ALPEN-Methode im Zeitmanagement.
Die ALPEN-Methode hat nichts mit einem europäischen Gebirge zu tun, sondern ist eine Technik aus dem Zeitmanagement, um Tagespläne zu erstellen und damit die eigene Arbeitsorganisation zu formen. Diese Methode erfordert nur wenig Aufwand und steigert dennoch effektiv das Zeitmanagement. Hier die Tipps.
Aktivitäten nach der ALPEN-Methode.
Das Akronym A.L.P.E.N. steht für:
- A ufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
- L änge schätzen
- P ufferzeiten einplanen
- E ntscheidungen treffen
- N achkontrolle
Um die ALPEN-Methode auf seinen Tagesplan und zur eigenen Arbeitsorganisation anzuwenden, muss man zunächst alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages auflisten. Dabei erfasst man wirklich alle Tätigkeiten vom Meeting über die E-Mail-Bearbeitung bis zur Präsentation, bevor man sich Schritt zwei zuwenden kann.
Zeitmanagement ist eine Kompetenz, die du in so gut wie jedem Job brauchst. Welche Kompetenzen außerdem noch in deinem jeweiligen Berufsfeld gefordert sind, erfährst du hier:
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Länge der Aufgaben abschätzen.
Mit der Länge ist bei der ALPEN-Methode die Aktivitätsdauer gemeint, also wie lange man mit den jeweiligen Aufgaben beschäftigt ist. Dazu ordnet man den einzelnen To Dos einen ungefähren Zeitaufwand zu. Diese Zuordnung dient nicht nur als Abschätzung, wie lange etwas dauern könnte, sondern soll einen zeitlichen Rahmen abstecken, wie viel Zeit man in etwas investieren möchte. Der Mitarbeiterbesprechung ordnet man beispielsweise 30 Minuten zu. Werden diese 30 Minuten überschritten, kommt man schneller zum Ende und bespricht nur noch wirklich wichtige Punkte. Ansonsten würde man womöglich noch eine Stunde weiter palavern, ohne zu besseren Ergebnissen zu kommen. So setzt man seine Zeit effizienter ein und kann seine Produktivität enorm steigern.
Zeitpuffer fester Bestandteil der ALPEN-Methode.
Um unvorhersehbare Zeitverluste aufzufangen, plant die ALPEN-Methode sogenannte „Pufferzeiten“ ein. Ein plötzlicher Auftrag, ein Telefongespräch, krankgeschriebene Kolleg:innen* – all diese Faktoren treten akut auf und bringen die Tagesplanung durcheinander.
Tipps zur Arbeitsorganisation: Die ALPEN-Methode rät dazu, nur etwa 60 Prozent der Zeit tatsächlich effektiv für arbeitsrelevante Aufgaben zu verplanen. 20 Prozent sollen als reine Pufferzeiten aufgeteilt werden. Weitere 20 Prozent der Arbeitszeit teilt der Anwender für „soziale Aktivitäten“ ein, beispielsweise für Gespräche mit den Kollegen, eine Kaffeepause oder Nachrichten an Freunde, Bekannte oder den Partner.
Mit der ALPEN-Methode Entscheidungen treffen.
Nachdem der zeitliche Rahmen gesetzt ist, entscheidet man über die Aufgaben. Was ist wichtig, und was lässt sich doch noch morgen erledigen? Braucht die Überarbeitung der Präsentation wirklich noch zwei Stunden, oder reichen nicht auch 90 Minuten? Und welche Aufgaben lassen sich an Mitarbeiter, Kollegen oder Praktikanten delegieren?
Bei seinen Einschätzungen und Entscheidungen sollte man realistisch bleiben, damit der Plan auch aufgeht. Was nicht auf den Zeitplan passt, muss vertagt oder in die möglicherweise übrig gebliebene Zeit verschoben werden. Die Prioritäten kann man mit dem Eisenhower-Prinzip ermitteln.
Nachkontrolle in der ALPEN-Methode.
Auf ein System zu vertrauen, ist gut, Kontrolle ist besser. Am Ende des Tages sollte man überprüfen, ob der aufgestellte Plan tatsächlich funktioniert hat. Auch die ALPEN-Methode lebt von Erfahrungswerten, weshalb diese Zeitmanagement-Methode durch die Nachkontrolle profitiert. Im Zuge dessen sollte man sich auch gleich einen Überblick über die Aufgaben und Tätigkeiten verschaffen, die man am nächsten Tag erledigen will bzw. muss.
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Fazit zur ALPEN-Methode.
Die ALPEN-Methode ist eine Möglichkeit der Arbeitsorganisation, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren; die universelle Lösung für alle Zeitprobleme kann sie aber nicht sein. Es ist stark berufsabhängig, ob die veranschlagten 60 Prozent Arbeitszeit tatsächlich ausreichend sind und ob die Berufe solche detaillierte Planungen überhaupt zulassen. Je mehr man in seinem Job von anderen abhängig ist, desto schwerer lässt sich die Strategie umsetzen. Nichtsdestotrotz ist die ALPEN-Methode ein sinnvoller Ansatz. Alleine die Tatsache, dass man sich einen konkreten Plan aufstellt, was man an dem Tag schaffen will, trägt dazu bei, seine Ziele tatsächlich zu erreichen.