Das Eisenhower-Prinzip: So geht Zeitmanagement.
Oft sind viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. In solchen Situationen ist es wichtig, die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren, um beispielsweise zeitliche Fristen einzuhalten und dadurch negative Konsequenzen für sich oder das Unternehmen zu vermeiden. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip kann bei der Einteilung der Aufgaben helfen. Absolventa erklärt dir, wie das Prinzip funktioniert.
Eisenhower-Prinzip kurz erklärt.
Der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower ist der Namenspatron des Eisenhower-Prinzips. Dieses erfasst die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe und ermittelt Prioritäten. Allerdings geht es dabei in erster Linie um die Entscheidung, welche Aufgaben Anwender:innen* delegieren können und welche sie selbst erledigen sollten.
Im Zeitmanagement ist dieses Prinzip schon ein Klassiker und wird auch von Führungskräften im Unternehmen verwendet. Es hilft, die täglich anfallenden Aufgaben besser einzutakten und zu entscheiden, wie man mit der begrenzten Zeit aller Mitarbeitenden im Team am besten umgehen kann.
Die Basis des Eisenhower-Prinzips ist die ABC-Analyse, die wie das Pareto-Prinzip einen wirtschaftswissenschaftlichen Hintergrund hat.
Als Entscheidungshilfe wählen die Anwender eine Matrix oder eine Entscheidungstafel. Die Oberkategorien sind „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“, die Unterkategorien „wichtig/nicht wichtig“ und „dringend/nicht dringend“.
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Eisenhower-Prinzip als Grafik.
Bildlich vorstellen kann man sich das wie ein Koordinatensystem oder Quadrat. In der Ecke links unten ist die Null, in unserem Modell alles, was „nicht wichtig“ und „nicht dringend“ ist.
Von hier aus geht ein Pfeil nach oben, die Wichtigkeit, und eine Pfeil nach rechts, die Dringlichkeit. Im Quadrat wäre die Ecke links oben nun also „sehr wichtig“ und die Ecke rechts unten „sehr dringend“.
Die beiden Pfeile spannen die Fläche des Quadrats oder Koordinatensystems auf. Das ist das Feld, in dem man die Aufgaben positioniert.
In der Grafik ist zu sehen, welche Aufgaben man selbst erledigen oder delegieren sollte, welche man mit einer genauen Deadline versehen und welche man nicht bearbeiten sollte.
Eisenhower-Prinzip ordnet nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Die Anwender erfüllen zunächst die Aufgaben, die wichtig und dringend sind und fahren dann mit den Aufgaben fort, die ebenfalls wichtig sind, jedoch eine geringere Dringlichkeit aufweisen.
Die „nicht wichtigen“ Aufgaben können entweder delegiert oder aber hinten angestellt werden. Projekte, die weder besonders wichtig noch dringlich sind, können delegiert oder sogar verworfen werden.
Eisenhower-Prinzip Beispiel.
Praktisch angewendet hieße das etwa bei einem Job für eine Werbeagentur:
- Die höchste Priorität hat das Projekt, das schnell erledigt werden muss und einen hohen Wert hat.
- Danach folgt das Projekt, das ebenfalls einen hohen Nutzen bringt, aber ein größeres Zeitlimit hat.
Beim Eisenhower-Prinzip ist Wichtigkeit bedeutsamer als Dringlichkeit. Allerdings können besonders dringende Projekte auch einem noch wichtigeren Projekt vorgezogen werden, wenn dessen Zeitlimit in weiter Ferne liegt. Welches Projekt im Einzelfall wichtiger ist, müssen die Personen für sich entscheiden.
In einem Bewerbungsverfahren, zum Beispiel bei der Postkorbübung im Assessment Center, kann man das Eisenhower-Prinzip ebenfalls gut anwenden.
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Delegieren mit dem Eisenhower-Prinzip.
Das Eisenhower-Prinzip ist vor allem für Personen in Führungspositionen sinnvoll, bei denen Zeitmanagement besonders entscheidend und Zeit besonders knapp ist.
Angestellte in ranggleichen Positionen können sich in der Regel nicht gegenseitig Aufgaben delegieren, sondern sich nur gegenseitig aushelfen. Jedoch können sie an hierarchisch tiefer positionierte Angestellte – wie Juniors, Praktikanten oder Aushilfen – unwichtige und nicht dringende Aufgaben delegieren.
Man sollte aber dennoch nicht aus dem Blick verlieren, dass bestimmte Aufgaben ein gewisses Verantwortungsbewusstsein erfordern. Wenn eine Aufgabe essenziell für den Erfolg eines Projektes ist, dann sollte sie nicht einem Junior übergeben werden. Hier sollte man vielleicht eher Teammitglieder in Intermediate-Positionen mit der Aufgabe betrauen.
Auch an der Komplexität und dem Anspruch einer Aufgabe kann man Delegierungsentscheidungen treffen. Gibt es eine Tabelle mit 500 Einträgen, die per copy paste an anderer Stelle eingefügt werden müssen? Solch repetitive Aufgaben werden gern delegiert, wenn sie nicht automatisiert werden können, das Ergebnis sollte aber wenigstens in Stichproben überprüft werden.