Stellenbeschreibung

Wir suchen für unseren Kunden am Standort Essen ab sofort eine

• Mindestens 5 – 10 Jahre Erfahrungen im Assistenzbereich und gute Kenntnisse im Projektmanagement


• Sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten und Grammatikkenntnisse


• Teamfähigkeit und die Lust auf vernetztes Arbeiten


• Strukturiertes und strategisches Durchdenken und Bewältigen anspruchsvoller Aufgabenstellungen


• Stark ausgeprägte Kundenorientierung, Belastbarkeit, großes Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Flexibilität (sowohl zeitlich als auch inhaltlich)


• Eigenmotivation und Selbstverantwortung


• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher)


• Sehr gute Kenntnisse der eingesetzten Programme (BeA, Gingco, Epos, Prisma, Cytric, IT-Service, MS Office- und SAP-Kenntnisse)


• Offenheit gegenüber neuen Medien und IT-Anwendungen

• Eigenständige Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle aller Vorgänge im Sekretariat nach Zielsetzung und Terminstellung unter Wahrung der Bestimmungen zur Vertraulichkeit


• Erstellung und Überwachung der Terminplanung der Abteilungsleitung Internal Communications sowie Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen


• Eigenständige Erstellung und Gestaltung von Präsentationen (auch für den Vorstand) sowie Qualitätssicherung von Unterlagen, Vorträgen, weiteren Materialien etc.


• Selbstständige Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz in Abstimmung mit dem Vorgesetzten, inkl. E-Mail-Bearbeitung in deutscher und englischer Sprache


• Versand von Führungskräfte- und Mitarbeiterinformationen und Erstellung wie auch Versand von Newslettern (dabei Abstimmung mit anderen Fachbereichen und/oder Betriebsrat z. B. wegen Drehgenehmigungen)


• Hauptverantwortlich für das Thema Verteilerlisten (Administration dynamische VL) und Daten- und Verteilerpflege


• Steuerung und Koordination interner und externer Dienstleister


• Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Bestellanforderungen sowie Überwachung und Verfolgung von Bestellungen in SAP 


• Übernahme von eigenen Projekten wie z.B. Unterstützung der Veranstaltungsreihe Lunch & Learn und Unterstützung bei den Formaten der internen Kommunikation (Back Office bei Town Halls, Redaktion)


• Erstellung von Header-Grafiken sowie bei Bedarf Arbeit und Umgang mit dem Content-Management-System Sitecore der internen Kommunikation


• Enge Zusammenarbeit/Koordination von Aufgaben mit Vorstandssekretariaten


• Eigenständige Recherchen bzw. Informationsbeschaffung zu Themen sowie deren Aufbereitung


• Administrative und konzeptionelle Unterstützung bei strategischen Prozessen und Projekten


• Terminkoordination und Vorbereitung interner Veranstaltungen (Board-Chats, Themenveranstaltungen, etc.)


• Enge Zusammenarbeit im Assistenz-Pool der Konzernkommunikation

• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit




• Leistungsgerechte Vergütung




• Arbeitszeitkonto




• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag




• Remote Work




• Mitarbeiterparkplätze




• Selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten in einem motivierten Team

Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen, vorzugs

JeGa Consulting ist eine dynamisch wachsende HR Beratung, die im Bereich der Personalgewinnung auf die Überlassung und Vermittlung von Fach- und Führungskräften spezialisiert ist. Mit ihrem intelligenten und vielfältig wirkendem Geschäftsmodell erzielt JeGa Consulting kooperative und nachhaltige Partnerschaften mit seinen Mandaten. Feste Kundenbeziehungen ermöglichen Planungssicherheit und ein hohes Maß an Verlässlichkeit. Die daraus resultierende Verantwortung erfordert höchsten Anspruch an unsere Qualität, die sich planbar in einer bemerkenswerten Erfolgsquote widerspiegelt.