnäpfchen, die beim Schreiben einer automatischen Antwort auf dich lauern. Die häufigsten Fehler hierbei sind:

• zu wenig Informationen
• private Informationen
• unangebrachter Humor
• die falsche Tonart
• unhöflich
• Rechtschreib- oder Formatierungsfehler
• Irrelevante Zusätze

Konkrete Beispielformulierungen für eine unangebrachte Abwesenheitsnotiz und warum du damit ins Fettnäpfchen trittst, siehst du hier:

Der Urlaub ist vorbei und der Büroalltag ruft. Die Funktion der Abwesenheitsnotiz ist erfüllt – du kannst sie getrost abstellen und dich deinem E-Mail-Postfach widmen (das hoffentlich nicht allzu voll ist). Um die Flut an E-Mails zu bewältigen, lassen manche Arbeitnehmer ihre Abwesenheitsnotiz noch ein oder zwei Tage länger laufen. Was die Vorteile und Nachteile dieser Methode sind, das siehst du hier:

Zuletzt geben wir dir noch eine Checkliste mit, anhand der du ganz einfach nachschauen kannst, dass du alles Wichtige in deine Abwesenheitsnotiz eingefügt hast.