Onboarding neuer Mitarbeiter: Die 10 wichtigsten Grundregeln

• Der erste Eindruck ist entscheidend, gestalten Sie die deshalb die Einarbeitung für neue Mitarbeiter so spannend und angenehm wie möglich.
• Ein strukturierter Onboarding-Prozess ermöglicht die erfolgreiche Integration neuer Kollegen und führt darüber hinaus zu gesteigerter Motivation, Produktivität sowie zur langfristigen Bindung neuer Mitarbeiter ans Unternehmen.
• Wir verraten Ihnen die 10 Regeln für ein gutes Onboarding und geben Ihnen eine Checkliste an die Hand.

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Onboarding, das ist laut Definition das „an Bord holen“ neuer Mitarbeiter und einer der wichtigsten Schritte, um neue Talente von Anfang an zu motivieren – und am Ende auch langfristig zu binden. Ein strukturierter Onboarding-Prozess und die Maßnahmen dahinter lohnen sich richtig: Damit fühlen sich neue Mitarbeiter sofort willkommen, integrieren sich schnell ins vorhandene Team, engagieren sich fürs Unternehmen und tragen somit zum Unternehmenserfolg bei. Ein strukturiertes Onboarding verfolgt drei Ziele:

1. Fachliche Einarbeitung der neuen Mitarbeiter, Kennenlernen täglicher Aufgaben und Motivation zum eigenständigen Arbeiten.
2. Aufbau der Kontakte zu Kollegen und Integration ins Team.
3. Vermittlung der Unternehmenskultur und der geteilten Werte, sowie der gängigen Strategien und Prozesse.

Beim Recruiting achten Personalverantwortliche darauf, nur die besten Bewerber einzustellen. Je nach Branche ist dieser „War for Talents“ langwierig und vor allem richtig teuer. Untergraben Sie diese Erfolge nicht mit einem schlechten Onboarding. Besonders erschreckend ist, dass fast ein Drittel der qualifizierten Mitarbeiter schon in der Probezeit oder im ersten Jahr wieder kündigen – dann müssen Sie Ihre Suche von Neuem beginnen.

Kündigen Kandidaten vor dem ersten Arbeitstag?

Damit das nicht passiert, geben wir Ihnen 10 Regeln fürs Onboarding neuer Mitarbeiter an die Hand. Für einen ersten Überblick hier vorab eine Checkliste über die wichtigsten Onboarding-Maßnahmen.

Checkliste: 10 Regeln für ein strukturiertes Onboarding

Auf diese 10 Maßnahmen für ein strukturiertes Onboarding gehen wir in Folgendem nun genauer ein.

Ein häufiger Fehler: Die Einarbeitung beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters, sondern schon viel früher. Eine strukturierte Einarbeitung besteht aus drei Phasen, nämlich dem Preboarding, Onborading und der Integration.

Die Phase des sogenannten Preboardings dauert von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Phase dürfen Sie den neuen Mitarbeiter keinesfalls allein lassen, sondern müssen den Kontakt pflegen, Informationen geben und versuchen, eine Beziehung aufzubauen. Fragen Sie regelmäßig nach dem Befinden des neuen Mitarbeiters, beantworten Sie offene Fragen und klären Sie frühzeitig den Ablauf für den ersten Arbeitstag. Das stärkt noch einmal Ihr Bild als attraktiven Arbeitgeber.

Auch organisatorisch sollten Sie im Vorfeld einiges klären:

• Ist vertraglich alles geregelt?
• Sind Hardware und Software startklar? Wurden alle nötigen Zugriffsrechte und Passwörter generiert? Müssen eventuell zusätzliche Lizenzen eingekauft werden?
• Stellen Sie alle Arbeitsmittel und, falls nötig, Dienstkleidung, Firmenwagen, Diensthandy etc. bereit.
• Hat der neue Mitarbeiter alle Informationen zum ersten Arbeitstag und weiß, wann er sich wo und bei wem melden soll?

Verschicken Sie bereits Einladungen zu ersten Onboarding-Terminen, damit der erste Arbeitstag strukturiert abläuft.

Der erste Eindruck ist immer am wichtigsten. Seien Sie freundlich und versuchen Sie, die Anspannung des neuen Mitarbeiters zu reduzieren. Ihr Ziel muss sein, den ersten Arbeitstag so angenehm wie möglich zu gestalten, indem Sie eine lockere Atmosphäre schaffen, aber den Tag selbst strukturiert durchplanen. Auch ein Blumenstrauß, eine Willkommenskarte oder ein kleines Geschenk auf dem Arbeitsplatz sind eine nette Geste und können einen Unterschied machen.

Mit dem ersten Arbeitstag beginnt das eigentliche Onboarding. Diese Phase dauert über mehrere Monate an, üblicherweise bis zum Ende der Probezeit.

Es gehört zum Grundverständnis, dass der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters eingerichtet und die nötige Hardware und Software bereitgestellt ist. Dass sich neue Mitarbeiter am ersten Tag alles selbst zusammen suchen müssen, wäre ein echtes No-Go und führt im schlimmsten Fall zur baldigen Kündigung. Um die gefürchtete Anfangsfluktuation zu vermeiden und eine reibungslose Einarbeitung zu garantieren, sollten Sie als Arbeitgeber am ersten Arbeitstag folgende Sachen ungefragt bereitstellen:

• voll ausgestatteter Arbeitsplatz: PC/Laptop (mit Software und Zugängen), Bildschirm, Maus, Tastatur, Bürostuhl, Tisch und Schreibsachen
• ggf. Dienstwagen, Diensthandy und Dienstkleidung übergeben
• Zugang zum Büro verschaffen, ggf. Türchip, Schlüssel und Zeitstempelkarte übergeben

Seien Sie sich dessen bewusst, dass neue Mitarbeiter mit einem neuen Job nicht nur neue Aufgaben und ein neues Unternehmen erwarten, sondern vor allem auch neue Kollegen, mit denen Sie einen Großteil ihres Tages verbringen werden. Die soziale Komponente ist essentiell bei einem neuen Job. Schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass neue Mitarbeiter sich schnell willkommen fühlen und Kontakte zu den anderen Mitarbeitern knüpfen können. Eine kleine Vorstellungsrunde am ersten Tag bricht das Eis und gibt auch den Kollegen die wichtigsten Informationen zum neuen Mitglied.

Zu den Onboarding-Maßnahmen gehört übrigens auch die erste gemeinsame Mittagspause – neue Mitarbeiter sollten diese keinesfalls allein verbringen oder aktiv nach einer Begleitung suchen müssen.

Überlegen Sie also, ob Sie sogar eine kleine Mittagsrunde organisieren. Durch lockere Gespräche am Mittagstisch ergibt sich dann die Möglichkeit, die neuen Kollegen auch mal privater kennenzulernen. Das gleiche gilt für Kaffeepausen oder kurze Gespräche im Flur.

Da Personalverantwortliche neue Mitarbeiter in den meisten Fällen lediglich empfangen und eine kurze Vorstellungsrunde geben, ist es umso wichtiger, dass neue Mitarbeiter schnell erfahren, welche Ansprechpartner in den kommenden Wochen für die Einarbeitung wichtig sind und diesen auch direkt vorgestellt werden. 

Zusätzlich zur fachlichen Ansprechperson, meist ist das die Teamleitung, ist die Einführung eines Buddy-Systems beim Onboarding sinnvoll. Als Buddy oder Mentor fungieren Kollegen auf gleicher Hierarchieebene, die sich in erster Linie um die soziale Integration der Mitarbeiter kümmern und ein gutes Ankommen in der Gruppe sichern.

Die wichtigen Ansprechpersonen und der Buddy sollten im Voraus ihre Funktion kennen und aktiv in den Einarbeitungsplan eingebunden werden. So können sie sich auf ihre Rolle im Onboarding-Prozess einstellen.

Damit neue Mitarbeiter auch fachlich schnell durchstarten und ihr Wissen einbringen können, sollten sie natürlich sowohl das Unternehmen als auch die Produkte und Dienstleistungen, die angeboten werden, genauestens kennen. Eine ausführliche Vorstellung der Branche und der einzelnen Produkte ist demnach eine der essentiellen Maßnahmen des Onboardings. Gerade wenn neue Kollegen nicht täglich mit den Produkten des Unternehmens in Kontakt kommen, zum Beispiel in der Buchhaltung oder im Controlling, ist es wichtig, ihnen trotzdem ein grundsätzliches Wissen über die Produktpalette zu vermitteln. Auch eine Einführung in den Aufbau der Website des Unternehmens ist sinnvoll.

Darüber hinaus sollte dem neuen Mitarbeiter beim Onboarding natürlich auch eine Einführung in die häufig genutzte Software gegeben werden.

Zum Onboarding gehört auch die Vorstellung der wichtigsten organisatorischen Regelungen. Sammeln Sie Informationen über Arbeitszeitregelung, Krankmeldung, regelmäßige Meetings und andere Gepflogenheiten – entweder ausgedruckt in einer Mappe oder aber digital. Eventuell gibt es auch ein Intranet, in dem alle Informationen geteilt werden. Ziel muss immer sein, dass die Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben und wissen, wo sie die benötigten Informationen finden. Wie ein bestimmter Prozess im speziellen Arbeitsbereich des neuen Kollegen abläuft, sollte im Team erklärt werden.

Damit neue Mitarbeiter einen Überblick über die Zuständigkeiten und Verteilung der Aufgaben im Unternehmen bekommen, bietet sich ein Organigramm mit allen Namen, Kontaktdaten und möglichst auch Bildern der Ansprechpersonen an. So verlieren neue Mitarbeiter nicht den Überblick unter den vielen neuen Gesichtern.

Ein Rundgang durchs gesamte Unternehmen dient der besseren Orientierung und stellt auch die Bereiche vor, mit denen er vielleicht im Arbeitsalltag weniger zu tun haben wird.

Auch wenn das Mission Statement auf der Website verankert ist, Werte und Missionen leben davon, dass die Belegschaft sie wirklich lebt. Vor allem, wenn der neue Mitarbeiter aus einem anderen Umfeld kommt und beispielsweise vom Konzern in ein Startup wechselt, muss die Unternehmenskultur im Onboarding kommuniziert werden. Wofür steht die Firma? Welche Werte vertritt sie? Auch soziale Werte innerhalb des Teams, beispielsweise zum Umgang miteinander oder zur Arbeitsweise, gehören zur Unternehmenskultur sollten bereits im Onboarding offen kommuniziert werden. Damit schaffen Sie den Wunschzustand der psychologischen Sicherheit im Team.

Deswegen sollten Sie sich beim Onboarding Zeit nehmen – neben organisatorischen Inhalten – auch die langfristige Strategie des Unternehmens zu erklären. Welches Ziel verfolgt das Unternehmen? Mit welchen Mitteln und Maßnahmen soll das in den nächsten Monaten erreicht werden? Nur mit diesem Wissen kann der neue Mitarbeiter möglichst bald selbst zur Erreichung dieser Ziele beitragen.

Aber nicht nur hinsichtlich des Unternehmenserfolgs, sondern auch hinsichtlich der persönlichen Erwartungen sollten Sie mit dem neuen Mitarbeiter auf einer Wellenlänge sein. Fragen Sie sich:

• Was erwarten Sie vom neuen Kollegen in den ersten Wochen?
• Welche Ziele will das Team in den nächsten Monaten erreichen?
• Wie kann der neue Mitarbeiter zur Erreichung dieser Ziele beitragen?

Legen Sie hierfür am besten eine Zielvereinbarung an. Und fragen Sie im Gegenzug auch, welche Erwartungen der Mitarbeiter an das Onboarding, die Arbeit, das Team und das gesamte Unternehmen stellt? Nur, wenn diese Fragen geklärt sind, können auch Erfolge und Potenzial gemessen werden.

Die erste Woche beginnt ein neuer Mitarbeiter meist mit einem hohen Energielevel. Dieser positive Stress sollte dafür genutzt werden, die Mitarbeiter von Anfang an zu fordern. So gewöhnen sie sich schneller an das Tempo der Abteilung und die Anforderungen, die an sie gestellt werden.

Versuchen Sie, dem neuen Kollegen schon im Onboarding möglichst spannende Aufgaben zu übergeben und auszuloten, wie viel Verantwortung wann übertragen werden kann. Langeweile und Unterforderungen wären nämlich Kündigungsgründe für frisch eingestiegene Mitarbeiter.

Auch Weiterbildung ist ein wichtiges Thema für neue Mitarbeiter. Bieten Sie interne oder externe Schulungen, Workshops oder Kurse an, damit der neue Kollege sich ständig weiterentwickeln kann und merkt, dass dem Arbeitgeber etwas an seiner persönlichen Entwicklung liegt. Diese Investitionen zahlen sich am Ende immer aus.

Was nutzen Ihnen Ihre Bemühungen, wenn Sie am Ende gar nicht einschätzen können, ob sie sich gelohnt haben? Holen Sie sich unbedingt Feedback von Mitarbeitern, die maximal ein halbes Jahr im Unternehmen sind. Schließlich erinnern diese sich noch sehr gut, was ihnen bei der Einarbeitung gut gefallen, aber vielleicht auch gefehlt hat. Hinterfragen Sie kritisch, wie Ihre Organisation oder der Einarbeitungsplan noch optimiert werden könnte. Halten Sie sich noch einmal vor Augen, wie wichtig der Onboarding-Prozess ist.

Mitarbeiter, die sich positiv an die erste Zeit in der neuen Firma erinnern, integrieren sich schneller, arbeiten motivierter und produktiver und tragen durch persönliche Empfehlungen zu einem positiven Employer Branding bei. Arbeiten Sie also stets an Ihrem Onboarding-Prozess, es lohnt sich.