Digitales Onboarding – HR-Prozesse in Zeiten von Corona

• Ein strukturiertes Onboarding beginnt mit dem Abschluss des Arbeitsvertrages und endet mit dem Bestehen der Probezeit.
• In Zeiten von Kontaktbeschränkungen müssen Sie auf alternative Wege beim Onboarding umsteigen und sich die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse zum Ziel setzen.
• Digitales Onboarding sollte fest in die HR-Prozesse integriert werden, sodass Sie auch nach der Corona-Krise noch davon profitieren können.

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Ziel des Onboardings ist die allgemeine Einführung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen sowie die fachliche Einführung in den Tätigkeitsbereich – zusätzlich aber auch die soziale Integration ins Team. Vielen Personalern ist nicht bewusst, dass dieser Prozess schon vor dem ersten Arbeitstag, nämlich direkt nach der Vertragsunterschrift, beginnen muss und dann bis zum Ende der Probezeit andauert.

Wenn neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen kommen, werden normalerweise viele Informationen über Team- und Beziehungsstrukturen sowie ungeschriebene Gesetze des Zusammenarbeitens und der Arbeitskultur eher implizit, nämlich bei Gesprächen von Schreibtisch zu Schreibtisch, in der Mittagspause oder beim Kaffeeplausch ausgetauscht. Dieser Teil entfällt leider, wenn die Mitarbeiter aus dem Home Office arbeiten.

Damit Sie als Arbeitgeber neuen Mitarbeitern den Einstieg in Ihr Unternehmen trotzdem so leicht wie möglich machen, müssen Sie Ihr Onboarding umstellen. Eventuell müssen zusätzliche Methoden eingesetzt werden und möglichst viele Schritte der Einarbeitung eine Digitalisierung erfahren. Leider konnten viele Unternehmen in der anfänglichen Corona-Phase noch nicht schnell genug auf diese Veränderung reagieren.

Unternehmen, die während des ersten Lockdowns im Frühjahr 2020 zusätzliche (digitale) Onboarding-Maßnahmen ergriffen haben (Quelle: Haufe Onboarding Studie 2020).

• zusätzliche (digitale) Onboarding-Maßnahmen 22 %
• keine zusätzlichen (digitale) Onboarding-Maßnahmen 78 %

Erschreckend ist, dass ein Großteil der Arbeitgeber im ersten Lockdown 2020 keine zusätzlichen digitalen Onboarding-Maßnahmen ergriffen hat. Diese benötigen natürlich deutlich mehr Organisation und Struktur als die gewohnte persönliche Einarbeitung im Büro. Doch auch fürs Onboarding auf Distanz können Sie feste Strukturen etablieren und vor allem auch dann noch davon profitieren, wenn alle wieder im Büro zusammen arbeiten.

Das digitale Onboarding kann man in mehrere Phasen unterteilen. Dabei kommt vor dem Schritt, den die meisten als eigentliches Onboarding verstehen würden, noch das Preboarding. Wichtig ist, dass man als Prozess der Einarbeitung den kompletten Zeitraum – von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit – und damit auch die Phase der Integration und Weiterentwicklung versteht. Denn nur dann erfüllt das Onboarding auch seinen wortwörtlichen Sinn des „an Bord Holens“.

Digitales Onboarding beginnt also bereits vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters im neuen Job, nämlich mit Abschluss des Arbeitsvertrags. Der Eindruck eines neuen Mitarbeiters vom ersten Kontakt, dem reibungslosen administrativem Ablauf und der Willkommens- und Unternehmenskultur ist entscheidend. Davon hängt ab, wie engagiert er sich in den ersten Wochen in seinen Job einarbeiten und ins Team integrieren kann. Darüber hinaus ist ein positiver erster Eindruck auch eine effektive Maßnahme für Ihr Employer Branding.

Das Büro kennenlernen – zur Not auch online

Vor dem ersten Arbeitstag sollte ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz allerdings zumindest einmal auf dem Bildschirm gesehen haben. Wenn es nicht möglich ist, das Büro live zu zeigen, sollten Sie dem Kandidaten unbedingt eine Art digitale Office-Tour anbieten oder zumindest Fotos vom Büro senden. Denn schließlich ist auch die Arbeitsumgebung ein wichtiger Part des Jobs.

Wer sind die Kollegen?

Ebenso sollte der Kandidat die Möglichkeit bekommen, seine zukünftigen Kollegen kennenzulernen, bevor er den Arbeitsvertrag unterschreibt. Wenn auch das persönlich nicht möglich ist, kann ein erster Video-Call mit den Team-Mitgliedern helfen, das Eis zu brechen. 

Willkommensgrüße gegen die Fluktuation vor dem ersten Arbeitstag

Ein guter Start nach dem Vertragsabschluss wäre ein Willkommensgruß – egal, ob per Mail oder postalisch – inklusive einem Überblick und ersten Informationen zum Unternehmen. Das kann eine Art Begrüßungsmappe mit allen relevanten Broschüren sein, ist aber auch digital in Form von Präsentationen, Organigrammen oder Einführungsvideos möglich. 

Dass es sich lohnt, solche Willkommensmaßnahmen zu ergreifen und den Onboardees den Einstieg in den neuen Job so angenehm wie möglich zu machen, zeigt folgende Zahl: 30 Prozent aller neuen Mitarbeiter kündigen in der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag.

Kündigen Kandidaten vor dem ersten Arbeitstag?

• Ja 21 %
• Nur bei bestimmten Stellenausschreibungen 9 %
• Nein 70 %

In Zeiten des Fachkräftemangels können und sollten es sich Arbeitgeber einfach nicht mehr leisten, neu gewonnene Mitarbeiter vor dem eigentlichen Start direkt wieder zu verlieren – schon allein aus ökonomischer Sicht. Sorgen Sie für einen guten ersten Eindruck!

Auf das Preboarding folgt der nächste Schritt im Einarbeitungsplan: das eigentliche Onboarding. Dieses beginnt mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

In folgender Übersicht finden Sie die am weitesten verbreiteten Onboarding-Methoden. Dabei fällt auf, dass rein digitale Methoden, wie beispielsweise eine App, bisher nur selten genutzt werden. Einführungsveranstaltungen, Beurteilungsgespräche und die Unterstützung durch einen Mentor sind hingegen weit verbreitet.

Überblick: Beliebteste Onboarding-Maßnahmen

• Regelmäßige Feedback-Gespräche 65 %
• Einführungsveranstaltung/Welcome Day 64 %
• Pate/Mentor/Buddy 64 %
• Kompetenzaufbau/Weiterbildungsmaßnahmen 39 %
• Unterstützung bei Vernetzung 37 %
  
• Stationen in anderen Abteilungen 31 %
• Zielvereinbarungen in der Probezeit 27 %
• Coaching 11 %
  
• Digitale Prozessunterstützung (z. B. Onboarding-App) 10 %
• Sonstiges 8 %
  
• Keine 5 %

Arbeitsmittel & Tools

Einige Unternehmen versuchen auch in der aktuellen Situation, den ersten Arbeitstag eines neuen Kollegen vor Ort im Büro zu ermöglichen, damit alle Arbeitsmittel übergeben und die ersten Arbeitsschritte persönlich erklärt werden können. Wenn aber ein erster Tag im Büro nicht möglich ist, müssen sie auch hier auf ein digitales Onboarding zurückgreifen.

Falls die nötigen Arbeitsmittel nicht persönlich übergeben werden können, müssen Sie natürlich dafür sorgen, dass alle Arbeitsmaterialien rechtzeitig an den neuen Mitarbeiter geschickt werden und am ersten Arbeitstag einsatzfähig sind. Auch die Zugänge zu allen Cloud-Servern und Tools sollten zu diesem Zeitpunkt bereits eingerichtet und an den Onboardee geschickt worden sein. Beim Login und der Einrichtung all dieser Tools helfen einfache Einführungsdokumente, in denen wichtige Schritte erklärt werden, damit dieser Schritt auch problemlos direkt aus dem Home Office möglich ist. 

• Die Basics für Remote Work: PC oder Laptop mit zusätzlichem Bildschirm und Tastatur, Diensthandy, stabile Internetleitung
• Zugriff auf alle Daten über Cloud-Systeme oder VPN-Zugänge
• Anleitungen und How-tos für die ersten Schritte – von der Einrichtung aller Tools bis hin zur alltäglichen Arbeit
• Projektmanagement-Tools zur einfacheren Organisation des Arbeitsalltags
• Kommunikations-Tools für einfachen, schnellen Informationsaustausch
• Personalmanagement-Tools für digitale Urlaubsanträge oder Krankmeldungen

Aufgaben & Strukturen

Mindestens genauso wichtig wie die Einführung in verschiedene Programme und Tools, die für die tägliche Arbeit von Bedeutung sind, ist das Onboarding auf fachlicher und persönlicher Ebene. Eine erste Einführung sollte der Mitarbeiter zu den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens bekommen, ebenso zu den internen Strukturen und Ansprechpersonen. Er sollte sowohl seine eigenen Aufgaben kennenlernen, als auch die betrieblichen Prozesse und die Unternehmensstruktur. Dabei können ihn die Teamleitung oder aber auch Kollegen aus der Abteilung unterstützen. Das inhaltliche Onboarding kann auch digital mittels Video-Calls, Screen Sharing oder Telefonaten erfolgen.

Wichtig ist, dass es einen ausführlichen Einarbeitungsplan gibt, in dem wichtige Schritte und Zuständigkeiten festgehalten werden, damit jedes Team-Mitglied genau weiß, wobei es unterstützen kann. Im Idealfall wird für die alltägliche Kommunikation eine Person als Mentor oder Pate festgelegt, der dem neuen Mitarbeiter bei allen Fragen zur Seite steht.

Soziales Netzwerk

Auf sozialer Ebene ist es sehr wichtig, dass Onboardees auch ohne Büro-Umgebung herzlich willkommen geheißen werden. Ein digitales Willkommens-Meeting mit allen Mitarbeitern der Abteilung sollte deshalb unbedingt auch am ersten Arbeitstag erfolgen. Ebenso sollten neue Mitarbeiter schnell die Möglichkeit bekommen, sich auch digital dem ganzen Unternehmen vorzustellen. Das kann in Form einer Vorstellungsmail sein, oder aber auch mittels einer kurzen persönlichen Vorstellung im unternehmensweiten Meeting. Auch Newbie-Meetings, in denen sich alle neuen Mitarbeiter austauschen können, sind hilfreich – denn sie befinden sich alle in der gleichen Situation und haben dadurch direkt eine Verbindung zueinander. 

Für die erfolgreiche Integration von neuen Mitarbeitern in das bestehende Netzwerk muss ein Zustand der psychologischen Sicherheit gegeben sein – dieses Konzept wurde 1999 von der Harvard-Professorin Amy Edmondson begründet. Hinter dem Begriff steht die gemeinsame Überzeugung aller Mitglieder eines Teams, dass die Sicherheit innerhalb der Gruppe gegeben ist, zwischenmenschliche Risiken einzugehen.

Da es im Home Office besonders schwer ist, persönliche Beziehungen aufzubauen und mehr noch, den Zustand der psychologischen Sicherheit aufrecht zu halten, sollten Sie die soziale Integration neuer Mitarbeiter sehr ernst nehmen.

Die Kommunikation sollte über verschiedene Ebenen hinweg angeregt werden, damit die Onboardees parallel mit unterschiedlichen Bezugspersonen oder -gruppen Kontakt aufnehmen und ins Team eingebunden werden können. Das funktioniert in digitaler Form zum Beispiel über Online-Kaffeepausen, Vorträge und Präsentationen (auch gerne zu privaten Themen), gemeinsame virtuelle Mittagspausen oder After-Work-Meetups. Interne soziale Netzwerke wie ein Intranet oder Messaging-Dienste, in denen unkompliziert und locker kommuniziert wird, erleichtern die Sozialisierung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen zusätzlich. 

Regelmäßiges Feedback

Gerade in der ersten Zeit für die neuen Mitarbeiter ist eine regelmäßige Beurteilung und Rückmeldung besonders wichtig und natürlich auch aus dem Home Office möglich. Planen Sie regelmäßige Telefonate oder Video Calls zwischen Mentor und Onboardee ein, aber stellen Sie auch Tools zur kurzfristigen, unkomplizierten Kommunikation zur Verfügung. Denn taucht ein Problem oder eine Frage für den neuen Mitarbeiter auf, kann er sich aus dem Home Office nur begrenzt selbst informieren und muss zeitnah unterstützt werden. 

Die Kommunikation mit dem Vorgesetzten wird sicher nicht ganz so üppig ausfallen wie die mit dem Mentor, aber auch hier sollte es in regelmäßigen Abständen Feedback-Gespräche geben. Gerade am Anfang tragen diese enorm dazu bei, eine steile Lernkurve zu ermöglichen, die sich dann für die Zukunft etabliert. Damit hängt zusammen, dass auch Anfangserfolge unbedingt gefeiert und gelobt werden sollten, denn persönliche Reaktionen bleiben bei der dezentralen Arbeit oft im Verborgenen. 

Individuelle Anpassung des Onboardings

Leider unterschieden einige Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeiter noch nicht zwischen Karrierestufen und Stellenprofil usw., sondern besitzen lediglich einen festen Prozess (Quelle: Haufe Onboarding Studie 2020).

Hier gibt es definitiv Potenzial: Je differenzierter die Onboarding-Prozesse gestaltet werden, desto erfolgreicher sind sie in der Regel auch. Legen Sie also unbedingt unterschiedliche Onboarding-Prozesse nach Karrierestufe der neuen Mitarbeiter fest – denn in einer Junior-Position wird natürlich ein ganz anderes Maß an Unterstützung gefordert als für eine Führungskraft.

Und auch für verschiedene Stellenprofile braucht es unterschiedliche Onboarding-Maßnahmen. Im Vertrieb ist beispielsweise das Produktwissen ein Herzstück des Onboarding-Prozesses, während es für einen neuen Mitarbeiter im Personalwesen weniger wichtig ist.

Nach der anfänglichen Einführung ist der neue Mitarbeiter nun langsam mit den täglichen Abläufen und den meisten Personen vertraut. Nach dem Kennenlernen und Onboarding folgt nun der wichtige Schritt der Integration und Weiterentwicklung. Sie sollten neue Mitarbeiter nun keinesfalls sich selbst überlassen, sondern sie weiter unterstützen – auf fachlicher Ebene z. B. bei der Erschließung des eigenen Aufgabengebiets. Denn hat sich das individuelle Talent erst einmal gezeigt, muss es unbedingt gefördert werden – Sie sollten also auf ständige Weiterbildung setzen.

Auch wenn Fragen seitens des Onboardees nun nicht mehr so häufig aufkommen, sollten regelmäßige Gespräche geführt werden, in dem über Fortschritte gesprochen und Entwicklungspotenzial ermittelt wird. Das geht natürlich problemlos digital, in Form von Video-Calls oder Telefonaten.

Genauso, wie sich der Zielmarkt verändert und neue Tools entwickelt werden, müssen auch alle Mitarbeiter mit ihrer digitalen Kompetenz mithalten können. Es ist also wichtig, dass Onboardees nicht nur in neue Tools eingeführt werden, sondern auch bei allen zukünftigen Entwicklungen mitkommen.

Um das zu erreichen, sollten Sie regelmäßig eine Skill-Analyse Ihrer Mitarbeiter durchführen und evaluieren, an welcher Stelle sie sich selbst weiterbilden können und an welcher Stelle ein Experte von außen benötigt wird. Am besten wäre es natürlich, wenn Ihre eigenen Mitarbeiter mit hohem Wissensstand kurze Lerneinheiten anbieten, mit denen sie Mitarbeiter mit Nachholbedarf helfen. Denn bei der Digitalisierung, auch in Bezug auf Ihre HR-Prozesse, können Sie letztendlich nur mithalten, wenn auch alle Mitarbeiter ständig up to date sind und mitziehen können.

Wichtig ist, dass sich im Unternehmen soziale Strukturen etablieren, die den Mitarbeitern erlauben, sich digital in die Arbeitsprozesse zu integrieren sowie fachlich und sozial auszutauschen.

Der Prozess des Onboardings endet grundsätzlich mit dem Ende der Probezeit. Ob Sie Ihr Ziel erreicht haben und den neuen Mitarbeiter fachlich und sozial integrieren konnten, stellt sich spätestens jetzt heraus.

Checkliste über den Erfolg Ihres Onboardings

• Ist der neue Mitarbeiter genauso ein Teil des Teams wie alle anderen?
• Erledigt er seine Aufgaben selbstständig und trägt damit zum Erfolg der Unternehmensziele bei?
• Kann er sich mit der Unternehmenskultur identifizieren?
• Bringt er eigene Ideen ein und ergänzt das Team durch seinen fachlichen Input?
• Gestaltet er seine Karriere aktiv mit?

Wenn all das gelungen ist, ist Ihr Return on Hiring sehr hoch. Und wenn Sie die einzelnen Ziele dann auch noch durch rein digitales Onboarding erreicht haben, spricht das noch einmal mehr für die Qualität Ihrer Onboarding-Strategie.
 
Wichtig ist, dass Sie im Nachgang an das Onboarding stets auch selbst ein Fazit ziehen und den Prozess evaluieren. Gerade bei der digitalen Einarbeitung ist es hilfreich, sich danach Rückmeldungen von neuen Mitarbeitern einzuholen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Werten Sie den Onboarding-Prozess nicht nur anhand harter Zahlen wie der Frühfluktuationsrate aus, sondern auch mit Befragungen zur Anzahl der Vier-Augen-Gespräche während der Probezeit, zur Quality of Hire oder zum Cultural Fit.

Viele Unternehmen haben während Corona gute Erfahrungen mit digitalen Tools und Plattformen gemacht. Das wirkt sich auch aufs digitale Onboarding aus. Fast ein Viertel aller Unternehmen nutzen eine spezielle Onboarding-Software (Quelle: Haufe Onboarding Studie 2020) und in 76 Prozent aller Unternehmen gibt es mittlerweile eine verantwortliche Person in der HR-Abteilung, die sich speziell ums Onboarding neuer Mitarbeiter und auch das Vorantreiben dieses Themas kümmert. Trotzdem hatten viele Unternehmen mit dem abrupten Umstieg aufs digitale Onboarding Probleme, was deutliches Verbesserungspotenzial offen legt.

Was sich 2020 auch ganz klar herausgestellt hat, ist, dass Kontakte und Vernetzungen immer wichtiger werden, bei Remote Work aber leider oft hinten runterfallen. In diesem Fall müssen sich HR, Vorgesetzte und Kollegen aktiv darum kümmern, zu neuen Mitarbeitern Kontakt aufzubauen – und das schon vor dem ersten Arbeitstag – sowie sie kontinuierlich ins Team zu integrieren. Das ist auch durch rein digitales Onboarding möglich, erfordert aber ein gewisses Maß an Organisation und Struktur.

Doch der beste Einarbeitungsplan nutzt nichts, wenn er nicht ständig evaluiert und hinterfragt wird. Onboarding-Zahlen zu erheben ist ein weiterer Ansatzpunkt für Onboarding-Verantwortliche, um sowohl positive Effekte als auch Schwachstellen aufzudecken.