Sperrvermerk Masterarbeit: So muss er aussehen

Der Sperrvermerk ist ein Dokument, das du nach dem Deckblatt in deine Masterarbeit oder andere wissenschaftliche Abschlussarbeit einfügst. Der Sperrvermerk gibt vor, dass deine Masterarbeit während eines bestimmten Zeitraums nicht veröffentlicht werden darf und auch nicht von unbefugten Leser:innen* gelesen werden soll. Auch den genauen Zeitraum der Sperrfrist legst du im Sperrvermerk fest.

Der Sperrvermerk wird vor allem dann gebraucht, wenn du deine Masterarbeit in einem Unternehmen schreibst und deshalb mit vertraulichen Daten arbeitest. Damit du die vertraulichen Daten des Unternehmens nicht aus Versehen an Dritte preisgibst, hängst du über deine Masterarbeit den Sperrvermerk. Der Sperrvermerk ist maximal eine Seite lang und du kannst ihn entweder formlos schreiben oder eine Vorlage nutzen. Ein solches Muster bekommst du weiter unten in diesem Artikel oder aber von deiner Universität oder deinem Unternehmen vorgegeben.

Da deine Masterarbeit dennoch von Dritten gelesen werden muss, zum Beispiel beim Lektorat oder bei der Korrektur von deinen Prüfern, gibt der Sperrvermerk auch vor, welche Personen von ihm ausgeschlossen sind und deine Arbeit lesen dürfen. Doch es gilt: Du darfst nicht einfach so Personen, zum Beispiel fürs Lektorat, vom Sperrvermerk ausschließen – alles muss mit deinem Unternehmen abgesprochen werden.

Nach Ablauf der Sperrfrist darf deine Masterarbeit oder wissenschaftliches Schreiben dann veröffentlicht und auch von jedem gelesen werden.

Der Sperrvermerk wird oft auch Vertraulichkeitserklärung genannt. Zwar sind alle Sperrvermerke in wissenschaftlichen Arbeiten Vertraulichkeitserklärungen, aber nicht alle Vertraulichkeitserklärungen sind Sperrvermerke. Wenn eine Person, die nicht durch den Sperrvermerk befugt ist, deine Abschlussarbeit zu lesen, deine Masterarbeit trotzdem lesen möchte (beispielsweise zum Lektorat), so muss sie eine Vertraulichkeitserklärung ausfüllen. Die Vertraulichkeitserklärung erlaubt der Person, deine Masterarbeit trotz Sperrvermerk für das Lektorat lesen.

Den Sperrvermerk, bzw. die Vertraulichkeitserklärung, findet man in der Gliederung deiner Masterarbeit zwischen Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Denn es ist wichtig, dass dein Sperrvermerk vor dem schriftlichen Teil deiner Masterarbeit steht, sonst ist der Sperrvermerk praktisch nutzlos – schließlich soll er den schriftlichen Teil deiner Arbeit geheim halten.

Ob du den Sperrvermerk aber vor oder nach dem Abstract einfügst, das ist dir überlassen. Hauptsache, er steht nach dem Deckblatt. Du musst aber aufpassen, dass du im Abstract keine sensiblen Daten preisgibst, wenn du dich dafür entscheidest, den Sperrvermerk hinter dein Abstract zu hängen. Lass das im Lektorat noch einmal überprüfen.

Zuletzt gilt auch, dass du den Sperrvermerk nicht im Inhaltsverzeichnis erwähnen musst. Grund dafür ist, dass er vor dem Inhaltsverzeichnis deiner Arbeit steht. Und alles, was vor dem Inhaltsverzeichnis steht, sollte nicht im Inhaltsverzeichnis erwähnt werden.

Wenn du an deiner Masterarbeit oder an einer anderen wissenschaftlichen Arbeit schreibst, so wirst du wahrscheinlich am Ende des Studiums stehen. Deshalb solltest du dir so langsam Gedanken darüber machen, was du nach deinem Abschluss machen willst. Beim Berufseinstieg nach deiner Masterarbeit können wir dir weiterhelfen:

Die Länge der Sperrfrist, in der du deine wissenschaftliches Arbeit nicht veröffentlichen darfst, ist von einigen Faktoren abhängig. Den genauen Zeitraum wird dir wahrscheinlich dein Unternehmen vorgeben. In der Regel handelt es sich um drei Jahre, fünf Jahre oder acht Jahre.

Die Länge der Sperrfrist deiner Arbeit kann aber auch von einigen Voraussetzungen beeinflusst werden, zum Beispiel:

• der Einführung eines neuen Produkts,
• der Anmeldung eines Patents,
• einer Veränderung der Abläufe und Prozesse im Unternehmen,
• der Veröffentlichung einer wissenschaftliches Studie oder
• der Veröffentlichung von wissenschaftliches Forschungsergebnissen.

Tritt einer dieser Fälle zu, ist die Sperrfrist aufgehoben und ein Sperrvermerk für deine Abschlussarbeit ist somit nicht mehr nötig.

Du solltest die Länge der Sperrfrist nicht nur mit deinem Unternehmen absprechen, auch mit deiner Universität solltest du dich über einen eventuellen Sperrvermerk einigen. Denn vor allem bei einer Masterarbeit kann es vorkommen, dass deine Hochschule dein wissenschaftliches Werk veröffentlichen und nicht mehrere Jahre warten will.

Wie schon erwähnt, handelt es sich beim Sperrvermerk in der Regel um einen formlosen Text. Dennoch gibt es ein paar wichtige Sachen, die auf jeden Fall im Sperrvermerk erwähnt werden sollten. Denn ein Sperrvermerk ist ein rechtskräftiges Dokument. Unbedingt im Sperrvermerk deiner Arbeit enthalten sein sollten:

• die Dauer der Sperrfrist,
• eine Erklärung, dass die Arbeit nicht von Dritten eingesehen werden darf,
• welche Teile der Arbeit vom Sperrvermerk betroffen sind,
• ggf. welche Personen vom Sperrvermerk ausgenommen sind und
• die Unterschriften der beteiligten Personen.

Damit auch alles Wichtige im Sperrvermerk enthalten ist, kannst du auf eine Vorlage zurückgreifen. Vorlagen findest du beispielsweise bei deiner Universität oder bei deinem Unternehmen. Aber auch in diesem Artikel geben wir dir gleich eine Vorlage mit, die du ganz einfach kopieren und mit deinen Informationen ersetzen kannst.

Eine Abschlussarbeit schreibt sich nicht an einem Tag. Von der Recherche übers Schreiben und Zitieren bis hin zum Lektorat – wissenschaftliches Schreiben braucht Zeit. Umso mehr, wenn du nebenbei schon arbeitest. Deshalb lohnt es sich, bei der Jobsuche auf Unternehmen zu achten, die flexible Arbeitszeiten anbieten. Dann kannst du das wissenschaftliche Schreiben deiner Masterarbeit mit deinem Job vereinen.

Zwar ist der Sperrvermerk formlos, doch es gibt einige wichtige Informationen, die unbedingt in einen Sperrvermerk gehören – denn sonst ist der Sperrvermerk ungültig. Deshalb haben wir hier zwei Vorlagen für dich, die du ganz einfach kopieren und als Sperrvermerk in deiner Abschlussarbeit nutzen kannst. Wie du siehst, gibt es zwei Beispiele. Vorlage A ist eine generelle Vorlage, die du in allen Szenarien nutzen kannst. Vorlage B ist eine Vorlage, die du dann nutzen kannst, wenn du im Rahmen deiner Masterarbeit ein Patent anmelden musst.

Vergiss nicht, dass der Sperrvermerk nur dann gültig ist, wenn er auch von den relevanten Personen unterschrieben wurde. Achte deshalb im Lektorat nochmal darauf, dass alle Daten und Informationen im Sperrvermerk richtig sind und alle Unterschriften gesetzt wurden. Sonst droht dir im schlimmsten Fall ein Rechtsstreit.

Vorlage A: Allgemeines Muster

Folgende Masterarbeit mit dem Titel:

(Titel)

basiert auf internen und vertraulichen Informationen des Unternehmens:

(Unternehmen)

Deshalb ist eine Arbeitseinsicht, Veröffentlichung oder Vervielfältigung der Masterarbeit von Dritten, ohne eine ausdrückliche Genehmigung des Autors und des Unternehmens, nicht gestattet. Ausgenommen von diesem Sperrvermerk sind die betreuenden Dozierenden und die befugten Mitglieder des Prüfungsausschusses. Deshalb bitte ich darum, dass die Bibliothek der Universität X alle Pflichtexemplare inklusive der elektronischen Version meiner Masterarbeit nicht öffentlich zugänglich verwahrt – dies beinhaltet auch Auszüge.

Des Weiteren bin ich damit einverstanden, dass die Masterarbeit nach Ablauf von X Jahren ab Datum der Unterzeichnung ohne Rückfrage für die Öffentlichkeit freigegeben wird.

(Deine Unterschrift, Ort und Datum)

Die Sperrung der Masterarbeit wird befürwortet von:

(Unterschrift deiner Betreuer und des Unternehmens)

Vorlage B: im Fall einer Patentanmeldung

Folgende Masterarbeit mit dem Titel:

(Titel)

hängt mit einer Patentanmeldung zusammen. Damit das Patentverfahren nicht gefährdet wird, darf die Masterarbeit bis zur Veröffentlichung des Patents nicht veröffentlicht werden.

Deshalb ist die Arbeitseinsicht, Veröffentlichung oder Vervielfältigung der Masterarbeit von Dritten, ohne eine ausdrückliche Genehmigung des Autors und des Unternehmens, nicht gestattet. Ausgenommen von diesem Sperrvermerk sind die betreuenden Dozierenden und die befugten Mitglieder des Prüfungsausschusses. Deshalb bitte ich darum, dass die Bibliothek der Universität X alle Pflichtexemplare inklusive der elektronischen Version meiner Masterarbeit nicht öffentlich zugänglich verwahrt – dies beinhaltet auch Auszüge.

Des Weiteren bin ich damit einverstanden, dass die Masterarbeit nach Ablauf von X Jahren ab Datum der Unterzeichnung ohne Rückfrage für die Öffentlichkeit freigegeben wird.

(Deine Unterschrift, Ort und Datum)

Die Sperrung der Masterarbeit wird befürwortet von:

(Unterschrift deiner Betreuer und des Unternehmens)

Schreibst du deine Masterarbeit in einem Unternehmen, so sollte dir von Seiten des Unternehmens gesagt werden, ob deine Abschlussarbeit einen Sperrvermerk braucht oder ob du deine Abschlussarbeit einfach so veröffentlichen kannst. Solltest du dir aber dennoch unsicher sein, ob eine Vertraulichkeitserklärung bei deiner Masterarbeit gebraucht wird oder nicht, kannst du folgende Checkliste benutzen. Schaue dafür einfach, ob du die jeweilige Fragen mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten würdest.

Beantwortest du mindestens eine dieser Fragen mit „Ja“, so solltest du deiner Abschlussarbeit in jeden Fall einen Sperrvermerk anhängen.

Bist du dir aber auch trotz der Checkliste unsicher, ob deine Arbeit einen Sperrvermerk braucht oder nicht, solltest du dich in jedem Fall an dein Unternehmen oder Universität wenden. Generell gilt aber: Arbeitest du mit Informationen, die nicht öffentlich einsehbar sind oder dem Datenschutz unterliegen, solltest du einen Sperrvermerk anhängen.

Vor allem in der Masterarbeit kann ein Sperrvermerk ärgerlich sein, denn wahrscheinlich willst du oder deine Universität die Arbeit veröffentlichen. Schließlich dient die Masterarbeit dazu, eine Forschungslücke zu schließen. Dafür willst du deine wissenschaftlichen Forschungsergebnisse bestimmt so schnell wie möglich teilen und keine acht Jahre lang warten.

Deshalb kannst du deinem Unternehmen auch Alternativen zum Sperrvermerk vorschlagen oder versuchen, dass ihr euch auf einen Kompromiss einigt. Anstatt eines kompletten Sperrvermerks kannst du zum Beispiel vorschlagen, dass:

• der Sperrvermerk nur für bestimmte Abschnitte der Masterarbeit gilt, beispielsweise dem Teil der Arbeit, der sich mit den Forschungsergebnissen widmet.
• sensible Daten in deiner Abschlussarbeit unkenntlich gemacht werden, beispielsweise durch einen schwarzen Balken oder Namensänderungen.
• das Unternehmen, in dem du deine Masterarbeit schreibst, nicht namentlich genannt wird, beispielsweise indem du ein Pseudonym benutzt.

Egal ob du dich letztendlich für einen Sperrvermerk oder eine Alternative entscheidest, wichtig ist auf jeden Fall, dass du alles vorher mit deinem Unternehmen, in dem du deine Abschlussarbeit schreibst, absprichst oder eine Erklärung lieferst, warum ein Sperrvermerk vielleicht nicht angebracht ist.

Entscheidest du dich gegen einen Sperrvermerk, so ist außerdem extrem wichtig, dass du im Lektorat und beim Zitieren darauf achtest, dass du auch wirklich alle sensiblen Daten unkenntlich gemacht hast und nichts Vertrauliches in anderen Teilen der Abschlussarbeit auftaucht. Denn sonst droht dir im schlimmsten Fall ein Rechtsstreit.

Schreibst du gerade an deiner Masterarbeit, könnten auch unsere Artikel zur Gliederung, der Einleitung, dem Fazit oder der Danksagung interessant für dich sein.