Auftragsabwicklung: Infos zum Beruf

Die Auftragsabwicklung bezeichnet den Prozess, durch den ein Unternehmen eingehende Bestellungen von Kunden speziell nach ihren Wünschen bearbeitet, von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung. Das Hauptziel ist eine zufriedenstellende Erfüllung des Auftrages, indem Bestellungen effizient, fehlerfrei und termingerecht abgewickelt werden. Dieser individuelle Ansatz ermöglicht es, maßgeschneiderte Lösungen zu bieten, die präzise auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden abgestimmt sind. Eine gute Kommunikation zwischen Kunde und Dienstleister oder Herstellung ist hier das A und O.

In der Auftragsabwicklung gibt es mehrere Phasen, die spezifische Fähigkeiten und Prozesse erfordern. Um eine effiziente und kundenorientierte Abwicklung zu gewährleisten, sind folgende Schritte der Auftragsabwicklung zentral:

• Auftragsannahme und -prüfung: Hier werden Kundenbestellungen entgegengenommen und auf ihre Machbarkeit hin überprüft. Dies beinhaltet die Prüfung der Produktverfügbarkeit und der Liefertermine.
• Produktionsplanung und -steuerung: In diesem Bereich wird die Herstellung der bestellten Produkte geplant und überwacht. Auftragsentwickler arbeiten hier oft eng mit dem Bereich Produktion zusammen, um sicherzustellen, dass alle Ressourcen optimal genutzt werden.
• Logistik und Versand: Dieser Bereich umfasst die Lagerhaltung, die Kommissionierung der Waren sowie den Versand an den Kunden. Auftragsentwickler müssen hier effiziente Transportwege planen und überwachen.

Um eine termingerechte und qualitativ hochwertige Lieferung zu gewährleisten, erfordert die Auftragsabwicklung außerdem eine enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Vertrieb, Produktion und Logistik.

Welche Voraussetzungen braucht man in der Auftragsabwicklung?

In der Auftragsabwicklung sind verschiedene Voraussetzungen wichtig, die sowohl studienbezogene als auch berufliche Weiterbildungen umfassen können. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bereich Büromanagement oder Groß- und Außenhandel, ist oft die Basis. Aber auch ein Studium mit wirtschaftswissenschaftlichen Schwerpunkt ist möglich, um in die Berufswelt der Auftragsabwicklung, einzusteigen, aber nicht zwingend notwendig.

Wichtig für die Rolle des Auftragsentwicklers ist ein tiefes Verständnis für die gesamte Wertschöpfungskette und die Fähigkeit, komplexe Prozesse zu steuern und zu optimieren. Berufliche Erfahrungen im kaufmännischen Bereich, beispielsweise im Vertrieb, Kundenservice oder Logistik sind eine Möglichkeit, sich diese Skills anzueignen.

Was muss ich studieren, um in der Auftragsabwicklung zu arbeiten?

Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder Logistik bietet eine gute Grundlage für die Tätigkeit als Auftragsentwickler. Je nach den Anforderungen des Arbeitsplatzes und den persönlichen Karrierezielen könnten auch Zertifizierungen im Bereich Logistikmanagement oder Supply Chain Management interessant sein.

Was muss ich als Auftragsabwickler können?

Neben fundiertem Fachwissen in Betriebswirtschaft und Logistik sind für Auftragsentwickler vor allem auch soziale Kompetenzen wie Teamfähigkeit und Konfliktlösungsfähigkeit wichtig. Gute EDV-Kenntnisse sind ebenfalls hilfreich, da die Auftragsbearbeitung häufig über spezialisierte Software abgewickelt wird.

Darüber hinaus sind eine Reihe von Soft Skills entscheidend, um einen reibungslosen Ablauf der Auftragsabwicklung zu gewährleisten:

• Organisationstalent: Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten sind wichtig, um den Überblick über die verschiedenen Bestellungen zu behalten, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass alles rechtzeitig abgeschlossen wird.
• Kommunikationsfähigkeiten: Du musst in der Lage sein, mit verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Produktion und Logistik präzise zu kommunizieren und zu koordinieren. Kundenorientierung: Die Fähigkeit, maßgeschneiderte Angebote für deine Kunden zu entwickeln und somit die Kundenzufriedenheit und -bindung zu fördern.
• Stressresistenz: Die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben und rational zu handeln, ist besonders bei hohem Auftragsvolumen oder bei unerwarteten Problemen hilfreich.

Was macht ein Auftragsabwickler?

Ein Auftragsabwickler ist zuständig für die Koordination und Durchführung aller Schritte von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung des Produkts. Diese Rolle beinhaltet die Überprüfung der Auftragsdetails, die Abstimmung mit Produktion oder Dienstleistungserbringern, die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Waren und die Organisation des Versands. Wesentlich ist dabei die effiziente Kommunikation zwischen allen beteiligten Abteilungen, da sie wichtige Informationen über den Bestellprozess austauschen. Darüber hinaus ist der Auftragsabwickler für die Kundenbetreuung während des gesamten Ablaufs verantwortlich, mit dem Ziel, die Erwartungen der Kunden zufriedenzustellen.

Wo arbeitet eine Auftragsabwicklerin?

Eine Auftragsabwicklerin kann in einer Vielzahl von Branchen und Unternehmen arbeiten, die Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Typische Arbeitsumgebungen umfassen Produktionsunternehmen, Groß- und Einzelhandel, Logistik- und Speditionsunternehmen, Firmen im Bereich IT und Software sowie Dienstleistungssektoren wie Marketingagenturen oder Beratungsfirmen.

Auch mittelständische Unternehmen stellen oft Auftragsabwickler ein, um den reibungslosen Ablauf ihrer Geschäftsprozesse sicherzustellen. Die spezifischen Aufgaben können variieren, abhängig von der Größe des Unternehmens, der Branche und der Komplexität der Produkte oder Dienstleistungen, die angeboten werden.

Die Berufsaussichten in der Auftragsabwicklung sind positiv, da effiziente Prozesse und Kundenzufriedenheit für Unternehmen aller Größen und Branchen entscheidend sind. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der Zunahme des E-Commerce wächst die Nachfrage nach Fachkräften, die Auftragsabwicklungsprozesse verstehen und optimieren können. Spezialisten, die Prozesse optimieren und digitale Tools in der Auftragsabwicklung vorantreiben können, sind demnach besonders gefragt.
Die Fähigkeit, Prozesse zu straffen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern, kann zu einer Vielzahl von Karrieremöglichkeiten in der Logistik, im Supply Chain Management und in anderen verwandten Bereichen führen.