Corona – was Unternehmen aus der Krise lernen

• Die Coronakrise ist eine Chance für Unternehmen, die Digitalisierung voranzutreiben.
• Gerade die Business-Kommunikation lässt sich mit digitalen Tools verbessern.
• Wer mutig ist, verlegt auch das Projektmanagement, HR-Prozesse und das gemeinsame Arbeiten in den digitalen Raum.

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Bei Absolventa ist uns New Work schon lange wichtig. Wir arbeiten agil, flexibel und beziehen alle dabei ein, wenn es darum geht, Leistungsziele selbst festzulegen. Das bedeutet aber auch, dass alle mehr Verantwortung für sich selbst übernehmen und sich einbringen müssen.

Die Coronakrise zeigt nun der ganzen Arbeitswelt, wie wichtig und hilfreich die Digitalisierung sein kann – und dass sie nicht mehr aufzuhalten ist. Arbeitnehmer fordern Home-Office ein, um ihre Kinder zu Hause zu betreuen, wenn Kindertagesstätten und Schulen geschlossen sind und um das Ansteckungsrisiko zu minimieren. Meetings müssen in den digitalen Raum verlegt werden, weil Betriebe geschlossen sind. Kommunikation im Office läuft über E-Mails oder Business-Tools wie Slack. Projektmanagement ist plötzlich nur noch mit digitaler Hilfe machbar. Doch welche Tools funktionieren und wie kann man die Kommunikation aufrechterhalten, wenn alle Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten?

Sich auch dann miteinander verständigen zu können, wenn man nicht zusammen in einem Büro sitzt, das ist die Herausforderung der Stunde. Verschiedene Möglichkeiten – außer E-Mail und Telefon – stehen dafür zur Verfügung:

Chats

Slack

Slack ist ein Tool, mit dem wir bei Absolventa gute Erfahrungen gemacht haben. Es ist sehr benutzerfreundlich, auf verschiedenen Endgeräten anwendbar und verfügt über unterschiedliche Funktionen. Man kann sowohl Messaging als auch Telefonie über das Tool abwickeln, Dateien miteinander teilen und es hat eine Suchfunktion.

Yammer

Dieses Tool ist deutlich mehr als nur ein Kommunikations-Tool, denn es ist eher wie ein soziales Netzwerk aufgebaut. Für viele ist es außerdem nützlich, dass Yammer ein Teil der Microsoft Office 365 Suite und mit Excel, Word und Co verbunden werden kann. Hilfreich ist es außerdem, dass Dritte (z. B. Kunden) in ausgewählte Chats mit hineingenommen werden können.

MindLink

MindLink wird stets als das sichere WhatsApp bezeichnet und ist somit wie gemacht für Branchen, die sehr auf die Sicherheits- und Compliance-Regeln achten. Bevorzugt wird MindLink also von Pharma-Konzernen, Finanzdienstleistern, (N)GOs und von Anwälten genutzt. Interessant: Skype for Business kann mit angebunden werden, sodass auch hier die Datenübertragung sicher ist und über verschiedene Endgerät funktioniert.

Online-Video-Meetings

Google-Hangouts

Der Klassiker der Online-Telefonie und der Videoanrufe ist Google-Hangouts. Natürlich sind das Senden von Dateien und das Teilen des Bildschirms möglich. Zudem kann die Anwendung über verschiedene Endgeräte genutzt werden. Kostenlos sind allerdings nur Meetings mit maximal zehn Mitarbeitern. Dafür ist die Verbindung oft ziemlich gut.

WebEx

WebEx ist eine Anwendung von Cisco und bietet ebenso wie die Konkurrenz verschiedene weitere Möglichkeiten neben der Online-Telefonie. Zudem ist die App für verschiedenen Endgerät nutzbar. Kostenlos können bis zu drei Mitarbeiter die App nutzen.

Skype

Skype for Business kombiniert Messenger-Funktionen, Anrufe, Kalender und die Möglichkeit, den Bildschirm miteinander zu teilen in einer Anwendung. Außerdem ist die App in die Microsoft Office 365 Suite integriert. Insgesamt ist es vor allem interessant, dass Skype for Business Online-Meetings mit bis zu 10.000 Mitarbeitern ermöglicht (in der Enterprise-Version), in der kostenlosen Version sind es 25 Mitarbeiter.

• Kurze Nachrichten werden formlos und schnell verschickt.
  
• Unternehmenskultur wird auch über die Distanz gepflegt.
  
• Schriftliche Kommunikation ist später noch nachvollziehbar.
  
• Zeitversetztes Kommunizieren ist durch Messaging-Tools kein Problem (auch dank der Funktion „Benachrichtigungen deaktivieren“) und sie ermöglichen Ruhe im Büro.

Gerade wenn durch eine Krise wie den Coronavirus alles auf den Kopf gestellt ist, ist es hilfreich, wenn Prozesse abgebildet sind, Bürokratie vermieden wird und die Arbeit miteinander auch über räumliche Grenzen hinweg ganz leicht ist. Diese Tools funktionieren:

Projektmanagement.

Asana

Asana ist ein tolles Tool, um Projekte miteinander als Team zu planen. Dieses Tool funktioniert einfach: Chatten zu den Aufgaben, Dateien hinterlegen, Verantwortliche zuordnen und Fristen festlegen, Unteraufgaben machen, wiederkehrende Projekte als Vorlagen anlegen – einfach perfekt. Zudem kann man die App an andere Apps andocken, z. B. an Slack.

Jira

Auch in Jira kann man perfekt Projekte planen. Die App wurde von Atlassian entwickelt und lässt sich besonders gut im Projektmanagement mit Scrum oder Kanban verwenden. Aus diesem Grund wird sie besonders gerne im nichttechnischen Bereich und in der Softwareentwicklung genutzt.

HR.

Kenjo

Kenjo, ehemalig OrgOS, ist ein relativ neuer Anbieter und ermöglicht es HR z. B., die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung der Mitarbeiter und das Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter zu planen und umzusetzen. Dabei ist die Usability hoch und der Nutzen – gerade für HR – groß. Denn es gibt weniger Abstimmungs- und Verwaltungsaufwand, beispielsweise weil Mitarbeiter Adressänderungen selbst vornehmen können.

Leapsome

Mit dem Feedback-Tool Leapsome können Mitarbeiter sich gegenseitig wertschätzendes Feedback geben. Dabei sind sowohl die Kollegen als auch die Führungskräfte gefragt. Das Tool ist außerdem in der Lage, Stärken und Schwächen eines Mitarbeiters abzubilden und vereinbart damit Selbst- und Fremdeinschätzung.

Schreiben und arbeiten.

Dropbox

Wer Dropbox for Business nutzt, hat den großen Vorteil, dass das E-Mail-Aufkommen schlagartig heruntergeht. Funktionen wie das Dropbox-Paper machen es möglich, zeitgleich an einem Text zu arbeiten und den Text dann zu teilen – ganz ohne E-Mails. Paper und Dateien können in der Cloud gespeichert und ebenfalls miteinander geteilt werden.

Google

Auch in der G Suite gibt es die Möglichkeit, Paper, aber auch Tabellen gleich in der Cloud anzulegen und miteinander zu teilen. Wer normalerweise mit dem Office-Paket von Microsoft arbeitet, wird sich hier wohlfühlen, denn die Anwendungen ähneln sich sehr und sind kinderleicht zu verstehen.

• Im Projektmanagement wissen alle, was die anderen tun. Das fördert die Transparenz.
  
• Wird ein Mitarbeiter krank, können die anderen dank Projektmanagement-Tools leicht übernehmen.
  
• Prozesse, die in digitalen Tools abgebildet sind, sind oft besser durchdacht. Und gute Prozesse führen zu glücklichen Mitarbeitern!
  
• Das Arbeiten über Cloud-Dokumente spart Nerven: Keine E-Mails mehr mit Anhängen, die korr.korr2.korr3.final.docx heißen. Außerdem sparen die begrenzten Formatierungs- und Gestaltungsmöglichkeiten in den Cloud-Dokumenten Zeit und sehen dennoch gut genug aus, um sie an Kollegen weiterzugeben.