Sekretär: Infos zum Beruf

Das Wort Sekretär stammt vom lateinischen secretio, das übersetzt „im Geheimen“ bedeutet. Während der Begriff im ursprünglichen Sinn Schreiber definierte, die die Geheimnisse ihrer jeweiligen Institution kannten, geht die Arbeit von Sekretären heute weit darüber hinaus.

Zwar ist die (schriftliche) Bürokommunikation weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Jobs, allerdings fallen auch administrative Aufgaben in den Zuständigkeitsbereich von Sekretären. Letztere werden mittlerweile häufig als Office Manager bezeichnet, wobei beide Berufsbezeichnungen nicht zwangsläufig gleichzusetzen sind.

Als Sekretär kannst du sowohl in der Politik und in Behörden als auch in der freien Wirtschaft arbeiten. Dabei bieten sich mitunter folgende Tätigkeitsbereiche für dich an:

• Assistenz der Geschäftsführung
• Fremdsprachenkorrespondenz
• Eventmanagement
• Buchhaltung
• Empfangsarbeit

Als Sekretär bzw. als Sekretärin benötigst du nicht zwangsläufig ein abgeschlossenes Studium. Immerhin gibt es keinen konkreten Studiengang in Deutschland, der auf die Anforderungen des Jobs zugeschnitten ist. Dennoch kann dir ein wirtschaftswissenschaftliches Studium bei deiner Karriereplanung helfen und den Weg in Führungspositionen ebnen. So lernst du etwa im Rahmen der Betriebswirtschaftslehre die unterschiedlichen Unternehmensbereiche kennen, sammelst Präsentationsskills und setzt dich mit Managementmethoden auseinander.

Viele Fähigkeiten, die du in deiner späteren Rolle als Sekretär benötigst, erlernst du also im Studium. In den meisten Fällen ist ein Master dafür nicht notwendig. Für das grundständige Bachelor-Studium solltest du eine Dauer von etwa drei Jahren einplanen.

Als Alternative zum akademischen Weg bieten sich verschiedene Berufsausbildungen an, um später im Sekretariat tätig zu sein – so zum Beispiel die Ausbildung als Industriekaufmann/-frau. Im Anschluss daran hast du die Möglichkeit, dich über eine Weiterbildung speziell auf den Job als Sekretär vorzubereiten.

Was muss man studieren, um Sekretär zu werden?

Ein betriebs- oder volkswirtschaftliches Studium ist ein klassischer Weg, um deine Karriere als Sekretär zu beginnen. Alternativ kannst du auch einen sprach- oder kommunikationswissenschaftlichen Studiengang belegen. Das hilft dir vor allem dann, wenn dein Arbeitgeber international tätig ist – und interkulturelle Kompetenz sowie Fremdsprachenkenntnisse gefragt sind.

Allgemein kommen auch Quereinsteiger, die relevante Berufserfahrung und Fachkenntnisse im Sekretariat mitbringen, für eine Position als Sekretär oder Sekretärin infrage.

Was muss ich als Sekretärin können?

Sekretäre und Sekretärinnen haben ein ausgeprägtes Organisationstalent. Sie müssen mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, nehmen an zahlreichen internen Meetings teil und kommen mit weiten Teilen des Unternehmens in Berührung.

Häufig vertreten sie auch das Management oder die Geschäftsleitung, sodass hin und wieder selbständige Entscheidungen getroffen werden müssen.

Neben einer starken Serviceorientierung solltest du als Sekretär EDV-Skills mitbringen, bereits mit MS-Office Programmen gearbeitet haben und sicher im Umgang mit Technik und Hardware sein. Außerdem benötigst du als Sekretär ein unternehmerisches Verständnis sowie ein ausgeprägtes Zeitmanagement.

Was macht ein Sekretär?

Deine Aufgaben als Sekretär sind bunt: So wickelst du den Schriftverkehr ab, nimmst Anrufe entgegen, stellst zur Geschäftsführung durch und hast den Terminkalender des CEO im Blick. Außerdem empfängst du Kunden und Geschäftspartner, verwaltest Unterlagen und planst Geschäftsreisen.

Zu deinen Aufgaben als Sekretärin kann es auch gehören, Rechnungen zu erstellen oder Krankmeldungen entgegenzunehmen. Benötigt die Geschäftsführung Zahlen und Statistiken, kann es sein, dass du in die Recherche und Datenerhebung involviert bist. Auch die Moderation von Veranstaltungen kann in deinen Aufgabenbereich fallen.

Zunächst sollte dir der Berufseinstieg als Sekretär mit einem abgeschlossenen Studium oder einer absolvierten Berufsausbildung nicht allzu schwerfallen. Immerhin bist du an keine bestimmte Branche gebunden, sondern stehst vor einem weiten Feld an potenziellen Arbeitgebern.

Überzeugst du die Chefetage schon von Beginn an durch Engagement, Motivation und einer steilen Lernkurve, kannst du mit hoher Wahrscheinlichkeit zur Assistenz der Geschäftsführung aufsteigen. In dem Fall agierst du noch näher an der Geschäftsleitung, bist in Entscheidungsprozesse involviert und übernimmst im Zweifel auch Führungsverantwortung. Letztere ist entscheidend, um schnell Karriere zu machen und ein hohes Gehalt zu verdienen. Dabei kann dich auch die eine oder andere Weiterbildung beruflich nach vorne bringen.