Verwaltung und Assistenz: Infos zum Berufsfeld

Zur Verwaltung gehören alle Vorgänge, die zur Planung, Steuerung, Dokumentation und Kostenrechnung eines Unternehmens beitragen. Solche kaufmännischen Verwaltungsarbeiten und organisatorischen Tätigkeiten gehören hauptsächlich zum Aufgabenbereich des Kaufmanns bzw. der Kauffrau für Büromanagement – früher als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau bekannt – und zum Beruf der Handelsassistenz. Aber auch Absolventen verschiedener Studienfächer sind gefragt, gerade wenn es um verantwortungsvolle Positionen wie Assistenz der Geschäftsführung, Referent der Geschäftsführung oder Projektmanagement geht.

Hinsichtlich der genauen Aufgabenbereiche lässt sich das Berufsfeld Verwaltung in folgende Bereiche gliedern:

• Organisation
• Rechnungswesen
• Finanzwirtschaft
• Personalverwaltung
• Sachverwaltung (z. B. Materialverwaltung)

In großen Unternehmen sind diese Bereiche klar voneinander abgetrennt, in kleineren Firmen kann es auch mal vorkommen, dass mehrere dieser Bereiche von nur einer Person abgedeckt werden.

Da jedes Unternehmen intern verwaltet und organisiert werden muss, kannst du im Bereich Verwaltung und Assistenz auch in so gut wie allen Branchen arbeiten. Dabei gilt: Je größer das Unternehmen, desto größer der Verwaltungsaufwand und desto mehr Stellen im Bereich Verwaltung und Assistenz müssen besetzt werden. In folgenden Branchen kannst du Fuß fassen:

Für den Einstieg in den Bereich Verwaltung und Assistenz eignet sich ein wirtschaftswissenschaftliches Studium. Dort werden dir die Grundlagen in Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Mathematik und Recht beigebracht, später solltest du dich fachspezifischen Bereichen, z. B. Controlling oder Wirtschaftskommunikation, spezialisieren. Ein Bachelor-Studiengang dauert in der Regel sechs bis acht Semester und du schließt ihn mit einem Bachelor of Arts (B.A.) oder Bachelor of Science (B.Sc.) ab.

Möchtest du im Öffentlichen Dienst arbeiten, kannst du auch über ein Duales Studium direkt in diesen Bereich einsteigen.

Ein Studium ist übrigens kein Muss, wenn du im Bereich Verwaltung und Assistenz arbeiten willst. Beim Beruf Kaufmann für Büromanagement handelt es sich um einen klassischen Ausbildungsberuf. Voraussetzung für eine Ausbildung in diesem Bereich ist mindestens die mittlere Hochschulreife.

Was muss man studieren, um in der Verwaltung zu arbeiten?

Für den Job im Verwaltungswesen werden hauptsächlich duale Studiengänge angeboten, nicht selten im öffentlichen Dienst. Ein solcher Studiengang heißt dann beispielsweise „Öffentliche Verwaltung“. Doch auch mit anderen Studiengängen kannst du hier durchstarten, zum Beispiel Wirtschaftswissenschaften oder BWL. Interessierst du dich für Projektmanagement, kann auch ein technisches Studium wie Elektrotechnik oder Informatik sehr hilfreich sein, je nachdem, bei welchem Unternehmen du einsteigst.

Was muss ich im Bereich Verwaltung und Assistenz können?

Viel wichtiger als dein Abschluss sind jedoch die Fähigkeiten, die du für einen Job im Bereich Verwaltung und Assistenz mitbringst.

Über welche Soft Skills sollte ich verfügen?

• Organisationstalent und Sinn für Ordnung
• Selbstständige Arbeitsweise
• Gutes Ausdrucksvermögen im sprachlichen und schriftlichen Verkehr
• Gute Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse
• Interesse im Umgang mit Daten und Zahlen
• Logisches Denkvermögen
• Beherrschen von gängiger Bürosoftware

Ist Auslandserfahrung von Vorteil?

Für den Job als Bürokaufmann ist Auslandserfahrung nicht zwingend notwendig, sofern du dich nicht im Ausland bewerben möchtest. Allerdings ist Auslandserfahrung im späteren Berufsleben durchaus von Vorteil: Durch längere Aufenthalte oder sogar Praktika im Ausland werden nicht nur die Sprachkenntnisse, sondern auch Sozialkompetenzen tendenziell verbessert. Zusätzlich signalisiert Auslandserfahrung dem Personaler, dass man über Selbstständigkeit und Organisationstalent verfügt, da man sich bereits allein im Ausland zurechtgefunden hat. Bist du bei einem internationalen Konzern tätig und hast zum Beispiel mit Kunden aus anderen Ländern zu tun, kommen dir nicht nur sichere Englischkenntnisse oder zusätzliche Sprachen zugute, sondern natürlich auch eine Sicherheit im Umgang mit anderen Kulturen.

Was macht man im Bereich Verwaltung und Assistenz?

Hier stellen wir dir Aufgaben vor, die du im Bereich Verwaltung und Assistenz erwarten kannst – je nachdem, ob du dich für eine klassische Ausbildung oder verschiedene Berufe nach dem Studium entscheidest.

Was macht ein Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokaufmann?

Der Kaufmann für Büromanagement arbeitet in Betrieben aller Branchen. Das Berufsbild Bürokaufmann und die damit einhergehenden Aufgaben findet man in unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens. Zu den Tätigkeiten einer Bürokauffrau zählen alle anfallenden Verwaltungsaufgaben. Aufgrund des in- und externen Schriftverkehrs mit Auftraggebern, Geschäftspartnern und Behörden weiß sie über die aktuellen Abläufe im Unternehmen Bescheid. Der Tätigkeitsbereich in der Verwaltung ist vielseitig:

Allgemeine Büroorganisation:

• Vereinbaren und Überwachen von Terminen
• Anfertigung von Sitzungsprotokollen
• Verwaltung von Konferenzräumen
• Zusammenstellen von Unterlagen für Meetings
• Sichtung der Post
• Erstellen von Organisations- und Dienstplänen
• Regelung des verwaltungstechnischen Schriftverkehrs mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern
• Erstellung von Angeboten und Entgegennahme von Aufträgen

Buchhaltung & Rechnungswesen:

• Kontrolle von eingehenden und ausgehenden Rechnungen
• Koordination von Zahlungs- und Lieferterminen

Controlling:

• Aufbereitung und Analyse relevanter Daten
• Überwachung der Wirtschaftlichkeit des Betriebs

Lagerwirtschaft:

• Kontrolle der Lagerbestände
• Prüfung von Waren Ein- und Ausgang
• Regelung von Reklamationen

Personalverwaltung:

• Erstellung von Personalakten
• Erstellung von Arbeitsverträgen sowie Gehalts- und Lohnabrechnungen
• Ausstellung von Arbeits- und Verdienstbescheinigungen
• Erfassung und Überwachung von Arbeits-, Urlaubs-, Krankheits- und Fehlzeiten

Die Tätigkeiten des Bürokaufmanns fallen in unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens an: Vertrieb, Einkauf, Personal, Logistik oder Produktion.
Die Aufgaben von Bürokaufleuten hängen stark von der Unternehmensgröße ab. In kleinen Unternehmen kümmert man sich als Kauffrau für Büromanagement gleichzeitig um Buchhaltung und Kundenkontakt, in größeren Unternehmen gibt es dafür mehrere Mitarbeiter. Folglich können alle Tätigkeiten aufgeteilt werden. Durch diese unterschiedlichen Tätigkeiten und Einsatzmöglichkeiten ist das Gehalt von Bürokaufleuten auch nicht genau festgelegt.

Was macht ein Handelsassistent?

Ein Handelsassistent ist eine Fachkraft für den Einkauf, die Präsentation, die Lagerwirtschaft sowie für den Verkauf von unterschiedlichsten Waren in (Einzel-) Handelsunternehmen, beispielsweise in Textil- und Bekleidungsgeschäften, in Möbelgeschäften oder in Supermärkten. Zu den Aufgaben einer Handelsassistentin gehört

• die Steuerung des Verkaufs von Waren,
• die Zusammenstellung des Sortiments,
• die Warenpräsentation,
• die Qualitätskontrolle der Waren,
• Preisauszeichnung und Bestückung der Verkaufsräume,
• die Inventur,
• Gespräche und Verhandlungen mit Kunden und Lieferanten,
• die Auswahl von Werbemitteln sowie
• die Kontrolle der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge.

Was macht die Assistenz der Geschäftsführung bzw. der Management Assistant?

Viele Tätigkeiten, die du als rechte Hand des Geschäftsführers, CEOs oder Abteilungsleiters ausübst, überschneiden sich mit denen von Bürokaufleuten. Jedoch geht dein Verantwortungsbereich häufig darüber hinaus, sodass du auch verstärkt strategisch und leitend tätig bist. Als Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Team übernimmst du schon mal Budget- und Personalverantwortung und optimierst Prozesse.

Was macht man im Projektmanagement und Consulting

Wenn du selber bestens über Organisation und Verwaltung Bescheid weißt, kannst du dieses Wissen auch weitergeben. Bist du als Projektmanager, als Projektassistenz oder Consultant tätig,

• unterstützt du die Projektleitung und verwaltest die Organisation,
• identifizierst du Probleme und gibst Lösungsperspektiven und
• führst du (zum Beispiel technische) Neuerungen ein.

Nach der Ausbildung bzw. nach dem Dualen Studium gibt es für Bürokaufleute die Möglichkeit, sich auf einzelne Teilbereiche wie zum Beispiel Personalsachbearbeitung oder Vertriebsassistenz zu spezialisieren. Des Weiteren ist eine Weiterbildung zum Fachkaufmann für Büromanagement oder zum Bürofachwirt möglich. Bei der Weiterbildung zur Fachkauffrau handelt es sich um eine sogenannte betriebswirtschaftliche Aufstiegsfortbildung der Industrie- und Handelskammern (IHK) in einem speziellen Funktionsbereich, zum Beispiel Außenwirtschaft, Bilanzbuchhaltung, Controlling, Einkauf und Logistik, Marketing oder Personal. Die Weiterbildung zur Bürofachwirtin strebst du in der Regel erst nach mehrjähriger Berufspraxis an. Auf die staatlich anerkannte Prüfung der IHK kannst du dich in berufsbegleitenden Lehrgängen vorbereiten.

Natürlich kannst du nach der Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau auch ein Studium draufsetzen, mit Bachelor oder Master dein Gehalt verbessern und mehr Verantwortung übernehmen. Hast du bereits ein abgeschlossenes Studium, kannst du mit wachsender Berufserfahrung in leitende Positionen aufsteigen. Auch ein Auslandsaufenthalt kann dir helfen, zum Beispiel, wenn du zwei Jahre Projekte in China leitest.