Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werdenEntwicklungspfade für die globale Transformation zu einernachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt.Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced SustainabilityStudies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter demneuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – DeutschesGeoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.Zur Unterstützung der Wissenschaftlichen Direktorin Prof. Dr. DorisFuchs und des Wissenschaftlichen Direktors Prof. Mark Lawrence amRIFS sind zwei Stellen zu besetzen als: Assistent:in (w_m_d) in denBüros der Leitungsebene Kennziffer 9814 Aufgaben - selbstständigeKoordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäftsund institutsweiter Services, z. B. Termin‑/Reisemanagement,Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz,Ablagemanagement, Bestellung und Überwachung vonVerbrauchsmaterialien, Raumorganisation, Datenpflege,Systematisierung und Pflege des Archivs - Korrespondenz undKommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitungfremdsprachlicher Texte, Unterstützung bei der Erstellung vonBerichten und Dokumentationen und der Einhaltung von Fristen undTerminen - Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken undDokumenten (Englisch/Deutsch) - Vor- und Nachbereitung von Meetingsund Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. derErstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen undProtokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung für den:dieDirektor:in, Stabsbereiche und Gremien - Koordination vonPersonalvorgängen und Unterstützung beim Onboarding - Organisationund Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland - Recherche undAufbereitung von Informationen für den:die Wissenschaftliche:nDirektor:in, Stabsbereiche und Gremien - Unterstützung bei Layoutund Druck von Publikationen aus der RIFS‑Schriftenreihe, Abstimmungmit externen Dienstleistern, Fristenkontrolle und Lektorat Profil -erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogeneBerufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oderEuropasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertigeQualifikation mit relevanter Berufserfahrung - verhandlungssichereDeutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort undSchrift (Nachweis des B2‑Niveaus ist zwingend erforderlich) -mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagementund/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einerwissenschaftlichen Einrichtung - ein vorausschauendes,ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude undAufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben - eineausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie einedienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierteArbeitsweise - sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen(Word, Excel, PowerPoint, Outlook), idealerweise erste Erfahrungenmit SAP - der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern undKulturen, Interesse an der Betreuung eines großen dynamischen Teamsist etwas, worauf Sie sich besonders freuen Wir bieten -anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischenund internationalen Forschungsumfeld - modernste Ausstattung derArbeitsplätze - Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes -umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten - eine flexibleArbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung - Unterstützung zurbesseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work- einen Arbeitsplatz am RIFS Campus, Helmholtzstraße 5 in Potsdam,mit einer guten Anbindung an den öffentlichen NahverkehrStartdatum: nächstmöglich Befristung: 2 Jahre (mit der Option aufVerlängerung) Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (TarifgebietOst) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgtnach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechendenpersönlichen Voraussetzungen. Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.Arbeitsort: Potsdam