Die 10 beliebtesten Projektmanagement Tools

Egal ob im Studium, im Job oder privat – du wirst immer mehrere Aufgaben tätigen müssen. Deshalb ist es wichtig, dass du lernst, wie du deine Projekte alle unter einen Hut bringst. Vor allem dann, wenn du im Laufe deiner Karriere Verantwortung über mehrere Aufgaben oder anderen Mitarbeiter:innen* nimmst, ist eine gute Organisation kritisch.

Methoden, um Projekte effizient zu managen, gibt es viele. Besonders beliebt sind dabei sogenannte Projektmanagement Tools – Software die die Planung, Organisation und Umsetzung von Projekten erleichtern.

Wir erklären dir in diesem Artikel, warum Projektmanagement so wichtig ist, wie du als Projektmanager durchstarten kannst und stellen zehn beliebte Projektmanagement Tools vor.

Wie der Namen es erahnen lässt, geht es beim Projektmanagement darum, ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Das Projektmanagement umfasst die Koordination, Planung und Steuerung aller Komponenten, die Teil eines Projektes sind. Projekte, die es zu managen gilt, findest du überall im Leben, in diesem Artikel schauen wir uns aber das Projektmanagement im beruflichen Kontext genauer an. 

Der Projektmanagement-Prozess kann in vier Phasen unterteilt werden:

Da es vor allem bei mehreren oder komplexen Projekten schnell vorkommen kann, dass man den Überblick verliert, gibt es verschiedene Systeme und Tools, deren Methoden speziell für das Projektmanagement gedacht sind. Beispielsweise kann Microsoft-Excel genutzt werden, um einen genauen Zeitplan zu erstellen oder du kannst deinen Kalender mit deinem Team teilen, um eine Übersicht der Verfügbarkeiten deiner Kollegen zu erhalten.

Außerdem gibt es verschiedene Methoden, die helfen, Projekte zu visualisieren, beispielsweise Gantt-Diagramme oder Kanban-Boards. Projektmanagement Tools vereinen diese Features und Methoden in einer App oder Software.

Bevor wir dir nun die beliebtesten Projektmanagement Tools vorstellen, schauen wir uns erstmal den Beruf Projektmanager genauer an. Zwar wirst du eh in fast jedem Beruf und Unternehmen Aufgaben managen müssen, doch vor allem größere und zeitintensivere Projekte bedürfen oft eines eigens dafür zuständigen Projektmanagers.

Als Projektmanager bist du als Führungspersönlichkeit, sprich Projektleiter, für alle Vorgänge, die ein Projekt betreffen, verantwortlich. Die Projekte, die du betreust, können entweder firmeninterne Projekte, beispielsweise die Entwicklung einer neuen Funktion für ein Produkt, oder Projekte für Kunden, mit denen dein Unternehmen arbeitet, sein. Deine Hauptaufgabe ist die Organisation und Planung sowie die Durchführung von diesen Projekten.

Außerdem werden Projektmanager in Unternehmen verschiedenster Branchen gebraucht. Du kannst als Projektmanager beispielsweise an Projekten in folgenden Bereichen arbeiten:

• Automobilindustrie
• Bauwesen
• Elektrotechnik
• IT & Development
• Ingenieurwesen
• Logistik
• Maschinenbau
• Pharma/Chemie
• Softwareentwicklung

Deshalb kannst du als Projektmanager auch in einem Unternehmen arbeiten, das nicht mit deinem Studienfach zusammenhängt. Dennoch solltest du zumindest die Grundlagen draufhaben und Basiswissen besitzen. Zudem wirst du als Projektmanager an Projekten in verschiedenen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens arbeiten, deine Kernaufgaben werden jedoch immer gleich bleiben.

Dein Job ist es, Aufgaben zu koordinieren und zu delegieren, ein gut funktionierendes Projektteam zusammenzustellen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen sowie stets das große Ganze im Blick zu behalten.

Voraussetzungen

Wenn du im Projektmanagement durchstarten willst, ist Praxiserfahrung das A und O. Denn reine Projektmanagement-Studiengänge gibt es nicht. Dennoch kannst du erste Erfahrungen in deinem Studium sammeln, beispielsweise indem du es als Nebenfach nimmst, Praktika absolvierst oder als Werkstudent arbeitest. Alternativ kannst du Projektmanagement auch an einigen Fachhochschulen oder Dualen Hochschulen studieren. Hier wird eine Branchenspezialisierung angeboten, also solltest du schon im Vorhinein wissen, in welche Branche du später einsteigen willst.

Zudem brauchst du als Projektmanager auch so einiges an Soft Skills, schließlich gilt es den Überblick zu bewahren und ein Team zu managen.

Folgende Soft Skills solltest du als Projektmanager beherrschen:

• Starke Kommunikationsfähigkeit
• Starke Managementfähigkeit
• Gute Organisation
• Zeitmanagement
• Einen kühlen Kopf bewahren
• Teamfähigkeit bzw. gute Zusammenarbeit

Zertifikate und Weiterbildungen

Zertifikate und Weiterbildungen im Projektmanagement sind nicht zu unterschätzen und gelten sogar teilweise als Voraussetzungen für einige ausgeschriebene Positionen. Das Project-Management-Institute (PMI) bietet hierfür drei Zertifikate an:

• Certified Associate in Project Management (CAPM) für Projektmitarbeiter
• Project Management Professional (PMP) für Projektmanager mit Berufserfahrung
• Programm Management Professional (PgMP) für Projektmanager im Multiprojektumfeld

Diese Weiterbildungen und Zertifikate kannst du privat, außerhalb der Arbeit oder des Studiums ablegen. Außerdem bieten viele Arbeitgeber Weiterbildungen als Benefit an. Das bedeutet, dein Unternehmen unterstützt dich dabei Zertifikate zu absolvieren, damit du dich innerhalb des Unternehmens weiterentwickeln kannst.

Auch wenn du nicht vorhast, später als Projektmanager zu arbeiten, wird das Projektmanagement in deinem Berufsalltag sehr wichtig sein. Schließlich gilt es in so ziemlich jedem Beruf, komplexe Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu lösen. Projektmanagement Tools helfen dir dabei, diese Aufgaben zu priorisieren, Schritt für Schritt zu lösen und verbessern so deine Organisation.

Fange deshalb schon so früh wie möglich damit an, deine Projekte – egal ob privat oder beruflich – zu koordinieren und durchzuplanen und dir die Grundlagen des Projektmanagements anzueignen. So wird es dir später leicht fallen, organisiert und sorgfältig zu arbeiten.

Nachdem wir dir erklärt haben, warum das Projektmanagement so wichtig ist, zeigen wir dir nun zehn beliebte Projektmanagement Tools. Denn diese Tools sind nicht nur für Projektmanager nützlich, sondern erleichtern die Teamarbeit und den Arbeitsalltag auf allen Ebenen. Die Tools erfüllen zwei wichtige Funktionen:

• Sie visualisieren die Aufgaben, aus denen das Projekt besteht, und gliedern sie in den Zeitplan ein.
• Sie bieten einen zentralen Arbeitsbereich für die jeweiligen Teams, in dem alle Mitglieder Zugriff auf Dateien, Notizen und alle sonstigen Informationen haben und sich austauschen können.

Wie genau die jeweiligen Informationen dargestellt werden, das ist von Tool zu Tool unterschiedlich. Meist erstellen die Tools Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder To-do-Listen zur Visualisierung des Projekts.

Neben der Ästhetik und der Funktion, die das Tool erfüllen sollte, solltest du bei der Wahl eines Projektmanagement Tools auch die Kosten in Betracht ziehen. Vor allem die komplexeren Tools können schnell mehrere hundert Euro im Monat kosten.

In folgender Tabelle findest du unsere Auswahl an beliebten Projektmanagement Tools und die jeweiligen Vor- und Nachteile des Tools sowie die anfallenden Kosten.