Bewerbung im Bereich Sekretariat

Welche Vorlage sich am besten für deine Sekretariat Bewerbung eignet, kommt meistens auf das Unternehmen an, in dem du arbeiten willst. Abhängig davon können dann sowohl klassische, kreative als auch modere Muster infrage kommen.

Wie schreibe ich eine Bewerbung im Bereich Sekretariat?

Deine Bewerbung als Sekretär bzw. als Sekretärin sollte folgende Bestandteile enthalten:

• Anschreiben
• ggf. Deckblatt
• Lebenslauf
  
• Anlagen (Zeugnisse, Zertifikate etc.)

Ein Foto gehört zumeist auch in die Bewerbung im Sekretariat. Überlege, ob du ein bisschen Geld in die Hand nimmst und professionelle Bewerbungsfotos in einem Fotostudio machen lässt. Du bekommst schließlich keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.

Ein klar strukturiertes Anschreiben ist für deine Bewerbung im Bereich Sekretariat schon fast die halbe Miete. Achte also darauf, dass dein Bewerbungsschreiben in Einleitung, Hauptteil und Schluss gegliedert ist.

Einleitung

In der Einleitung schreibst du kurz, warum du der ideale Kandidat für die Stelle im Sekretariat dieses Unternehmens bist. Beziehe dich dabei am besten auf Besonderheiten im Unternehmen selbst, das wirkt professionell und beweist, dass du die gleiche Bewerbung nicht an zehn verschiedene Unternehmen schickst.

Hauptteil

Der Hauptteil der Bewerbung untermauert deine Behauptung vom Beginn mit Fakten. Hier erwähnst du deine bisherigen praktischen Erfahrungen im Sekretariat, deine umfassenden Kenntnisse in den erforderlichen EDV-Programmen, deine Erfahrungen mit Projektmanagement und Datenmanagement und den dazugehörigen Software-Tools, Methoden und Programmen. Die schwer messbaren Fähigkeiten wie Organisationstalent und Teamfähigkeit kannst du an konkreten Projekten oder bisherigen Tätigkeitsbereichen belegen.

Schluss

Schließlich gibst du deinen frühestmöglichen Einstiegstermin an, schreibst einen Satz zum persönlichen Kennenlernen und unterschreibst die Bewerbung. Prüfe dein Anschreiben noch einmal auf Rechtschreibfehler! Übersiehst du einen, war die ganze Mühe umsonst.

Im Lebenslauf, dem Herzstück deiner Bewerbung im Sekretariat, sollen Vorgesetzte auf den ersten Blick deine wichtigsten beruflichen Stationen und deine Kernkompetenzen erkennen. Hast du schon viel Erfahrung, beschränke dich trotzdem auf maximal zwei DIN A4-Seiten Lebenslauf, alles andere wirkt unprofessionell und ermüdend.

Bildungsweg

Deine stichpunktartig dargestellte, schulische Laufbahn beginnt mit deinem höchsten erreichten oder angestrebten Abschluss, also beispielsweise mit dem Master in BWL, danach kommt dein Bachelor, ggf. Auslandssemester an anderen Unis, deine Ausbildung und zum Schluss dein Schulabschluss.

Berufserfahrung

Deine praktischen Erfahrungen sortierst du auf die gleiche Weise. Zu jeder beruflichen Station und jedem Job – sei es eine Festanstellung, ein Nebenjob oder eine freiberufliche Tätigkeit im Sekretariat – schreibst du den Zeitraum und deine Kerntätigkeiten und Aufgabenbereiche.

Fähigkeiten

Unter „Fähigkeiten“ sammelst du all deine Kenntnisse, die für die Stelle im Sekretariat relevant sind. Hier nennst du auch deine Kenntnisse in EDV Programmen wie Excel oder speziellen Datenbanken, Buchhaltungssoftware oder Content Management Systemen. Auch Fremdsprachen kannst du hier erwähnen. Ideal ist es, wenn du zu den jeweiligen Fähigkeiten Zertifikate beifügen kannst.

Wo kann ich mich im Bereich Sekretariat bewerben?

Office Manager und Office Managerinnen werden überall gesucht. Du kannst dich in den Sekretariaten von Wirtschaftsunternehmen aller Branchen bewerben, von Architekturbüros über Softwarefirmen bis hin zu Steuerkanzleien. Hast du in einer Branche schon Erfahrung, erhöht das natürlich deine Chancen auf andere Jobs in der gleichen Branche.

Wenn deine Bewerbung im Sekretariat das Interesse der Personalchefs geweckt hat, wirst du zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Kleide dich dem Stil des Unternehmens entsprechend (also konservativer für eine große Anwaltskanzlei, leger für ein kleines Medienunternehmen) und bereite dich auf mögliche Fragen wie die folgenden vor:

• Mit welchen Tools arbeitest du am häufigsten?
• Was tust du, wenn du einen kurzfristigen Plan entwickeln musst, um dein Team bei einem Projekt zu unterstützen?
• Was würdest du tun, wenn ein Vorgesetzter dringende Informationen braucht, zu denen du keinen Zugang hast?
• Wie würdest du einen Workshop für ein Team organisieren?
• Was würdest du tun, wenn ein Kollege um vertrauliche Informationen für ein Projekt bittet?
• Welche Maßnahmen ergreifst du, wenn es zu einem Konflikt zwischen Teammitgliedern kommt?

Ist das Kennenlernen erfolgreich verlaufen, kannst du noch nach den Rahmenbedingungen deiner Tätigkeit im Sekretariat fragen, dazu gehören natürlich das Gehalt, aber auch deine Aufstiegsmöglichkeiten und dein Verantwortungsbereich.