Digitalisierung der HR-Branche

• Die Aufgaben von HR-Verantwortlichen verändern sich: aus administrativen werden eher gestalterische Tätigkeiten.
• Die Prozesse werden schneller und transparenter für alle.
• Datenschutz wird eine wichtige Rolle spielen.

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Die Digitalisierung macht Mitarbeitenden aller Branchen auch heute noch Angst. Die Sorge, durch Künstliche Intelligenz, smarte Software und automatisierte Prozesse redundant zu werden, macht deshalb auch vor Recruitern nicht halt.

Und es stimmt: die Digitalisierung bringt viele Veränderungen mit sich, die auch vor Recruitern nicht haltmachen. Überflüssig werden HR-Abteilungen jedoch durch den Einsatz digitaler Hilfsmittel keinesfalls. Vielmehr bekommen sie wieder Zeit, sich auf das zu konzentrieren, weshalb sie ursprünglich HRler wurden: um mit Menschen zu arbeiten.

Waren HR-Abteilungen früher viel mit administrativen Arbeiten beschäftigt, wie Lohnabrechnungen machen und das Personalmanagement inkl. Urlaubsplanung und Krankheit zu organisieren, so sind dank der Digitalisierung viele Prozesse heute standardisiert und damit schneller. Das persönliche Gespräch kann wieder intensiviert werden, da die Prozesse eher moderiert werden.

Immer wichtiger ist es dabei, in den Dialog zu treten – analog oder aber auch digital mithilfe von Tools wie z. B. Leapsome. So sollten sich HR-Abteilung intensiv mit allen relevanten Stakeholdern austauschen und natürlich auch in Sachen Change Mangement begleiten.

Abwesenheiten.

Urlaube, Krankheiten und andere Abwesenheiten können über Tools wie OrgOS oder Staffboard einfach digital erfasst werden und sind dann für alle Kollegen transparent und datenschutzkonform einsehbar.

Digitale Personalakten.

Digitale Personalakten sind nicht nur für HR, sondern auch für die zuständigen Führungspersonen zugänglich. So können Teamleads eigenständig Eintrittsdaten, Gehälter und bestimmte Vertragsmodalitäten einsehen und müssen nicht bei HR nachfragen. Das erspart mühsame Abstimmungen. Einfache Informationen wie Adressänderungen können zudem von den Mitarbeitenden selbst aktuell gehalten werden.

Bewerbungsmanagementsysteme.

Der Bewerbungsprozess sollte im Idealfall über ein Bewerbungsmanagementsystem organisiert sein. So können Bewerbungen getrackt und effektive Recruitingkanäle identifiziert werden. Zudem sind potenzielle Bewerbungen auch für die zuständigen Teamleiter zugänglich. So kann sich HR mit den Fachbereichen abstimmen, Entscheidungen werden schneller getroffen und Prozesse sind flexibler und agiler. Das freut auch die Bewerbenden.

Onboardings & How-tos.

Ein weiterer Vorteil der Technisierung der HR-Branche sind digitale Onboardings und How-tos. Lag früher vielleicht eine Willkommensmappe auf dem Schreibtisch eines neuen Mitarbeitenden oder hing über dem Drucker ein How-to, wie dieser zu bedienen ist, so können Sie diese Dokumente heute online zugänglich machen. Idealerweise sind diese Dokumente Dropbox Paper oder Google Docs, denn so kann die ganze Firma – oder alle, die Sie dafür freischalten – auf die Dokumente zugreifen und sie auch aktuell halten.

E-Learning-Plattformen.

Viele Unternehmen machen es bereits vor und schaffen eigene Corporate-Learning-Lösungen für ihre Mitarbeitenden. Das sind digitale Plattformen, die spezielle Lerninhalte beinhalten und mit denen sich die Mitarbeitenden weiterbilden können. Dass kann allgemein zum Thema IT oder auch fachspezifisch sein. Hier gibt es neben Lehrbuch-ähnlichen Übungen natürlich auch die Möglichkeit digitaler Workshops.

Agilität & Remote Work.

Arbeit wird heute in den meisten Branchen immer projektlastiger und vor allem mobiler. Das bedeutet, Remote und Home Work sind in vielen Unternehmen längst Standard und werden von Bewerbenden erwartet. Die HR-Abteilung sollte hier mit gutem Vorbild voran gehen und die nötige Infrastruktur aktiv mit bestimmen. Hier ist eine enge Zusammenarbeit mit der IT und der Führungsetage notwendig.

Unternehmenskultur.

Eine vereinfachte und schnellere Administration ist für alle Mitarbeitenden von Vorteil und schafft ein angenehmeres Arbeitsklima. Aufgaben werden umverteilt und so Prozesse beschleunigt. Wichtig ist nur, dass diese stets hinterfragt und optimiert werden. Dazu müssen sich HR-Verantwortliche regelmäßig mit den Stakeholdern abstimmen.

Seit der verschärften Datenschutzverordnung aus dem Jahr 2018 gelten auch für Recruiter strengere Bedingungen. Die Angst vor Abmahnungen nimmt zu und auch der Reputationsverlust ist für Unternehmen eine Gefahr. Wir empfehlen deshalb zum Beispiel, auf professionelle HR-Software zu setzen.

Die gute Nachricht ist hier nämlich: Zunächst haftet der Auftragnehmer, also in dem Fall der Software-Anbieter. Hier ist es wichtig, sich vorab zu informieren, wo das Unternehmen ansässig ist. Das neue Markttorprinzip besagt zwar, dass Unternehmen sich auch dann an die EU-Datenschutzrichtlinien halten müssen, wenn sie außerhalb Europas sitzen, sobald sie Dienstleistungen in der EU anbieten. Wenn Sie aber ganz sicher sein wollen, suchen Sie sich einen Anbieter aus Ihrem Land.

Grundsätzlich müssen Unternehmen seit 2018 außerdem einen Datenschutzbeauftragten im Hause haben, sofern ihre Kerntätigkeit die Verarbeitung von Daten ist. Wir empfehlen Ihnen diese Position sehr ernst zu nehmen, da bei Verstößen hohe Strafen drohen.

Welche Datenschutz-Themen betreffen HR?

Grundsätzlich sieht die DSGVO vor, dass die Rechte von Bewerbenden und Arbeitnehmern gestärkt werden und sie die Hoheit über ihre Daten haben. Das betrifft folgende Bereiche für HR-Verantwortliche:

• Informationspflicht
• Auskunftsrecht
• Recht auf Berichtigung und Löschung ihrer Daten

Abschließend haben wir Ihnen hier die Vorteile der Digitalisierung der HR-Branche zusammengefasst – je nach Themengebiet.