Vorstellungsgespräch-Muster: Typischer Ablauf

• Die meisten Vorstellungsgespräche verlaufen nach einem ähnlichen Muster.
• Ein Vorstellungsgespräch dauert in der Regel zwischen 30 und 60 Minuten.
• Dabei gilt: Je höher die Anstellung, desto länger dauert auch das Vorstellungsgespräch.
• Viele Personalverantwortliche sagen, sie wissen schon in den ersten 90 Sekunden, ob sie jemanden einstellen oder nicht.

Das Vorstellungsgespräch beginnt meist mit der Begrüßung außerhalb des eigentlichen Gesprächsraumes. Typischer Ablauf ist, dass du im Unternehmen ankommst und dich am Empfang vorstellst. Dann wirst du entweder in einen Raum gebracht oder abgeholt.

Sobald man auf die Personalverantwortlichen trifft, stellt man sich kurz vor, indem man die Hand gibt und seinen Namen sagt. Vermeide hier bitte die wenig dynamisch wirkende „tote-Fisch-Nummer“ und erwidere stattdessen die Begrüßung mit einem festen, trockenen Händedruck. Jetzt findet auch der erste Small Talk statt. Man fragt dich zum Beispiel: „Wie war Ihre Anreise?“, „Haben Sie gut hergefunden?“ oder „So ein schönes Wetter heute, nicht wahr?“. Hier solltest du freundlich antworten und ein bisschen plaudern – zum einen für Sympathiepunkte und zum anderen, um dich selbst zu entspannen.

Wichtig: Die ersten Momente des persönlichen Kennenlernens sind nicht zu unterschätzen. Die Devise lautet daher: lächeln, freundlich und höflich sein, den Augenkontakt suchen und vorher für passende Kleidung im Vorstellungsgespräch sorgen.

Im Gesprächsraum angekommen, setzt du dich erst, wenn es dir angeboten wird. Außerdem wirst du gefragt, ob du etwas trinken möchtest. Dieses Angebot nimmst du an, denn einerseits ist das höflich und andererseits bist du irgendwann froh, deinen Pappmund zu benetzen. Tatsächlich austrinken musst du das Glas aber nicht.

Hände wurden geschüttelt, Small Talk ausgetauscht, jetzt sitzen alle: Wir sind in der Kennenlern-Phase angekommen. Nun stellen sich die Gesprächsteilnehmer jeweils kurz einander offiziell vor. Häufig wird das einfach eingeleitet mit: „Dann stellen Sie sich doch bitte einmal kurz vor“. Oder: „Dann erzählen Sie doch einmal kurz was von sich.“ Natürlich bist du dafür gewappnet und hast bereits zu Hause eine kleine Selbstpräsentation vorbereitet, die nicht länger als zwei bis drei Minuten dauert. Falls du nicht genau weißt, wie das Ganze aussehen soll, findest du hier Hinweise zur Selbstpräsentation.

Wie wichtig die Persönlichkeit im Ablauf des Einstellungsgespräches ist, zeigt auch die Umfrage unter Personalverantwortlichen. Bei dieser geben 78 Prozent an, dass die Persönlichkeit der Bewerber ein entscheidender Faktor für die finale Auswahl ist. 

Quelle: statista.de (2016) 

Du hast dich kurz vorgestellt, jetzt ist das Unternehmen dran. Der Personalverantwortliche stellt kurz das Unternehmen sowie dessen Produkte und Dienstleistungen vor. Hier gilt es, konzentriert und interessiert zu bleiben und sich nicht entspannt zurückzulehnen. Schaue die Gesprächspartner an und signalisiere durch Nicken, dass du aufmerksam bist. Auch kannst du dir für spätere Fragen Notizen machen. Da du dich vorher über das Unternehmen informiert hast, kannst du auch behutsam Informationen einstreuen. Aber falle hier bitte niemandem ins Wort und mache nicht einen auf Streber-hat-seine-Hausaufgaben-gemacht.

Zudem kann es sein, dass du gefragt wirst, was du schon über das Unternehmen weißt, und der Personalverantwortliche erst dann weitermacht. Der größte Fehler, der sofort deine Karten verschlechtert, wäre, wenn du dich über das Unternehmen, zum Beispiel auf der Homepage oder Firmenprofilen, nicht informiert hast.

Nachdem erst ein wenig Geplänkel kam und du Sympathiepunkte sammeln konntest, kommen jetzt die entscheidenden Fragen. Denn nun will dein Gegenüber wissen, warum du die perfekte Besetzung für die freie Stelle bist.

Typische Fragen, die jetzt kommen, sind zum Beispiel:

• Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?
• Warum möchten Sie in unserem Unternehmen arbeiten?
• Warum möchten Sie den Arbeitsplatz wechseln?

Auf diese Fragen sollte man gut vorbereitet sein. Du musst jetzt begründen:

Spätestens jetzt solltest du auch zeigen, dass du dich mit der Stellenanzeige und dem allgemeinen Berufsbild auseinandergesetzt hast. In dieser Tabelle findest du Informationen zu den jeweiligen Berufen, die du gut einbringen kannst und dir im späteren Verlauf des Gesprächs nützlich werden könnten.

Denke immer daran: Menschen lieben Geschichten, ein bisschen Storytelling – solange es glaubwürdig bleibt –schadet also nicht. Bringe Stationen aus deinem Lebenslauf mit ein und greife auf deine Bewerbungsunterlagen zurück, um Bezüge herzustellen.

Außerdem gut fürs Vorstellungsgespräch zu wissen:

• Geschulte Personaler wenden verschiedene Gesprächs- und Fragetechniken im Vorstellungsgespräch an. Selbst wenn der oder die Personalverantwortliche geschlossene Fragen (Ja/Nein-Fragen) stellt, sollte man seine Antwort jeweils noch begründen.

• Deine Antworten sollten klar strukturiert sein und einen Stellenbezug haben, anstatt einfach nur Schlagworte aufzuzählen. Mit Bewerber-Floskeln wie „teamfähig“ und „kreativ“ können Personaler nicht viel anfangen.

• Neben den beruflichen Qualifikationen und Zielen sind Personalverantwortliche auch an der Persönlichkeit der Bewerber interessiert. Es kommt nämlich nicht nur darauf an, dass man die Stelle kompetent besetzen kann, sondern darüber hinaus auch, dass man in das bestehende Team und zur Firmenkultur passt.

Dieser Schritt birgt einige Gefahren, weil man hier nochmal richtig schön kaputt machen kann, was man sich gerade aufgebaut hat. Denn jetzt werden organisatorische Sachen geklärt. Dazu gehört, wie hoch das Gehalt ist und wie viele Urlaubstage es gibt.

Hast du in deinen Bewerbungsunterlagen schon deinen Gehaltswunsch angeben müssen, wird hier darauf eingegangen. Bei einem Praktikum oder einem Trainee-Programm sind die Gehälter meist festgelegt. Auch wenn das Unternehmen tariflich vergütet, kannst du dich vorher darüber informieren. Jetzt kommt es ein bisschen aufs Pokern an und du musst einschätzen, wie viel geht. Wichtig ist jedoch: Zeige dem Unternehmen, dass du den Job nicht nur wegen des Geldes willst! Ist das Gehalt etwas unter deiner Wunschvorstellung, kann man zum Beispiel auch fragen, in welchem zeitlichen Rahmen Beförderungen anstehen.

Wahrscheinlich wird die Frage eher so nebenbei in den Raum gestellt – „Haben Sie Ihrerseits noch Fragen?“ – aber Obacht! Das ist eigentlich keine freiwillige Option, sondern eine deutliche Aufforderung dazu, im Vorstellungsgespräch eigene Fragen zu stellen. Wenn Bewerber hier keine Fragen stellen, kann dies schnell als Desinteresse oder Schüchternheit interpretiert werden. Oft bieten die Stellenangebote Anknüpfungspunkte für sinnvolle Fragen. Ein weiterer Ansatzpunkt ist, sich im Vorfeld selbst möglichst genau klarzumachen, wie man eigentlich gerne arbeiten möchte.

Angeblich gibt es zwar keine dummen Fragen – im Vorstellungsgespräch gibt es die allerdings schon. Man sollte keine Fragen zu Dingen stellen, die im Gespräch schon längst gesagt bzw. geklärt wurden oder die man sich selbst beantworten kann. Auch Fragen zu Arbeits- oder Urlaubszeiten sowie zu Sonderleistungen und Gehaltserhöhungen sollte man (zumindest im ersten Gespräch) nicht stellen, denn das stellt die eigene Motivation infrage. Diese Dinge sollten zweitrangig sein bzw. zumindest zunächst so behandelt werden.

Das Gespräch kommt zum Ende. Jetzt geht es darum, die Fristen zu setzen und in Erfahrung zu bringen, wie es im Auswahlprozess weitergeht und wann man mit einer Rückmeldung rechnen kann. Nachdem das geklärt ist und keine Fragen mehr offen sind, wird sich der oder die Personalverantwortliche bei dir bedanken und sich verabschieden. Du bedankst dich ebenfalls dafür, dass man sich die Zeit für das Einstellungsgespräch genommen hat, sagst, dass du sehr gerne im Unternehmen arbeiten würdest und schüttelst noch einmal brav Hände. Dann verschiedest du dich freundlich und verlässt mit ruhigem Schritt den Raum. Contenance ist alles.

Die 50 häufigsten Fragen zu deiner Persönlichkeit, dem Cultural Fit, deinem Studium und beruflichem Werdegang haben wir hier für dich zusammengefasst.