Büromanagement: Infos zum Berufsfeld

Das Büromanagement kümmert sich um die Organisation, Verwaltung und Optimierung alltäglicher Abläufe im Büro. Dabei ist das Büromanagement nicht gleichzusetzen mit der Bürokommunikation. Ersteres geht über die Bürokommunikation hinaus und umfasst alle Ebenen des Managements – von der Planung über die Entscheidung und Organisation bis hin zur Kontrolle.

Deine Tätigkeitsbereiche als Büromanager können sich je nach Arbeitgeber und Branche unterscheiden. Tatsache ist: Du findest in nahezu allen Wirtschaftsbereichen Beschäftigung. Exemplarisch kommen dabei folgende Einsatzbereiche für dich infrage:

• Marketing und Vertrieb
• Personalwesen
• Finanz- und Rechnungswesen
• Informationsbeschaffung
• Sekretariat

Ein abgeschlossenes Studium ist keine Pflicht, um Büromanager zu werden. Dennoch kann dir eine akademische Laufbahn einige Vorteile bringen. So lernst du in den betriebswirtschaftlichen Studiengängen den Aufbau und die Funktionsweise verschiedenster Unternehmensbereiche kennen und verstehst gesamtwirtschaftliche Zusammenhänge.

Häufig integrieren Bachelorstudiengänge auch Praxissemester. Das wiederum verschafft dir die Möglichkeit, das Management eines Büros aus der Nähe kennenzulernen sowie deine individuellen Stärken und Interessen herauszufinden.

In der Regel umfasst ein grundständiges Studium zwischen sechs und sieben Semester. Im Anschluss hast du mehrere Optionen – vom weiterführenden Masterstudium bis hin zum unmittelbaren Berufseinstieg.

Was muss man studieren, um im Büromanagement zu arbeiten?

Sowohl ein BWL- als auch ein VWL-Studium verschaffen dir eine solide Wissensgrundlage. Abhängig von deinen Interessen kannst du auch direkt Studiengänge mit einem Schwerpunkt besuchen, zum Beispiel im Bereich Personal, Marketing oder Finanzen.

Auch Quereinsteiger aus der Öffentlichen Verwaltung oder dem IT-Bereich finden häufig ihren Weg ins Büromanagement. Ein praxisorientierter Weg in den Job führt über die Ausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement. Außerdem gibt es in Deutschland zahlreiche Weiterbildungen, die einen entsprechenden Karriereweg ebnen können.

Was muss ich im Büromanagement können?

Gute Büromanager bestechen durch die Kombination aus Organisationsfähigkeit, Kommunikationsfreude und Serviceorientierung. Denn all das ist Voraussetzung dafür, dass du Kundenanfragen souverän und freundlich abwickelst, der Geschäftsführung erfolgreich Bericht erstattest und keine Termine verschwitzt.

Ein kaufmännisches Wissen ist für dich als Büromanagerin essenziell, um bürowirtschaftliche Aufgaben zu erledigen. Außerdem solltest du Methoden des Projektmanagements beherrschen, um in dem Sumpf an To-Dos im Büro nicht unterzugehen. Gerade im digitalen Zeitalter sind Kenntnisse unterschiedlicher Tools wichtig. Angefangen mit dem Office-Paket von Microsoft bis hin zur Software für Videokonferenzen.

Was macht ein Büromanager?

Deine Aufgaben als Büromanager sind sehr vielfältig und können sich auf verschiedenen Ebenen abspielen. Auf Prozessebene erledigst du zum Beispiel den internen und externen Schriftverkehr. Du planst Termine, verteilst die Post, bereitest Unterlagen für die Geschäftsführung auf und unterstützt ggf. bei Präsentationen. Bist du als Büromanagerin in einem bestimmten Unternehmensbereich aufgehängt, können deine Aufgaben spezieller werden.

Im Controlling etwa unterstützt du die Finanzbuchhaltung, überwachst Rechnungseingänge und wirkst am Jahresbericht mit. Im Vertrieb dagegen unterbreitest du Kunden Angebote, pflegst Social-Media-Kanäle oder planst Veranstaltungen. In der Logistik gehört die Erfassung und Kontrolle von Lagerbeständen zu deinen Aufgaben, während du als Büromanager im Personalbereich Personalakten verwaltest und ggf. unterstützt, Arbeitsverträge vorzubereiten.

Experten für Assistenz und Sachbearbeitung sind in jeder Branche gefragt, von der Industrie bis zur Kreativwirtschaft. Im Umkehrschluss musst du dich nicht auf bestimmte Arbeitgeber beschränken. Im Unternehmen selbst kannst du in verschiedenen Bereichen zum Einsatz kommen. Daher gilt der Job als Büromanager gemeinhin als sehr sicher.

Nach dem erfolgreichen Berufseinstieg heißt es dann: Erfahrung im Büro sammeln. Hierbei können dir Weiterbildungen helfen, deine Fachkenntnisse aufzufrischen und zu erweitern. Möchtest du beruflich schnell weiterkommen, kannst du eine sogenannte Aufstiegsweiterbildung absolvieren. Das kann zum Beispiel die Prüfung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation sein. Auch ein Studium qualifiziert dich unter Umständen für Managementpositionen. Dabei gilt: Sobald du Budget und/oder Personalverantwortung übernimmst, steigt dein Gehalt sprunghaft an.