Employee Journey: Warum Sie das Offboarding nicht unterschätzen sollten

• Eine gut gestaltete Employee Journey hat positiven Einfluss auf verschiedene HR-Bereiche.
• Es ist entscheidend, die verschiedenen Stationen der Employee Journey zu verstehen und kontinuierlich zu optimieren, um eine positive Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten.
• Ein gut strukturiertes Offboarding ist sowohl für den ausscheidenden Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen förderlich.

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Eine ausgefeilte Employee Journey hat auf viele verschiedenen HR-Disziplinen positive Auswirkungen. Die Erfahrungen der Talente sind sowohl für Ihr Recruiting und Employer Branding als auch Personalmanagement von großer Bedeutung.Es lohnt sich also gleich mehrfach, die eigenen Kontaktpunkte und Phasen näher zu beleuchten und so die Employee Journey weiterzuentwickeln sowie zu optimieren.

1. Stellensuche

Die Reise beginnt bereits vor dem ersten persönlichen Kontakt. Denn erste positive oder negative Erfahrungen machen potenzielle Mitarbeitende, wenn Sie während der aktiven oder passiven Jobsuche auf Ihren Unternehmensauftritt stoßen. Legen Sie hier insbesondere Wert darauf, dass alle Informationen stets auf dem neuesten Stand sind: Nichts ist frustrierender als veraltete Links, die ins Leere laufen oder gar inaktuelle Stellenanzeigen für Positionen, die bereits besetzt sind. Das sind die absoluten Basics.

Selbsterklärend: Die Auftritte, seien es Jobanzeigen, Unternehmensprofile und -webseiten oder Social-Media-Präsenzen, sollten verständlich und ansprechend gestaltet sein. Ebenso spielt authentische Kommunikation eine große Rolle, um keine falschen Erwartungen zu schüren und Enttäuschungen zu vermeiden.

2. Recruitingprozess

Im Bewerbungsprozess ist vor allem Transparenz und Kommunikation gefragt. Negative Erfahrungen kommen vor allem dann zustande, wenn sich Bewerbende nicht ernst genommen fühlen. Wenn sie Zeit in eine Bewerbung investieren, erwarten sie dies ebenso vom Unternehmen. Wochenlange Funkstille oder – im schlimmsten Fall – gar keine Rückmeldung schaden der Reputation und dem Unternehmensimage.

Darüber hinaus sind eine positive Atmosphäre in Bewerbungsgesprächen und gut organisierte Schnuppertage wichtige Punkte in dieser Kontaktphase.

3. Onboarding

Das Onboarding kann entscheidend für eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit sein. Wie wird der Neuzugang im Team begrüßt? Funktioniert das technische Setup vom ersten Tag an? Wie gut ist der Einarbeitungsplan? Bei einem unausgereiften Onboarding-Prozess sind häufig Überforderung und Verwirrung die Folge.

Hinterlässt der neue Arbeitgeber gleich zu Beginn einen schlechten Eindruck, muss das Vertrauen erst wieder zurückgewonnen werden.

4. Arbeitsphase

Nach erfolgreichem Onboarding beginnt die nächste und im besten Fall längste Station auf der Reise durch das Unternehmen: die Arbeitsphase. Gleich mehrere Faktoren zahlen hier auf die Mitarbeiterbindung und-motivation ein. Regelmäßiges Feedback, Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten und das Feiern von Erfolgen helfen, die Zusammenarbeit im Team zu stärken.

5. Offboarding

Während dem Onboarding im Rahmen der Employee Journey viel Beachtung geschenkt wird, vernachlässigen Arbeitgeber oftmals die Wichtigkeit des Offboardings. Ein gut strukturierter Prozess zur Verabschiedung eines Mitarbeiters kann sich für Ihr Unternehmen vorteilhaft auswirken.

Zu Beginn bietet es sich an, eine detaillierte Liste mit allen notwendigen Offboarding-Schritten zu erstellen – am besten in Form eines konkreten Zeitplans. Binden Sie alle beteiligten Mitarbeitenden ein und erteilen Sie Zugriffsberechtigungen, damit diese individuell den Status ihrer Aufgaben aktualisieren können.

Der vorerst letzte Kontakt zwischen Unternehmen und Mitarbeiter sollte möglichst positiv verlaufen, um eine Imageverschlechterung zu vermeiden. Gehen beide Parteien im Streit auseinander, kann sich dies negativ auf die durchaus wichtige Mund-zu-Mund-Propaganda – und damit auch auf Ihr Employer Branding auswirken.

Im Offboarding-Prozess haben Sie die Gelegenheit, dem Mitarbeiter für die geleistete Arbeit zu danken, ihn gebührend zu verabschieden und sein Know-how zu dokumentieren, um den Wissensverlust zu minimieren. Anschließend können Sie mithilfe eines Alumni-Netzwerks den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden pflegen und bestenfalls über einen Win-Back-Pool ein Rehiring anstreben.

Exit-Interviews bieten eine großartige Möglichkeit für beide Parteien, konstruktives Feedback auszutauschen, welches Sie zur Verbesserung der internen Abläufe nutzen können.

Wir haben Absolventa-User gefragt, wie ihre bisherigen Offboardings in Unternehmen verliefen. 75 Prozent geben an, dass kein wirkliches Offboarding stattfand - nur knapp 10 Prozent sind der Meinung, dass ihr Ausstieg gut vorbereitet war.

Der Win-Back-Pool ist vergleichbar mit dem Talent Pool. Es lohnt sich, mit ehemaligen Mitarbeitenden Kontakt zu halten – auch um eine eventuelle Rückkehr zu ermöglichen – vor allem, wenn es sich dabei um Mitarbeitende handelt, deren Abgang man bedauert.

Bevor die Employee Journey eines Mitarbeiters beginnt, sollten Sie sich im Klaren sein, wie sich diese gestalten könnte.
Um sich einen Überblick über die unabdingbaren Stationen der Journey zu verschaffen, sollten Sie eine Employee Journey Map erstellen.

Die Journey Map visualisiert die verschiedenen Phasen, die durchlaufen werden. Sie vermittelt nicht nur einen Ablauf, sondern fördert auch ein ganzheitliches Verständnis für die Erfahrungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden und hilft dabei, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und zu optimieren.

Um eine Journey Map zu erstellen, sollten Sie diese Schritte durchlaufen:

1. Definieren Sie ein konkretes Ziel: Überlegen Sie sich, was in der Employee Journey abgebildet werden soll. Sollen alle Touchpoints oder nur bestimmte Stationen erfasst werden? Möchten Sie auch mögliche Probleme abbilden?

2. Identifizieren Sie die Phasen, welche Mitarbeitende durchlaufen sollen.

3. Erstellen Sie Personas: Mithilfe von Feedbackgesprächen und Mitarbeiterbefragungen können Sie repräsentative Personas aufstellen. Ob Teamleads oder Werkstudierende – die Employee Journey sollte immer konkret auf die jeweilige Position angepasst sein.

4. Identifizieren Sie kritische Touchpointsund versuchen Sie, die jeweiligen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen, um mögliche Verbesserungspotenziale zu erkennen.

5. Überprüfen Sie Ihre Maßnahmen: Nach der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen sollten Sie überprüfen, ob diese den gewünschten Effekt erzielt haben.

Um Ihr Unternehmen zu optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, hilft eine kritische Auseinandersetzung mit der Employee Journey, um mögliche Probleme oder Schwachstellen zu identifizieren.

Wichtig ist, dass Sie allen Schritten der Employee Journey die gleiche Aufmerksamkeit zukommen lassen und nicht einzelne Stationen vernachlässigen.

An alles gedacht? Das Offboarding ist ein Prozess, in dem viele verschiedene Einzelaufgaben anfallen. Mit unserer Offboarding-Checkliste als PDF behalten Sie jedes Detail im Blick.