Bewerbung im Bereich Verwaltung und Assistenz

Für einen Job im Bereich Verwaltung und Assistenz, zum Beispiel als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement – früher als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau bekannt – empfiehlt sich ein klassisches oder modernes Bewerbungsmuster. Auch für andere Berufe in der Verwaltung bieten sich diese Vorlagen an.

Wie schreibe ich eine Bewerbung im Bereich Verwaltung und Assistenz?

Egal, ob Praktikum oder Festanstellung – eine Bewerbung als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau und in anderen Verwaltungs- und Assistenz-Berufen enthält immer

• ein Anschreiben,
• einen Lebenslauf und
• Anlagen.

Passt der Lebenslauf auf den ersten Blick, schaut der Personaler sich als Nächstes das Anschreiben an. Ergänzt werden kann deine Bewerbung durch ein Deckblatt. Dieses liegt zwischen Anschreiben und Lebenslauf.
Am besten liest du aber immer noch einmal in der Stellenanzeige nach, welche konkreten Unterlagen für deine Verwaltung und Assistenz Bewerbung gefordert sind.

Dein Anschreiben als Bürokaufmann bzw. für den Bereich Büromanagement, Assistenz oder Verwaltung sowie der Rest der Bewerbung sollten einheitlich gestaltet werden. Dabei ist weniger mehr: Das Design darf nicht vom Inhalt ablenken.

Worauf du sonst noch achten solltest und wie dein Bewerbungsschreiben strukturiert sein sollte, erfährst du hier.

Einleitung

Zeige in ein bis drei Sätzen kurz und knapp, warum du dich genau auf die ausgeschriebene Stelle bewirbst und weshalb du dich für das konkrete Unternehmen entschieden hast. Unbedingt verzichten solltest du dabei auf Standardfloskeln wie „hiermit bewerbe ich mich“!

Hauptteil

Beziehe dich in deinem gesamten Anschreiben immer genau auf die jeweilige Stellenbeschreibung und begründe, weshalb du dich genau auf die ausgeschriebene Stelle bewirbst. Gib dabei nicht stur die einzelnen Stationen in deinem Lebenslauf wieder, sondern überzeuge den Personaler von deiner Motivation und deinen Stärken. Belege dabei deine Kompetenzen immer mit einem Beispiel aus deiner Praxiserfahrung.

Egal, ob du dich für ein Praktikum oder eine Festanstellung bewirbst: Kaufmännische Jobs erfordern sehr gute kommunikative Fähigkeiten und vor allem präzises Arbeiten. Dein Anschreiben im Bereich Verwaltung und Assistenz kann somit als eine erste Arbeitsprobe gesehen werden. Es gibt dem Personaler Aufschluss darüber, wie ordentlich und genau du arbeitest und wie gut du dich ausdrücken kannst. Insbesondere bei Bürokaufleuten achtet der Arbeitgeber auf einwandfreie Bewerbungsunterlagen.

Verständlicherweise: Bewirbst du dich als Assistenz der Geschäftsführung und schickst später fehlerhafte Schreiben an wichtige Kunden raus, hat dein Chef ein Problem. Vergiss also nicht, auch deine Soft Skills in deiner Verwaltung und Assistenz Bewerbung zu schildern und zu belegen.

Schluss

Am Ende deines Anschreibens solltest du deinen potenziellen Starttermin im neuen Job nennen. Ist eine Gehaltsvorstellung gefordert, solltest du auch diese erst im Schluss nennen. Beende dein Schreiben mit einem Satz zum persönlichen Kennenlernen und freundlichen Grüßen. Setze dann noch deinen Namen darunter, eine Unterschrift ist freiwillig, fertig.

Allgemein gilt: Halte deinen Lebenslauf im gleichen Stil wie das Anschreiben. Sofern du kein Deckblatt verwendest, beginnt dein Lebenslauf immer mit deinen Kontaktdaten und persönlichen Angaben und gliedert sich im Anschluss in verschiedene inhaltliche Blöcke.

Auch hier gilt wieder: Sei so konkret wie möglich und führe nur für die Stelle relevante Stationen in deinem Lebenslauf auf. Übersichtlichkeit ist das höchste Gebot – wie sollst du im Büromanagement arbeiten und die rechte Hand des Chefs sein, wenn du schon in deinem Lebenslauf Chaos verbreitest? Außerdem sollte dein Lebenslauf nicht zu lang sein – eine, maximal zwei DIN A4-Seiten sind ausreichend.

Bildungsweg

Deinen Bildungsweg, das heißt deine schulische Bildung sowie gegebenenfalls deine Ausbildung oder dein Studium, stellst du anti-chronologisch dar. Meint: Du beginnst mit deinem höchsten Abschluss, also beispielsweise deiner abgeschlossenen Ausbildung zur Bürokauffrau oder deinem wirtschaftswissenschaftlichen oder betriebswirtschaftlichem Studium.

Berufserfahrung

Auch hier gehst du anti-chronologisch vor. Sowohl Festanstellungen als auch Praktika, Werkstudentenjobs oder auch ein Trainee solltest du unbedingt erwähnen. Hast du bereits einige Jahre Berufserfahrung, solltest du nicht relevante Tätigkeiten für deinen angestrebten Job in deiner Verwaltung und Assistenz Bewerbung weglassen.

Fähigkeiten

Nicht zu vergessen sind IT- und Sprachkenntnisse sowie freiwilliges Engagement und Hobbys. Außer bei Kurzbewerbungen gehören auch Kopien von Zeugnissen und Zertifikaten in den Anhang deiner Bewerbung. Versuche also, nicht nur deine berufliche Erfahrung und deine Abschlüsse, sondern auch deine Fähigkeiten anhand dieser zu belegen.

Wo kann ich mich im Bereich Verwaltung und Assistenz bewerben?

Grundsätzlich hat jedes Unternehmen eine interne Verwaltung und Organisation. Heißt: Im Bereich Assistenz und Verwaltung kannst du in nahezu jeder Branche beruflich Fuß fassen. Möglich ist es, dass du in größeren Unternehmen nur in einzelnen Bereichen wie zum Beispiel Organisation oder Personalverwaltung eingesetzt wirst, während du in kleineren Unternehmen größere Tätigkeitsfelder bearbeitest.

Achte bei deiner Verwaltung und Assistenz Bewerbung also darauf, was genau in der Stellenanzeige angegeben ist und in welchem konkretem Bereich du gerne arbeiten möchtest.

Typische Fragen, die dir im Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau und anderen Verwaltungs- und Assistenz-Stellen begegnen können, sind:

• Warum haben Sie sich für diesen Beruf entschieden?
• Warum haben Sie sich bei uns beworben?
• Wie stellen Sie sich einen typischen Tag in diesem Beruf vor?
• Was wissen Sie über unsere Firma?
• Was wissen Sie über unsere Konkurrenten?
• Was sind/waren Ihre Lieblingsfächer in der Schule?
• In welchen Bereichen würden Sie sich noch gerne weiterbilden?
• Welche Stärken zeichnen Sie aus?
• Was sind Ihre Schwächen?

Auch fachliche Fragen oder praktische Aufgaben können dich erwarten – stell dich zum Beispiel drauf ein, Aufgaben in einer Excel-Tabelle zu lösen oder ein simuliertes Telefonat mit einem aufgebrachten Kunden zu führen.

Eigene Fragen

Idealerweise ist ein Vorstellungsgespräch ein Dialog, in dem beide Seiten Informationen geben und erfragen. Am Ende des Vorstellungsgesprächs wirst du die Möglichkeit haben, eigene Fragen zu stellen. Diese Chance solltest du nutzen, um dem Personaler dein Interesse am Unternehmen und der Position zu zeigen. Eigene Fragen könnten sein:

• In welchen Bereichen werde ich eingesetzt?
• Gibt es die Möglichkeit zur Weiterbildung?
• Welche zusätzlichen Qualifikationen sollte ich noch erwerben?
• Mit welchen Abteilungen werde ich auf der Position besonders eng zusammenarbeiten?
• Wie erfolgt die Einarbeitung?
• Gibt es einen Vorgänger auf der Stelle oder wird sie neu geschaffen?

Organisatorisches wie Gehalt und Urlaub wird geklärt, wenn inhaltlich keine Fragen mehr offen sind. Bedenke auch, dass du statt Gehalt auch nach Benefits oder finanziellen Sonderleistungen fragen kannst.