So klappt deine Bewerbung per E-Mail.

Für eine E-Mail-Bewerbung – z. B.: auch bei Initiativbewerbungen – fügst du deine gesamten Bewerbungsunterlagen als eine digitale Datei zusammen und versendest diese als Anhang in einer E-Mail an das Unternehmen. Die klassische Bewerbungsmappe wird also nicht mehr ausgedruckt und per Post eingereicht, sondern per E-Mail verschickt. Eine „E-Mail-Bewerbung schreiben“ ist also nicht ganz der richtige Ausdruck.

Die Vorteile einer E-Mail-Bewerbung liegen dabei für die Bewerber:innen* wie für die Personalverantwortlichen klar auf der Hand:

• Es ist schneller als der Versand per Post, zudem kann man als Bewerber in kürzerer Zeit mehr Bewerbungen schreiben und verschicken
• Es ist günstiger und umweltfreundlicher (kein Porto, kein Papier, keine Mappe etc.)
• Es ist praktischer, denn die Unterlagen können innerhalb des Unternehmens schnell und leicht an die richtigen Personen weitergeleitet werden
• Du kannst auf schnellem Weg an das Interesse der Unternehmen anknüpfen, die dein Absolventa-Profil überzeugend finden

In einer Umfrage geben dementsprechend auch knapp drei Viertel der Personalverantwortlichen an, dass sie am liebsten Bewerbungen per E-Mail erhalten.

Diese Art der Bewerbung bevorzugen Unternehmen

Gerade der erste Punkt sollte überzeugen: Wenn du einmal deine Bewerbung erstellt hast, ist es sehr leicht, sie immer wieder anzupassen und dich neu zu bewerben. Wer dennoch seine Unterlagen postalisch versendet, suggeriert den Empfängern, dass er im Umgang mit Onlinebewerbungen wenig vertraut ist.

Aber wie ist der richtige Aufbau der E-Mail-Bewerbung? Folgendes musst du beachten:

In die Betreffzeile bei der E-Mail sollte man in jedem Fall eingeben, auf welche Stelle man sich bewirbt. So können Empfänger in der Personalabteilung die Bewerbung sofort richtig zuordnen. Gerade bei großen Unternehmen solltest du unbedingt darauf achten, um die konkreten Ansprechpartner zu erreichen. Beispiel:

Bewerbung auf Trainee-Stelle – Ref.-Nr. 123456

Vorm Abschicken nochmal alles kontrollieren und nicht den Anhang vergessen!

Bei einer E-Mail-Bewerbung fällt der Blick von HR-Managern übrigens auch auf die E-Mail-Adresse. Absender bzw. ein E-Mail-Account à la schlumpfine92@provider.de oder klauskickerking@provider.com wirken nicht sonderlich professionell und bleiben ein No-Go.

Achte für den ersten Eindruck deshalb auf eine seriöse Mail-Adresse, am besten vorname.nachname@provider.de.

Hast du deine Bewerbungsunterlagen als PDF fertig, sendest du diese als Anhang in einer E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Auch die E-Mail-Bewerbung braucht hierbei ein kurzes Anschreiben – aber auf gar keinen Fall dasselbe, das du schon in deiner Bewerbung hast! Viele Bewerber machen nämlich den Fehler und geben ihr komplettes Anschreiben in den Editor (das Texteingabefeld) des Mailprogramms ein, anstatt sie in ihre schriftliche Bewerbung zu integrieren. Warum wir davon abraten würden, erfährst du weiter unten.

Im Folgenden geben wir die Beispiele, wie ein E-Mail-Text für deine Bewerbung lauten könnte.

E-Mail Text Beispiel 1: Die knappe Version

Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

im Anhang zu dieser E-Mail finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die Stelle als [XYZ]. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich über die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]

E-Mail Text Beispiel 2: Die ausführliche Version

Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

Ihre ausgeschriebene Stelle als [XYZ] auf absolventa.de hat sofort meine Aufmerksamkeit geweckt, hiermit möchte ich mich darauf bewerben. Im Anhang dieser E-Mail erhalten Sie meine Bewerbungsunterlagen inklusive Zeugnissen, Empfehlungsschreiben und Arbeitsproben.

Für die ausgeschriebene Stelle bin ich ab dem TT.MM.JJJJ verfügbar und meine Gehaltsvorstellungen liegen bei [XX.XXX] Euro jährlich.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich schon darauf, Sie in einem persönlichen Vorstellungsgespräch von mir überzeugen zu können.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]

E-Mail Text Beispiel 3: Die selbstbewusste Version

Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

Sie suchen jemanden, der gut mit Menschen umgehen kann und Erfahrungen in der Personalentwicklung hat? Da Empathie und Kommunikationsstärke zu meinen persönlichen Stärken gehören, möchte ich mich auf Ihre ausgeschriebene Stelle als Personalreferent bewerben. Meine Bewerbungsunterlagen finden Sie im Anhang dieser Mail.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich bereits jetzt über die Möglichkeit, Sie in einem persönlichen Bewerbungsgespräch von mir überzeugen zu können.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]

E-Mail Text Beispiel 4: Die Initiativbewerbung

Sehr geehrte(r) [Ansprechpartner(in)],

da [die Cars AG] laut Medienberichten seinen Standort in Leipzig weiter ausbaut, möchte ich mich initiativ als Controllerin bei Ihnen bewerben. Seit meiner Kindheit besitze ich eine persönliche Leidenschaft für Fahrzeuge [der Cars AG] – diese könnte ich mit meinen beruflichen Qualifikationen im Controlling in Ihrem Unternehmen perfekt vereinen. Meine Bewerbungsunterlagen finden Sie im Anhang dieser Mail.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Ich freue mich, von Ihnen zu hören und in einem persönlichen Gespräch mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Name]

Auch wenn du in der Mail deiner Bewerbung besonders freundlich herüberkommen möchtest, herrscht Smiley-Verbot! Die kannst du in persönlichen Nachrichten an Freunde gern benutzen, aber im professionellen Kontext sind sie tabu.

Auch wenn der förmliche Brief etwas aus der Mode gekommen sein mag: Bei einer förmlichen E-Mail gelten dennoch die gleichen Richtlinien. Wie bei einer klassischen Bewerbung wird auch online erwartet, dass bei förmlichen Anreden, Grußformeln und anderen Merkmalen die formelle Schreibweise beachtet und angewendet wird. Auch die Rechtschreibung muss fehlerfrei sein. Alles andere wirkt nachlässig. Rechtschreibfehler sind bei vielen Personalverantwortlichen ein K.O-Kriterium. Bester Tipp nach wie vor:

Lass deine Unterlagen noch von jemand Dritten kontrollieren.

Im Textfeld der E-Mail sollten deine kompletten und aktuellen Kontaktdaten mit deiner privaten Telefonnummer stehen. So erleichtert man den Personalverantwortlichen den schnellen Zugriff, da sie dazu später nicht extra noch einmal den Anhang der Mail aufrufen müssen.

Du fragst dich vielleicht: Kann ich das Anschreiben auch direkt in meine Mail kopieren? Theoretisch ist das möglich, aber es ist unüblicher als das Anschreiben in deine kompletten Bewerbungsunterlagen einzufügen und als Anhang an deine Mail zu hängen. Wenn du dir unsicher bist, ob du dein Anschreiben als Mail-Text verwenden kannst, haben wir hier die Vorteile und Nachteile für dich zusammengefasst.

Anschreiben als E-Mail-Text – Vorteile und Nachteile

Wir empfehlen dir grundsätzlich, dein Anschreiben mit deinen anderen Bewerbungsunterlagen in eine PDF-Datei umzuwandeln und sie als Mail-Anhang zu senden. Dazu schreibst du einen kurzen Text in deine E-Mail.

Falls du dich aber dafür entschieden hast, dein Anschreiben direkt in deine Mail zu kopieren, solltest du es übersichtlich formatieren. Arbeite am besten mit Absätzen und eventuell auch Stichpunkten, um den langen Text deines Anschreibens gut zu strukturieren. Dann wirkt er auch nicht direkt überwältigend für den Leser. Wenn du mehr zum Aufbau eines Anschreibens wissen willst, solltest du dir mal unsere Anschreiben-Tipps durchlesen.

Hast du deine Unterlagen bis dahin fertig, solltest du diese in ein Format packen, das sich leicht per E-Mail versenden lässt. Wer schon einmal E-Mails mit mehreren Fotos bekommen hat, weiß: Es ist deutlich praktischer, wenn man nicht jedes Bild bzw. jede Datei einzeln anklicken muss. Wähle deswegen stattdessen ein gebräuchliches Format für diese Sammeldatei, so muss die Kontaktperson nicht jede einzelne Datei anklicken.

Ein Word-Dokument (.doc/.docx) eignet sich bei einer E-Mail-Bewerbung als Anhang nicht, denn dieses Dateiformat führt oft zu Problemen: Je nach Programmversion der Empfänger werden evtl. Formatierungen innerhalb des Dokuments verschoben, falsch oder gar nicht angezeigt.

Allgemein ist es üblich, eine einzige PDF-Datei mit allen Dokumenten zu erstellen. So bleiben die Formatierungen wie z. B. Einzug oder Grafikelemente unverändert, egal welches Programm die Personalverantwortlichen zum Öffnen der Datei verwendet.

Word-Versionen haben ein kostenloses Add-On, mit dem man ein Worddokument in ein PDF umwandeln kann. Hast du bereits alles in einem Word-Dokument erstellt, hast du durch die Umwandlung auch nur ein PDF-Dokument.

Es gibt noch zahlreiche andere Tools wie z. B. FreePDF, mit denen man ein PDF für eine Online-Bewerbung erstellen kann. Über dieses kannst du auch verschiedene PDF-Dokumente zusammenfügen, wenn du zum Beispiel deine Zeugnisse schon jeweils als PDFs hast. Komprimierungsprogramme wie „WinZip“ sind auch gebräuchlich, aber nicht ganz so verbreitet. Sie können ungeschulten Personalverantwortlichen Probleme bereiten. Mit einem PDF ist man daher immer auf der richtigen Seite.

PDF-Datei richtig benennen

Wichtig: Vergiss nicht, deine PDF-Datei richtig zu benennen. Auch hier sind gewisse Regeln gebräuchlich. Am besten so:

Bewerbung_Position_Vorname_Nachname.pdf

Bewerbungsbild einfügen

Von Fotografen bekommt man seine Bewerbungsbilder meist in einer sehr hohen Qualität. So kann ein Foto dann schon mal 10 MB groß sein. Bevor man es in seine Bewerbung einfügt, muss man die Dateigröße deutlich verringern. Tipp: Am besten fügst du dein Bewerbungsfoto in den Lebenslauf ein und ziehst es kleiner, dann verringert sich automatisch die Größe.

Größe des Anhangs beachten

Wie groß die PDF-Datei letztendlich ist, hängt davon ab, wie umfangreich deine Dokumente sind.

Mehr als insgesamt 5 MB sollte dein E-Mail-Anhang nicht überschreiten!

Das hat zwei Gründe: Ist der Anhang der E-Mail zu groß, besteht die Gefahr, dass sie im SPAM-Ordner des Unternehmens landet. Außerdem können Personaler eine kleinere Datei schneller herunterladen. Ist dein PDF-Format zu groß, kannst du dieses durch das oben genannte Tool FreePDF auch verkleinern.

Die Bewerbungsunterlagen für eine Online-Bewerbung per Mail sind im Prinzip dieselben wie für eine klassische Bewerbungsmappe:

1. Anschreiben oder Motivationsschreiben
2. Lebenslauf mit Bewerbungsbild
3. Zeugnisse

Am besten in dieser Reihenfolge. Das heißt, du erstellst an deinem PC in einer Schreib-Datei, zum Beispiel Microsoft Word oder Pages, ein Dokument. Auf die erste Seite kommt dein Anschreiben. Ganz klassisch – also mit deiner Anschrift und der Anschrift des Unternehmens sowie einer Betreffzeile und rechts das Datum. Dann die Begrüßung (auf gar keinen Fall „Sehr geehrte Damen und Herren“, sondern direkte Ansprechpartner nennen!) und eine Einleitung, warum du dich für die ausgeschriebene Stelle bewirbst.

Mit unseren kostenlosen Bewerbungsmustern hast du für deine Online-Bewerbung bereits die ideale Ausgangsbasis. Wenn du unsicher bist, welche Bewerbung du für welche Branche benutzen solltest, haben wir hier alle Tipps für dich zusammengefasst:

Anschließend kommt der Hauptteil mit der Begründung, warum du für die Stelle perfekt bist. Am Schluss sollte der Satz erfolgen, dass du dich über die Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch freust.

Dann fügst du am besten einen Seitenumbruch ein. Auf der zweiten Seite findet sich jetzt dein Lebenslauf. Anschreiben und Lebenslauf sollten in der gleichen Schriftart sein. Das wirkt stimmig und signalisiert sofort, dass die beiden Elemente zusammengehören. Rechts oben sollte dabei dein Bewerbungsbild eingefügt sein. Die elektronische Bewerbung ermöglicht es dir, (mehr) Grafiken, Bilder und Links einzubauen. So kann man seine Bewerbung kreativer gestalten und aus der Masse von Bewerbern positiv hervorstechen. Du kannst zum Beispiel durch einen Link auf deine Homepage verweisen, auf eine Online-Präsentation oder ein Video von dir. Übertreiben sollte man es damit allerdings nicht.

Anders als eine klassische Bewerbung, muss die Online-Bewerbung nicht unbedingt eine E-Mail-Signatur tragen. Dennoch macht es einen besseren Eindruck, wenn man seine Unterschrift einscannt und am Ende des Lebenslaufes platziert.

Nach deinem Lebenslauf solltest du wieder einen Zeilenumbruch einfügen. Dann kommen deine Zeugnisse, zum Beispiel ein erstes Arbeitszeugnis von deinem letzten Arbeitgeber, oder auch Abschlusszeugnisse. Am einfachsten ist es hierbei, diese einzuscannen und dann in die Schreib-Datei zu importieren – pro Textseite eine Zeugnisseite. Auch hier ist es sinnvoll, die Scans mit Seitenumbrüchen voneinander zu trennen.

Möchtest du eine dritte Seite in deine Online-Bewerbung einfügen, kannst du diese vor den Zeugnissen einbringen.

Damit du deine Bewerbung persönlich adressieren und an die richtige Ansprechperson schicken kannst, musst du diese natürlich erst einmal ausfindig machen. Das ist nicht immer ganz einfach. Aber der Aufwand lohnt sich, denn eine 08/15-Anrede à la „Sehr geehrte Damen und Herren“ zeigt, dass du dir wenig Mühe gegeben hast. Wir geben dir vier Tipps, mit denen du den richtigen Ansprechpartner für deine Bewerbung herausfindest.

1. Unternehmenswebsite: Schau zuerst auf der Karriereseite des Unternehmens, hier ist manchmal schon eine Person genannt, an die du deine Bewerbung richten sollst. Fündig wirst du oft unter dem Reiter „Karriere", „Team" oder „Über uns".
2. Business-Netzwerke: Wenn dein Wunsch-Arbeitgeber ein Profil in Karriere-Plattformen wie LinkedIn oder Xing hat, kannst du recherchieren, welche Mitarbeiter es dort gibt. Mit etwas Glück ist auch eine Person aus der Personalabteilung genannt.
3. Google: Falls du bisher nicht erfolgreich warst, musst du etwas tiefer graben. Gib doch mal den Namen des Unternehmens mit Stichworten wie Personal, HR oder Recruiting ein. Oder suche nach deiner ausgeschriebenen Stelle auf anderen Jobplattformen, vielleicht wird dort eine Ansprechperson genannt.
4. Anrufen: Unser Geheimtipp: Ruf doch einfach mal im Unternehmen an und frag, an wen du deine Bewerbung senden sollst. Und wenn du den Namen der Ansprechperson schon kennst, dann frag nach der dazugehörigen E-Mail-Adresse. Damit hast du dann auch schon den ersten Kontakt zum Unternehmen hergestellt und man erinnert sich an dich, wenn deine Bewerbung eintrudelt.

Bewirbst du dich für das alteingesessene Traditionsunternehmen, den wegweisenden Technologiekonzern oder das hippe Startup? Hier findest du Muster für jede Branche und jeden Typ – egal ob Consultant, Informatiker oder Marketing-Manager.

• Schickst du vollständige Unterlagen inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen? Gehe noch einmal alle Unterlagen durch und schaue, ob du auch wirklich alles in deiner Bewerbung hast, was in der Stellenausschreibung gefordert wurde. Anschreiben und Lebenslauf sind Standard, dein letztes Abschlusszeugnis gehört eigentlich auch dazu. Empfehlungsschreiben und Arbeitszeugnisse solltest du, wenn möglich, auch einfügen. Manchmal sind auch Arbeitsproben gefordert.
• Ist deine Bewerbung fehlerfrei? Hast du deine Bewerbung in Word geschrieben, zeigt dir die Rechtschreibprüfung dort oft schon an, wenn du grammatikalische Fehler eingebaut oder dich vertippt hast. Lass deine Bewerbung aber am besten auch noch einmal Korrekturlesen, bevor du sie abschickt – das muss nicht unbedingt ein professionelles Lektorat sein, die Adleraugen eines Freundes reichen oft schon.
• Sind alle Dokumente zu einem PDF zusammengefügt? Füge unbedingt alle einzelnen Dokumente zu einer einzigen PDF-Datei zusammen, am besten in folgender Reihenfolge: Deckblatt, Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben, Arbeitsproben. Personalverantwortliche bekommen täglich unzählige Bewerbungen – mit diversen Dateien im Anhang deiner Mail erschwerst du ihnen die Arbeit und riskierst, dass ein Teil deiner Bewerbung verloren geht.
• Ist deine PDF maximal 5 MB groß? Ist dein Anhang zu groß, wird deine Mail mit der Bewerbung im schlimmsten Fall gar nicht erst verschickt oder landet im Spam-Ordner des Unternehmens. Außerdem würde der Download für Personalverantwortliche eventuell zu lange dauern, das kannst du easy durch eine komprimierte Datei vermeiden.
• Nennst du im Anschreiben und der E-Mail den richtigen Ansprechpartner? Nichts ist peinlicher, als die Ansprechperson mit falschem Namen anzuschreiben. Checke deshalb lieber doppelt, ob du den richtigen Namen in der richtigen Schreibweise verwendet hast.
• Ist der Betreff aussagekräftig? Im Betreff sollte auf jeden Fall die korrekte Bezeichnung der Stelle, auf die du dich bewirbst, enthalten sein, und wenn vorhaben auch die Referenznummer. Mit dieser können Personalverantwortliche deine Bewerbung sofort zuordnen.
• Hast du den Anhang hinzugefügt? Der Klassiker: Du hast eine gute Bewerbung geschrieben und eine freundliche Mail formuliert und dann vergisst du, die genannten Unterlagen als Anhang beizufügen. Das ist an sich kein Beinbruch, aber lässt dich eventuell etwas unkoordiniert erscheinen. Das kannst du ganz einfach vermeiden!
• Hast du die richtige E-Mail-Adresse des Unternehmens recherchiert? Am besten schickst du deine Bewerbung nicht an eine info@-Adresse des Unternehmens, sondern suchst die E-Mail-Adresse der konkreten Ansprechperson heraus. Oft wird auf der Karriereseite des Unternehmens aber eine konkrete Mail-Adresse genannt, dann solltest du diese natürlich verwenden.
• Hast du eine seriöse E-Mail-Adresse? Um professionell zu wirken, solltest du dir eine Mail-Adresse zulegen. Diese könnte folgendermaßen aussehen: vorname.nachname@provider.de.