Executive Assistant: Infos zum Beruf

Executive Assistance, auch Assistenz der Geschäftsführung oder Direktionsassistenz genannt, umschreibt die Unterstützung einer Organisationsführung bei der Abwicklung alltäglicher Aufgaben.
Dabei kommen Executive Assistants in Einrichtungen aller Formen zum Einsatz – vom Unternehmen über die Verwaltung bis hin zur Behörde.

Als Executive Assistant kannst du in allen Organisationsformen Beschäftigungen finden. Du bist dabei an keine bestimmte Branche gebunden. Je nach Arbeitgeber und Einsatzgebiet können sich zum Beispiel in den folgenden Bereichen Tätigkeitsschwerpunkte ergeben:

• Personal und Recruiting
• Sales
• Projektmanagement
• Finanz- und Rechnungswesen
• Data Analytics

Es gibt unterschiedliche Wege, um Executive Assistant zu werden. Sowohl ein Studium als auch eine kaufmännische Ausbildung eignen sich für den Berufseinstieg als Executive Assistant. Eine Ausbildung, zum Beispiel als Kaufmann/-frau für Büromanagement, bereitet dich vor allem auf praktische Weise auf den Job vor.

Ein Studium dagegen gibt dir das theoretische Rüstzeug mit an die Hand. Du lernst Managementmethoden kennen, verstehst betriebswirtschaftliche Zusammenhänge und frischst dein Know-how im Bereich Finanzen auf. Sinn macht ein Studium als Executive Assistant vor allem dann, wenn du dich für Führungspositionen interessierst. Im Anschluss an ein Bachelorstudium mit der Dauer von drei bis vier Jahren hast du die Möglichkeit, einen weiterführenden Master zu absolvieren. Der wiederum dauert für gewöhnlich zwei Jahre. Meistens hast du währenddessen die Möglichkeit, dich auf ein bestimmtes Fachgebiet zu spezialisieren.

Was muss man studieren, um Executive Assistant zu werden?

Betriebswirtschaftliche Studiengänge sind der typische Weg, um Executive Assistant zu werden. Ist dir das klassische BWL-Studium zu unspezifisch, kannst du einen Studiengang mit Schwerpunkt belegen, zum Beispiel Betriebswirtschaftslehre mit Fokus auf den Bereich Advanced Management.

Auch Quereinsteiger aus anderen Fachgebieten sind für den Job als Executive Assistant nicht zwangsläufig ungeeignet. Absolventen der Studiengänge Digitales Verwaltungsmanagement oder Wirtschaftskommunikation können bei entsprechender Berufserfahrung ebenfalls als Executive Assistant arbeiten.

Was muss ich als Executive Assistant können?

Betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse sind die erste Voraussetzung für den Job. Noch besser ist Berufserfahrung in der Assistenztätigkeit, die du im Laufe deines Studiums oder der Berufsausbildung sammeln konntest – zum Beispiel über Praktika oder Werkstudierendentätigkeiten. Je nach Unternehmen und dessen Marktausrichtung können auch Englischkenntnisse für den Executive Assistant von Vorteil sein.

Wichtig ist, dass du zuverlässig arbeitest – immerhin hast du verantwortungsvolle Aufgaben, musst Termine einhalten und bist zwischenzeitlich auch mit einem hohen Arbeitspensum konfrontiert. Letzterem begegnest du bestenfalls mit einem ausgeprägten Organisationsgeschick und einer strukturellen Herangehensweise. Dabei sollte dich ein stets professionelles und freundliches Auftreten auszeichnen.

Was macht ein Executive Assistant?

Deine Aufgaben in der Rolle des Executive Assistant sind facettenreich. Dabei ist dein Auftraggeber stets die Geschäftsführung. Soll heißen: Werden beispielsweise aktuelle Finanzdaten zum Unternehmen benötigt, besorgst du sie. Muss die Hauptversammlung vorbereitet werden, übernimmst du das. Sollen Sachverhalte mit Geschäftspartnern geklärt werden, springst du vertretungsweise ein und regelst das Anliegen.

Die wichtigsten Aufgaben des Jobs als Executive Assistant sind es also, deinen Vorgesetzten zuzuarbeiten und sie durch die Übernahme wichtiger To-dos zu entlasten. Das können sowohl Schreibtischarbeiten als auch konkrete Entscheidungshilfen sein. So lieferst du der Chefetage beispielsweise Analysen zur Kostenstruktur im Unternehmen, erstellst Statistiken, bewertest Marktpotentiale und wirkst damit am Entscheidungsprozess aktiv mit.

Da du in jeder Branche und bei den unterschiedlichsten Arbeitgebern Beschäftigung findest, stehen deine Chancen sehr gut, den Berufseinstieg als Executive Assistant schnell und erfolgreich zu meistern. Zudem hast du den berufsbedingten Vorteil, in direktem Kontakt mit der Geschäftsführung zu stehen. Das trifft nur auf wenige Menschen in (großen) Unternehmen zu und bedeutet im Umkehrschluss, dass dir bei guter Arbeit dein Job ziemlich sicher sein dürfte.

Da du auch im Kundenkontakt stehst und die Interessen des Unternehmens hin und wieder extern vertrittst, kannst du dir in der jeweiligen Branche schnell einen Namen machen. So ist es durchaus üblich, dass Executive Assistants abgeworben werden und dadurch auf der Karriereleiter schnell nach oben klettern. Überzeugst du jahrelang auf ganzer Linie, übernimmst Führungsverantwortung und bildest dich beruflich weiter, ist sogar ein Aufstieg ins Executive Board, also in die Geschäftsführung, möglich.