HR Reporting: Daten erheben und auswerten

• In fast jedem Unternehmen werden bereits Daten gesammelt, die im HR verwendet werden können.
  
• Wer noch am Anfang steht, sollte zuerst herausfinden, wo im Unternehmen bereits Daten gesammelt werden.
• Beim Auswerten von Daten gilt es, mögliche Fehlerquellen zu beachten.

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Human-Ressources-Abteilungen müssen viele Fragen beantworten, u. a. um ihre Erfolge und ihren Wert für das Unternehmen beim Management nachzuweisen und ihr Budget zu verhandeln:

• Welche Kanäle funktionieren im Recruiting digital am besten?

• Welche Kandidaten passen am besten zu einem Unternehmen und in ein spezielles Team?

• Wie schätzen sich Mitarbeiter selbst und gegenseitig ein und wie entwickeln sie sich weiter?

Mit den richtigen Informationen und einem guten Reporting können Personaler genau diese Fragen beantworten. Aber was heißt „gutes Reporting“? Es bedeutet zielgerichtet Daten zu sammeln und diese auszuwerten.

HR Reporting – auch HR Analytics oder People Analytics – beginnt mit der Frage, was man eigentlich wissen will. Jede Personalabteilung hat eine Vielzahl von Zielen, die sie erreichen will. Oft werden auf dem Weg dorthin Entscheidungen aus dem Bauchgefühl heraus getroffen. Das ist gut, es geht aber besser.

Viele Personaler wollen ihr Bauchgefühl gegenüber vielen Themen auf seine solide Datenbasis stellen, denken aber, dass sie gar keine Daten haben. Dabei ist das eigentliche Problem, dass sie nicht genau wissen, wo sie suchen sollen, um an Informationen über Bewerber zu kommen.

Ein erster Schritt ist immer, in anderen Teams nachzufragen, ob Tools zur Datenanalyse bereits genutzt werden und welche Erfahrungswerte es gibt. In vielen Unternehmen wird (meist im Marketing) bereits Google Analytics oder Google Data Studio verwendet, um Reportings zu erstellen. Sie können aber auch einfach selbst nachsehen, ob auf den eigenen Webseiten Google-Analytics verwendet wird.

In Google Analytics kann man viele interessante Informationen über die User der eigenen Webseite sowie der Karriereseite bekommen:

• Anzahl der User auf der Karriereseite.
• Verweildauer der User auf der Karriereseite.
• Alter und Geschlecht der Zielgruppe.
• Verhältnis von neuen zu wiederkehrenden Nutzern.
• Verhalten auf der Seite.
• Welcher Browser genutzt wird.

HR Recruiting Tools haben viele Kennzahlen natürlich noch besser integriert und bereiten sie leichter und schneller auf. Ein paar von ihnen haben wir uns in unserem Artikel über die 11 besten Recruiting-Tools 2020 angesehen.

Ein weiteres Instrument, um Daten zu sammeln, ist, eigene Daten zu erheben. Das kann zum Beispiel in Form von Umfragen geschehen. Dabei kann es um die Mitarbeitermotivation oder um den Bewerbungsprozess gehen.

Wer Daten Online erhebt, muss immer auch darauf achten, dass die Datenschutzerklärung auf dem neuesten Stand ist. User müssen hier genaue Angaben darüber finden, mithilfe welcher Instrumente (Google Analytics etc.) Daten gesammelt und wie diese verwendet werden.

Die Auswertung der Daten für ein Reporting ist der nächste Schritt. Um hier eine angemessene Qualität zu erreichen, ist es wichtig, die Kennzahlen zu normieren. Nehmen wir die Kennzahl Bewerbungen. Hier ist der Vergleichszeitraum zu beachten. Bewerbungen pro Monat auszuwerten birgt mehrere Fallstricke. Monate sind schwer miteinander vergleichbar, weil sie nicht gleich lang sind und Ferienzeiten sowie Feiertage Monatswerte stark beeinflussen. Besser ist es, Bewerbungen pro Tag miteinander zu vergleichen.

Die Qualität der Daten muss stimmen. Fehler können auch auftreten, wo Sie sie eigentlich nicht vermuten. Fragen Sie im Vorstellungsgespräch, wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden sind? Die Antworten auf diese Frage sind nicht besonders valide. Viele Bewerber lügen an dieser Stelle. Auch Fragen zum Aussehen der Karriereseite wird kaum ein Bewerber wirklich ehrlich beantworten, weil viele vermuten, dass negatives Feedback eher unerwünscht ist.

Die Anforderungen an eine Datenanalyse wirken am Anfang immer sehr hoch, aber sobald Sie erste Lösungen gefunden haben und erfolgreich Daten erheben und auswerten, können sie Ihre Arbeit bei Ihrer Führungskraft und dem Management mit Zahlen belegen. Das Wichtigste ist, Kennzahlen und deren Auswertung immer zu durchdenken. Wenn Sie erst einmal einen Prozess richtig aufgesetzt haben, haben Sie eine gute Grundlage für ein HR Reporting geschaffen.